Mẫu kịch bản tổ chức Lễ Khai Trương thành công thu hút hàng ngàn khách tham dự

Khi bắt đầu mở công ty hay cửa hàng kinh doanh thì việc Tổ chức Lễ Khai Trương đóng góp vai trò rất quan trọng trong bước khởi đầu của doanh nghiệp. Dân gian ta thường có câu “Đầu xuôi đuôi lọt”, chỉ về bước khởi đầu may mắn thì về sau này mọi chuyện cũng sẽ suôn sẻ hơn. Trong kinh doanh, người ta lại càng chú trọng đến những bước đầu tiên hơn. Chính vì thế mà việc tổ chức lễ khai trương không được qua loa hay sơ sài. Vậy làm thế nào để có được buổi lễ khai trương thật hoàn hảo và suôn sẻ? Sau đây Cyber Show xin gửi đến quý khách mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết. Hy vọng rằng bài viết có thể góp phần mang lại sự thành công cho buổi lễ khai trương của quý khách.

Lễ khai trương là gì

Trong tiếng Hán, “Khai” có nghĩa mở đầu, “Trương” có nghĩa là phình to ra. Hai chữ “Khai” và “Trương” ghép lại nhằm chỉ việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán và hứa hẹn sẽ ngày càng phát đạt hơn.

Từ xưa, người Hoa vốn giỏi kinh doanh, luôn đặt chuyện khởi đầu cho công việc buôn bán là chuyện hệ trọng. Mỗi khi bắt đầu mở một cửa hàng, người chủ sẽ tiến hành làm lễ khai trương tưng bừng, náo nhiệt để thu hút bà con, người dân đến với cửa hàng mà mua sắm với những ưu đãi hấp dẫn. Dần dần, lễ khai trương trở thành một tục lệ phổ biến với hầu hết các nước châu Á. Buổi lễ khai trương càng diễn ra đông đúc, hấp dẫn bao nhiêu thì lại càng thu hút khách hàng bấy nhiêu.

Ngày nay, lễ khai trương cũng là một phần không thể thiếu trong văn hóa kinh doanh tại Việt Nam. Tất nhiên, các buổi lễ khai trương ngày càng được diễn ra nhanh gọn, tối ưu thời gian hiệu quả.

Lễ khai trương cũng là một phần không thể thiếu trong văn hóa kinh doanh tại Việt Nam. (Nguồn: Cyber Show)

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp

Lựa chọn thời gian, địa điểm khai trương

Để có được buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên có sự xem xét về ngày diễn ra khai trương. Dưới đây là một số ngày tốt để khai trương mà Cyber Show đã tổng hợp.

• Ngày Tốc Hỷ: Ngày Tốc Hỷ là một ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09. Xét về tượng vật thì nó ứng với điện thoại, công văn, thư báo, thư tín, thông tin. Xét về sự việc thì nó ứng với tình cảm, đám cưới, tin mừng… Như vậy, ngày Tốc Hỷ là ngày tốt để thực hiện các việc trọng đại như khởi công, khai trương, xuất hành…
• Ngày Đại Cát: Trong chu kỳ tuần hoàn vận động của sáu cung thì Tiểu Cát ứng ở vị trí số 5. Đây là một ngày tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ. Xem ngày khai trương 2020 vào ngày Tiểu Cát sẽ giúp người kinh doanh buôn bán thu nhận được nhiều tài lộc, tiền bạc và danh tiếng.
• Ngày Đại An: Ngày Đại An là ngày mang lại điềm may mắn, cảm giác an tâm về mặt tâm lý. Ý nghĩa của ngày Đại An được ghép lại từ 2 từ: Đại có nghĩa là lớn, vững mạnh, lâu dài; An có nghĩa là bình an, suôn sẻ, được bảo vệ che chở và thành công. Như vậy, ngày Đại An có ý nghĩa là ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài.

