Tôi nên bắt đầu công việc PR nội bộ như thế nào?

Khi phỏng vấn các ứng viên ở vị trí PR nội bộ, ứng viên nào cũng rất tự tin trả lời vai trò của PR nội bộ rất quan trọng với mục đích kết nối các thành viên trong công ty, giúp công ty tìm và giữ người tài… Nhưng chính xác PR nội bộ làm gì và bắt đầu công việc như thế nào sẽ khiến nhiều người lúng túng.

Một thực tế trên thị trường là nhiều doanh nghiệp không hiểu bản chất công việc của PR nội bộ. Do đó, họ tuyển những nhân sự có thể tổ chức được sự kiện, có ngoại hình “xinh xuất sắc” để trở thành điểm thu hút – một ngôi sao trong doanh nghiệp, trở thành điểm thu hút cho những sự kiện. Điều này khiến PR nội bộ không khác gì PG (promotion girl). Một số doanh nghiệp khác chỉ yêu cầu nhân viên PR là làm sao để sự kiện của họ thật đông người tham gia, được tổ chức thật hoàng tráng. Dẫn đến việc phần “mô tả công việc” trong nội dung tuyển dụng của họ đã làm nhiều ứng viên hiểu sai lệch về bản chất của nghề, mông lung khi bắt đầu công việc. Hệ quả là không thể tổ chức được liên tiếp các sự kiện “đông người tham gia”.

Vậy phải bắt đầu công việc này như thế nào?

Bạn không thể ngay lập tức lên kế hoạch những việc sẽ làm theo năm, quý, tháng bằng cách copy paste kế hoạch của một doanh nghiệp nào đó về doanh nghiệp của bạn. Hoặc “có tâm” hơn, bạn tự ngồi nghĩ ra những việc mình sẽ làm.

Thứ nhất

Cần nghiên cứu lịch sử doanh nghiệp, môi trường làm việc, toàn bộ nhân viên doanh nghiệp bằng phương pháp quan sát, sử dụng phiếu khảo sát hoặc các công cụ survey online, đọc các tài liệu về công ty, trao đổi trực tiếp với nhân viên.

Mục đích của việc này nhằm trả lời một loạt các câu hỏi:

• Đối tượng làm việc của mình là ai?
• Insight của họ như thế nào? Hành vi và thói quen tiếp nhận thông tin nội bộ của họ ra sao?
• Văn hóa của doanh nghiệp này là gì, phong cách chung của nhân viên ở đây ra sao?
• CEO và các founder có tính cách và phong cách làm việc như thế nào?
• Các lỗ hổng nào trong việc kết nối nhân sự đang tồn tại? Nguyên nhân?
• …

Sau khi có câu trả lời, bạn sẽ có phương hướng xác định những điều mình cần làm để kéo nhân sự trong doanh nghiệp gần nhau hơn, thông tin nội bộ được truyền đi minh bạch, đa chiều hơn.

Thứ 2

Lúc này bạn đã có được các mục tiêu tiếp theo. Từ đó, bạn sẽ xác định tiếp để thực hiện các mục tiêu đó cần tổ chức các hoạt động nào, hệ thống tin bài như thế nào. Ví dụ cải tiến hệ thống trao đổi thông tin để bất cứ nhân viên nào cũng được nói ý kiến của mình lên ban giám đốc, hoặc chỉ đơn giản thay đổi hình thức của các bản thông báo khô cứng được gửi vào email nhân viên thường kỳ. Liệt kê ra càng chi tiết và càng nhiều idea, bạn sẽ thấy các công việc trở nên ý nghĩa và có động lực hơn.

Thứ 3

Lập kế hoạch dựa trên những mục tiêu và đầu việc đã nêu ra. Xem việc nào cần ưu tiên hơn, chi phí hợp lý, phù hợp với các giai đoạn trong năm cũng như kế hoạch kinh doanh của công ty và kế hoạch phát triển nhân sự để chuẩn hóa bản kế hoạch của mình.

Sau khi hoàn thành 3 điều trên, bạn hoàn toàn tự tin bắt tay vào nghiệp vụ của mình mà không sợ phạm phải những sai lầm hoặc trở thành một điểm “lố” trong công ty bởi dù sao đi chăng nữa, đây cũng là vị trí dễ bị “soi” bởi bất cứ ai trong doanh nghiệp.

PR nội bộ hợp với ai

Mô hình tính cách DISC* cho thấy những người thuộc nhóm IS (influencer and Steadiness) là những người hợp cho công việc này. Họ sẽ là những người vừa có khả năng truyền cảm hứng, vui vẻ, sáng tạo nhưng cũng là những người có tâm lý ổn định, dễ chia sẻ, khiến mọi người cảm thấy an toàn.

Xét về độ tuổi, không có văn bản nào quy định tuổi của nhân viên PR nội bộ nhưng thường các nhân sự trẻ có lợi thế hơn những nhân sự có tuổi. Bởi vị trí này cần sự năng nổ, nhiệt tình, xông pha, “ăn cơm nhà vác tù và hàng tổng” nhất định mà những nhân sự có gia đình ít có hơn. Tuy nhiên, PR nội bộ đang trở thành một nghề được nhiều bạn trẻ mới ra trường yêu thích nhưng vì không hiểu kỹ về ngành dẫn đến sự giảm nhiệt và nhanh chóng thay đổi của họ.

*Thuyết tính cách DISC mô hình nghiên cứu để kiểm tra các hành vi cá nhân của con người trong môi trường hoặc một tình huống cụ thể, sẽ giúp chúng ta hiểu hơn về các thiên hướng hành vi, phong cách bên ngoài và sở thích của từng cá nhân. DISC (Dominance – Influence – Steadiness – Compliance) là chữ viết tắt của sự thống trị, ảnh hưởng, bền vững và tuân thủ. Bản thân tất cả chúng ta đều sở hữu những đặc điểm này, nhưng một hoặc nhiều trong số này có thể chiếm ưu thế hơn. – Theo Career Builder