Mẫu kịch bản tổ chức Lễ Khánh Thành được các công ty sự kiện tin dùng
Lễ khánh thành là cột mốc quan trọng đánh dấu bước khởi đầu các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp. Thông qua buổi lễ này, doanh nghiệp khẳng định sự ra đời của các dự án mà công ty đang thực hiện cũng như chứng minh khả năng phát triển của các dự án này trong tương lai.
Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá tên tuổi và uy tín của mình trên thương trường. Do vậy, trong quá trình tiến hành tổ chức lễ khánh thành sẽ có rất nhiều hoạt động, nghi thức được thực hiện. Và để đảm bảo mọi công việc đạt hiệu quả tốt nhất, việc tiến hành chương trình phải được diễn ra theo từng bước cụ thể. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành phổ biến hiện nay.
Lễ khánh thành là gì
Lễ khánh thành tiếng anh được gọi là “Inauguration Ceremony”. Khác với lễ khai trương, đây là một buổi lễ chính thức và là sự kiện đặc biệt để đánh dấu:
- Sự khởi đầu nhiệm kỳ của một nhà lãnh đạo công chúng lớn.
- Mở hoặc sử dụng công khai một khu vực dân sự; tổ chức hoặc dự án mới như viện bảo tàng, bệnh viện, xưởng phim…
- Giới thiệu một hệ thống, chính sách mới, công trình xây dựng như tàu, đường sắt, nhà thờ, chùa chiền… Theo đó sẽ có các lễ khánh thành nhà thờ, lễ khánh thành cầu, lễ khánh thành chùa…
Lễ khánh thành vừa mang ý nghĩa chúc mừng, vừa mang ý nghĩa thông báo đưa công trình đi vào hoạt động. (Nguồn: Cyber Show)
Quy trình tổ chức lễ khánh thành trong khâu chuẩn bị
Bất kỳ buổi lễ nào thì giai đoạn chuẩn bị đều vô cùng quan trọng. Đây là tiền tố quyết định sự thành bại của buổi lễ. Việc chuẩn bị đầy đủ và chi tiết các hạng mục trong sự kiện sẽ giảm thiểu tối đa các vấn đề phát sinh có thể xảy ra khi thực hiện chương trình. Trong giai đoạn lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành này, doanh nghiệp và bên hợp tác tổ chức cần thống nhất các vấn đề chung như:
Lựa chọn chủ đề và lên ý tưởng thực hiện buổi lễ
Bước đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp cần xác định được mục đích, mục tiêu của buổi lễ. Đó là buổi lễ khánh thành cho công trình nào: resort, cầu đường, trường học, nhà máy... Từ đó lên ý tưởng chủ đạo của công trình đó. Theo đó chủ đề của buổi lễ cần liên quan đến các yếu tố như: Mang bản sắc của doanh nghiệp; mang tính cộng đồng; mang tính sự kiện.
Thời gian, địa điểm tổ chức
Thông thường về địa điểm tổ chức lễ khánh thành sẽ diễn ra ngay tại công trình, dự án đó. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến thời gian tổ chức. Điều này dựa vào nhiều yếu tố như phong thủy, ngày giờ tốt, hợp với chủ doanh nghiệp để tổ chức khánh thành.
Ngoài ra, thời gian diễn ra buổi lễ cũng nên phù hợp với thời gian của khách tham dự. Doanh nghiệp nên lựa chọn các ngày cuối tuần để mọi người có thể tham gia đầy đủ.
Để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công, cần có kế hoạch tổ chức thật chi tiết. (Nguồn: Cyber Show)
Lựa chọn hình thức tổ chức
Để buổi lễ khánh thành diễn ra hoành tráng và gây được ấn tượng cho khách mời; doanh nghiệp cần xác định được các hình thức tổ chức buổi lễ như: tổ chức lễ trong nhà hay ngoài trời. Từ đó có cách trang trí và chuẩn bị hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp.
Doanh nghiệp hãy cân nhắc chọn những công ty cho thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình LED… có thể đáp ứng các tiêu chí và yêu cầu của buổi lễ.
Xây dựng các hoạt động, nội dung chương trình
Xây dựng nội dung chương trình tổ chức sự kiện khánh thành. Xem xét các hoạt động có thể góp mặt vào trong chương trình như ca hát, nhảy múa nhằm giúp cho buổi lễ trở nên sôi động và đầy màu sắc hơn.
Lên các tiết mục văn nghệ, hoạt động phù hợp cho buổi lễ. (Nguồn: Cyber Show)
Sắp xếp nhân sự hợp lý
Thống nhất nhân sự cả về đối tượng lẫn số lượng bao gồm: đạo diễn, người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật, nhân viên phục vụ, an ninh…
Sau khi có được đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp hãy phân chia công việc thật phù hợp để mọi người có thể thực hiện đúng phần việc của mình. Tránh trường hợp mọi người dẫm chân lên công việc của nhau.