Doanh nghiệp có thể dựa vào lịch vạn niên để lựa chọn những ngày tốt thuộc về ngày tốc hỷ, đại cát, đại an… Hoặc có thể liên hệ đến Cyber Show để được tư vấn lựa chọn ngày khai trương spa tốt nhất cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên có sự xem xét và lựa chọn kỹ lưỡn về ngày diễn ra khai trương. (Nguồn: Cyber Show)

Chạy truyền thông cho lễ khai trương

Và để buổi lễ khai trương spa tiếp cận được nhiều đến mọi người, cũng như các khách hàng tiềm năng. Doanh nghiệp cần có kế hoạch truyền thông rõ ràng, cụ thể và mang tính chiến lược. Doanh nghiệp có thể dựa vào những kênh truyền thông như Facebook, Youtube… và các cách thức quảng bá bằng bài viết, video, infographic… tuỳ vào ngân sách và mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Bên cạnh đó, buổi lễ khai trương cũng cần đến các chiến lược quảng bá như giảm giá, ưu đãi, quà tặng cho khách hàng khi đến tham dự. Với đặc thù ngành spa, việc tổ chức hoạt động trải nghiệm thử dịch vụ là một trong những cách thức vô cùng hữu ích, đem lại trải nghiệm và đánh giá thực tế từ khách hàng.

Xác định số lượng khách tham dự

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần hoạch định được số lượng khách tham dự để có thể sắp xếp và điều hành một số hạng mục như: địa điểm tổ chức, số lượng ghế cho khách tham dự, số lượng bàn tiệc, tiệc teabreak nếu có… và các voucher, phiếu quà tặng, quà lưu niệm… tương ứng đúng số lượng.

Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải dự trù một số khách hàng tiềm năng tham dự sự kiện không thuộc về danh sách khách mời. Để có thể có những biện pháp thích hợp cho các hạng mục đã kể trên.

Checklist các hạng mục

Trước khi diễn ra sự kiện khai trương, việc kiểm tra và giám sát các hạng mục là điều cần thiết. Những thứ cần có cho ngày khai trương như backdrop, in ấn các banner, bàn ghế, bộ băng kéo nghi thức khai trương, hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhân sự… Tất cả đều phải hoàn thành và được chạy thử trước khi ngày khai trương chính thức diễn ra.

Các khâu tiền kỳ phải hoàn thành và được chạy thử trước khi ngày khai trương chính thức diễn ra. (Nguồn: Cyber Show)

Lên ngân sách cho kế hoạch tổ chức khai trương

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Đồ ăn thức uống
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh...

Kế hoạch chuẩn bị trước buổi khai trương

Chuẩn bị trước ngày tổ chức

• Lên danh sách số lượng khách mời
• Khảo sát địa điểm
• Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
• In ấn và phát thiệp mời khai trương.
• Xin giấy phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế...

Thực hiện nghi thức cúng khai trương và khấn khai trương

Mâm cúng khai trương

Sau khi chọn được ngày tốt để khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị những lễ vật để dâng lên hương án theo tục lệ để cầu cho cửa hàng làm ăn thuận lợi, đông khách. Dưới đây là những lễ vật cần có trong mâm cúng khai trương.

• Trái cây: Ngũ Quả
• Hoa: Cát tường, lay ơn...
• Nhang rồng phụng 5 tấc
• Nhang trầm 130
• Đèn cầy
• Gạo hủ
• Muối hủ
• Trà
• Rượu nếp
• Nước chai
• Giấy cúng khai trương
• Bánh kẹo
• Trầu cau
• Chè: 5 chén chè (đậu trắng, chè trôi nước)
• Xôi: 5 đĩa xôi (xôi gấc, xôi đậu, xôi lá cẩm)
• Cháo trắng
• Bộ Tam sên
• Bánh chưng
• Chả lụa
• Gà luộc xếp cánh tiên
• Heo sữa quay
• Bánh hỏi

Việc cúng kiếng và khấn vái vô cùng quan trọng khi tổ chức lễ khai trương. (Nguồn: Cyber Show)

Bài văn khấn lễ khai trương

Sau khi chuẩn bị đầy đủ lễ vật cúng khai trương, người đứng đầu doanh nghiệp sẽ đọc bài khấn khai trương để cầu cho mọi sự bình an, như ý và thịnh vượng.

