Quản trị dịch vụ ẩm thực cao cấp trong sự kiện

Một sự kiện cao cấp thường có sự kết hợp giữa ẩm thực và giải trí, nghệ thuật hoặc các hoạt động mang tính tương tác. Vì vậy, để một nhà quản trị sự kiện thành công thì bạn phải am hiểu về dịch vụ ẩm thực.

Thông qua bài viết này, tác giả với kinh nghiệm trong lĩnh vực ẩm thực cao cấp mong muốn chia sẻ những hiểu biết cơ bản để bạn có thể nắm bắt được và lên kế hoạch tối ưu cho sự kiện cao cấp của bạn.

1. Các kiểu phục vụ

1.1 Kiểu từng đĩa (Plated Meal Service)

Thức ăn được chuẩn bị sắn thành từng đĩa cho mỗi thức khách từ bếp. Mỗi đĩa cho một món và phụ vụ từng món theo trình tự bữa ăn: khai vị - món chính - tráng miệng. Kiểu phụ vụ này dành cho món ăn Tây (Western).

1.2 Kiểu tự chọn (Buffet)

Thức ăn được chuẩn bị sẵn với số lượng lớn để khách tự lấy. Dụng cụ cơ bản có thể được đặt trên bàn ăn hoặc được đặt cạnh món ăn phù hợp. Các món ăn được bày trí thành từng nhóm món ăn trong một khu vực.

1.3 Kiểu xe đẩy (Trolley)

Thức ăn được bày trí trên xe đẩy thường được dùng khi phục vụ tại phòng khách sạn. Đối với tiệc / sự kiện được dùng để bày trí các món biểu diễn. VD biểu diễn cắt đùi heo muối...

1.4 Kiểu gắp sớt (Shared)

Thức ăn được chuẩn bị cho nhiều người từ bếp, được chia ra cho từng khách bởi nhân viên phục vụ. Thức ăn có thể được chia tại bàn, tại trolley cạnh bàn ăn.

1.5 Kiểu Gia đình (Family style)

Giống kiểu gắp sớt nhưng thức ăn được thực khách truyền cho nhau và tự lấy thức ăn vào đĩa của mình.

1.6 Kiểu Á Đông (Chinese Style)

Chủ yếu phục vụ kiểu gắp sớt và kiểu gia đình. Trong nhà hàng các món ăn cùng chủng loại thường được phục vụ cùng một lúc trong khi trong tiệc mỗi món sẽ được phục vụ lần lượt trong tiệc. Bàn tòn lớn thường dùng dụng cụ quay giữa bàn (lazy susan).

2. Kiểu Set up tiệc / sự kiện

2.1 Rạp hát (Theater)

2.2 Lớp học (Classroom)

2.3 Chữ U (U-shape)

2.4 Hình tứ nguyệt (Hollow square)

2.5 Bàn dài hình chữ nhật (Long table)

2.6 Hình bầu dục (Oval)

2.7 Bàn tròn (Round table)

2.8 Bán nguyệt (Half moon)

2.9 Hình xương cá (Fish bone / V shape)

2.10 Kiểu lounge

Kiểu bày trí các bộ sofa trong không gian sự kiện.

2.11 Kiểu reception

Kiểu bày trí bàn cocktail đứng trong không gian sự kiện.

3. Các loại hình tiệc

3.1 Tiệc trà (Tea Break)

Thường được sử dụng để phục vụ lúc giải lao của buổi họp hội nghị và đôi khi được dùng cho các buổi gặp mặt mà không có tiệc mặn. Tiệc trà được phục vụ theo kiểu tiệc buffet đứng ở sảnh trước phòng họp. Tiệc trà sẽ bao gồm các loại: bánh ngọt, thức ăn nhẹ mặn, trà, cà phê, trái cây tươi và nước trái cây tươi.

Thường hội nghị nửa ngày sẽ có 1 tiệc trà giữa giờ. Họp nguyên ngày thì 2 buổi tiệc trà và tùy theo tính chất sự kiện có thể đặt thêm một tiệc trà phụ nữa cho hội nghị nguyên ngày.

3.2 Tiệc tự chọn (Buffet)

Buffet là loại tiệc đứng, tiệc tự chọn; nghĩa là thực khách có thể tự do chọn món có sẵn, tự phục vụ, đi lại, đứng ngồi tùy ý trong thời gian tham dự (ăn uống). Tiệc Buffet phục vụ số lượng lớn thực khách, tạo điều kiện để họ có thể giao lưu, giao tiếp với nhau nên phù hợp với các loại tiệc có tính chất xã giao.

3.2.1 Buffet đứng

Cách sắp xếp giống tiệc cocktail và có sử dụng bàn bày trí buffet nhưng không sử dụng hình thức pass around. Tiệc buffet là tiệc chính nên yêu cầu về món ăn rất đa dạng và phong phú. Tuy vậy đây vẫn là tiệc đứng nên thức ăn cần phải cân nhắc cho phù hợp.