Xin giấy phép tổ chức lễ khánh thành
Xin giấy phép thực hiện tại cơ quan chức năng có thẩm quyền. Theo đó, các giấy tờ cần thiết để tổ chức lễ khánh thành bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức lễ khánh thành đứng tên công ty tổ chức
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức sự kiện xin phép (nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức)
- Hợp đồng ký với chủ địa điểm tổ chức, bản nội dung chương trình lễ khánh thành
Ngoài ra, tùy vào trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có thể phải đi kèm một số giấy tờ khác; để hợp thức hóa thủ tục cấp phép.
Truyền thông cho buổi lễ
Để mọi người biết đến buổi lễ nhiều hơn, doanh nghiệp cần có động thái truyền thông đến khách hàng. Hình thức truyền thông lệ thuộc vào mục đích cũng như chi phí của doanh nghiệp. Đó có thể là quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng, trên báo đài...
Tiến hành tổ chức lễ khánh thành
Sau khi thống nhất các vấn đề ở giai đoạn chuẩn bị, các bên sẽ bắt đầu tiến hành thực hiện chương trình. Các hoạt động phổ biến trong các buổi lễ hiện nay thường bao gồm:
Đón khách
Đón khách tham dự: đội ngũ lễ tân với đồng phục hoặc trang phục áo dài sẽ đón khách tại cửa ra vào và hướng dẫn vị trí chỗ ngồi phù hợp cho từng vị khách. Việc đón khách chu đáo sẽ thể được được sự quan tâm sâu sắc từ phía doanh nghiệp đến khách mời. Điều này sẽ gây được ấn tượng ban đầu cho mọi người.
Khách mời sẽ cảm thấy được quan tâm khi được đón tiếp nhiệt tình. (Nguồn: Cyber Show)
Văn nghệ mở màn
Các tiết mục văn nghệ chào mừng các khách quý đến với sự kiện. Tiết mục này cần mang tính sôi động và hào hứng. Tránh những tiết mục nhẹ nhàng rất dễ gây nhàm chán cho buổi lễ.
Giới thiệu về buổi lễ, quý đại biểu, khách mời
Người dẫn chương trình giới thiệu khách mời và các đại biểu có mặt tại buổi lễ. MC tránh trường hợp đọc sai tên của khách mời. Việc nhầm lẫn tên sẽ không gây được thiện cảm tốt. Khách mời sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
Sau đó MC sẽ mời đại diện các bên tổ chức buổi lễ lên phát biểu, đưa ra quan điểm và hy vọng thành công của dự án. Phần phát biểu lễ khánh thành cần ngắn gọn, súc tích và đi vào trọng tâm nhất.
Việc giới thiệu về dự án vô cùng quan trọng trong buổi lễ khánh thành. (Nguồn: Cyber Show)
Nghi thức cắt băng khánh thành
Nghi thức cắt băng khánh thành vô cùng thiêng liêng và quan trọng đối với buổi lễ. Lúc này đội ngũ lễ tân cầm dải băng đỏ lên sân khấu, MC mời các đại biểu lên cắt dải băng chính thức công nhận sự tồn tại của dự án. Đây được xem là một trong những điểm nhấn của buổi lễ khánh thành.
Nghi lễ múa Lân - Sư - Rồng
Sau khi cắt băng khánh thành, đội múa Lân - Sư - Rồng sẽ biểu diễn tiết mục múa chúc mừng. Đây cũng là nghi thức cầu mong sự phát triển và thành công của dự án trong tương lai, hứa hẹn mở ra nhiều triển vọng trong kinh doanh.
Tham quan dự án khánh thành
Kết thúc các nghi thức của buổi lễ khánh thành; doanh nghiệp nên dẫn dắt khách mời của mình đi tham quan dự án. Điều này sẽ giúp cho khách mời có được cái nhìn tổng quan và sâu sắc về những hoạt động, dự án cũng như mục tiêu của doanh nghiệp.
Qua đó, mọi người cũng sẽ đưa ra những đóng góp, ý kiến… để góp phần giúp cho dự án, công trình thêm phát triển.
Tiệc chiêu đãi khách
Việc tổ chức tiệc ăn uống sau lễ khánh thành sẽ thể hiện được sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp đối với khác mời. Đây có thể là buổi tiệc ăn trưa hoặc tiệc teabreak nhẹ. Đây cũng được xem là buổi tiệc chiêu đãi thay cho lời cảm ơn sâu sắc từ doanh nghiệp gửi đến mọi người đã dành thời gian và công sức để đến chung vui tại buổi lễ khánh thành này.
Tiệc teabreak chiêu đãi khách sau buổi lễ. (Nguồn: Cyber Show)
Tiễn khách, tặng quà lưu niệm
Sau khi kết thúc chương trình, đội lễ tân sẽ tiễn khách ở cửa ra và tặng quà lưu niệm nếu có. Việc tặng quà lưu niệm không chỉ thể hiện lòng biết ơn đến khách mời; mà còn là phương thức truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp.
Với những chia sẻ về quy trình tổ chức lễ khánh thành trên, Cyber Show hy vọng rằng có thể mang đến cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích. Để buổi lễ khánh thành của doanh nghiệp diễn ra một cách chu toàn và hoàn hảo nhất; việc tổ chức hãy để Cyber Show đảm nhiệm. Cyber Show hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với quý khách trên chặng đường phát triển trong tương lai.
Nguồn: https://cybershow.vn/le-khanh-thanh/