“Nam mô a di Đà Phật! Nam mô a di Đà Phật! Nam mô a di Đà Phật

Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư Phật mười phương. Con kính lạy quan Đương Niên hành khiển thái tuế chí đức Tôn thần.

Con kính lạy các ngài Bản cảnh thành hoàng chư vị Đại Vương

Con kính lạy các ngài Ngũ Phương, Ngũ Thổ, Long Mạch, Tài Thần, Định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.

Con kính lạy các thần linh cai quản trong khu vực này. Tín chủ chúng con là: ……….

Hôm nay là ngày ………. tháng ………. năm ……….

Tín chủ con thành tâm sắm lễ, quả cau lá trầu, hương đăng hoa quả, thắp nén tâm nhang dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng: Tín chủ con xây cất (hoặc thuê được) một gian hàng (nhà xưởng, văn phòng ……….) tại xứ này: ………. (địa chỉ). Tín chủ con là.......................................... (chức vụ của người khấn).

Nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh (hoặc sản xuất) phục vụ nhân sinh. Do đó, chúng con chọn được ngày lành tháng tốt, sắm sanh lễ vật, cáo yết tôn thần, dâng cùng bách linh cúi xin soi xét.

Chúng con kính mời quan Đương Niên, quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc táo quân, các ngài địa chúa Long Mạch, cùng tất cả các Thần linh cai quản khu vực này.

Các Ngài linh thiêng, giáng lâm trước án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông, làm ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cầu gì được nấy, nguyện gì cũng thành.

Tín chủ lại xin phổ cáo với các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư vị Hương linh, y thảo phụ mộc, ngụ trong khu vực này, xin mời các vị tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì tín chủ con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn, trăm sự thuận lợi.

Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì. Nam mô a di Đà Phật! Nam mô a di Đà Phật! Nam mô a di Đà Phật!”

Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương

Các buổi lễ khai trương hiện nay đều thường được tổ chức chung một quy trình nhằm đảm bảo sự nhất quán, chuyên nghiệp. Thông thường bất kỳ một buổi lễ khai trương nào cũng đều có các phần chính bao gồm:

• Chào đón khách mời
• Giới thiệu đại biểu
• Múa Lân - Sư - Rồng
• Phát biểu khai trương
• Cắt băng khai trương
• Tiễn khách ra về

Tuy các phần trong buổi lễ khá dễ để nắm bắt, nhưng điều quan trọng đó là làm sao cho thật suôn sẻ, chuyên nghiệp và thể hiện được tinh thần của doanh nghiệp. Điều quan trọng trong một buổi lễ khai trương đó là sự thân thiện, niềm nở của người chủ doanh nghiệp đối với các đối tác, khách hàng của mình.

Chào đón khách mời

• Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
• Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
• Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
• Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
• Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.

Việc đón tiếp khách mời chu đáo sẽ gây được ấn tượng ban đầu cho khách tham dự. (Nguồn: Cyber Show)

Tiết mục văn nghệ

• MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ
• Múa Lân - Sư - Rồng mở màn chúc mừng
• Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình

Khai mạc

• MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự
• Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty
• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng
• Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng

Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương
• Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ
• MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng

Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ

• Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời
• Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe
• Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn...

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết và đầy đủ cho doanh nghiệp. Cyber Show hy vọng mang đến cho độc giả bài viết về tổ chức lễ khai trương hữu ích nhất. Trong trường hợp có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức lễ khai trương, hãy liên hệ ngay đến Cyber Show để được tư vấn và hỗ trợ tận tình. Chúng tôi cam kết mang lại cho doanh nghiệp buổi lễ khai trương thật hoàn hảo và thành công nhất! Chúng tôi hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với quý độc giả trên chặng đường phát triển trong tương lai.

Nguồn: https://cybershow.vn/thoi-diem-kich-ban-to-chuc-le-khai-truong/