3.2.2 Buffet ngồi

Cách bày trí như buffet đứng nhưng khác là có khu vực ngồi ăn cho thực khách. Do khách ngồi ăn với đầy đủ dụng cụ nên thực đơn khá đa dạng và không hạn chế chủng loại món ăn nào so với buffet đứng.

3.3 Tiệc cocktail (Cocktail reception)

Tiệc Cocktail là loại tiệc đứng với thức ăn nhẹ, cùng với các loại cocktail, thường được tổ chức trước buổi tiệc chính hoặc đó là tiệc chính trong các buổi giao lưu, gặp gỡ. Tiệc Cocktail được ưa chuộng bởi tính gọn nhẹ, đơn giản nhưng sang trọng. Số lượng phục vụ cho tiệc Cocktail cũng không yêu cầu số lượng quá nhiều, hình thức phục vụ đơn giản hơn so với các loại hình tiệc khác. Thức uống thường được phục vụ theo kiểu pass around. Thức ăn được tổ chức theo 3 hình thức bên dưới:

• Thức ăn được sắp như tiệc buffet đứng. Món ăn thường được yêu cầu là món nóng hoặc nấu trước mặt khách.
• Thức ăn không được bày ra như tiệc buffet đứng mà được sắp xếp trên khay và nhân viên phụ vụ đưa đến phụ vụ từng khách. Thường phù hợp với buổi tiếp tân đoan khách trước tiệc chính (Pre-dinner). Thức ăn nhẹ và thường tập trung nhiều vào món nguội, kích thước nhỏ phù hợp với cầm tay.
• Thức ăn được sắp xếp bằng cách phối hợp cả 2 hình thức trên.

3.4 Tiệc ngồi thực đơn chọn sẵn

3.4.1 Western Set Menu

Giống kiểu phục vụ từng đĩa trong nhà hàng chỉ khác là thực đơn đã được chọn sẵn và dụng cụ được sắp xếp theo thực đơn đã chọn.

3.4.2 Vietnamse / Chinese Set Menu

Giống kiểu phục vụ món Á Đông nhưng khác chỗ là đã chọn thực đơn sẵn và phục vụ với bàn tròn với lazy susan.

4. Đồ uống trong tiệc

4.1 Đồ uống tự chọn

Theo thực đơn niêm yết của nhà hàng bạn sử dụng bao nhiêu sẽ tính tiền bấy nhiêu. Thường thích hợp với tiệc có số lượng ít vì sẽ có thuận lợi là nhu cầu sử dụng không nhiều nên dùng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu. Điểm hạn chế lớn nhất của việc mỗi người thích loại nào dùng loại đó sẽ rất mất thời gian để nhân viên phục vụ lấy order và chuẩn bị đồ uống. Trong trường hợp này, tác giả gợi ý nên dùng một danh mục đồ uống thu gọn để nhà hàng có thể chuẩn bị tốt nhất và đỡ mất thời gian cho khách hàng.

4.2 Trọn gói đồ uống

4.2.1 Thời gian áp dụng

Cách tính trọn gói theo giờ thông thường là 1 giờ, 2 giờ, 3 giờ... quá thời gian tính giờ bạn có thể chọn 1 trong 2 cách: một là sử dụng bao nhiên tính tiền bấy nhiêu hoặc là tiếp tục tính sang giờ tiếp theo.

4.2.2 Các nhóm gói đồ uống

Thông thường các nhà hàng cao cấp sẽ có sẵn những gói đồ uống như bên dưới:

• Gói 1. Mocktail & Cocktail
• Gói 2. Mocktail, Cocktail & Sparkling Wine
• Gói 3. Nước ngọt, nước suối
• Gói 4. Nước ngọt, nước suối, local beer
• Gói 5. Nước ngọt, nước suối, bia local / international
• Gói 6. Nước ngọt, nước suối, bia local / international, rượu vang trắng & vang đỏ (house wine)
• Gói 7. Nước ngọt, nước suối, bia local / international, rượu vang trắng & vang đỏ (house wine), nước ép
• Gói 8. Nước ngọt, nước suối, bia local / international, rượu vang trắng & vang đỏ (house wine), nước ép, Gin, Whisky, Vodka

Bạn được uống bất kỳ đồ uống nào được niêm yết theo gói và không giới hạn số lần gọi hay số lần rót trong khoản thời gian đã định trước.

4.2.3 Một số lưu ý khi bạn chọn gói đồ uống này

Gói số 1, 2 thường dùng cho welcome drink trước khi vào tiệc chính hoặc tiệc đứng (đi kèm với finger food / canape). Bạn nên hỏi nhà hàng xem là sẽ được phục vụ loại mocktail và cocktail nào trong loại ly như thế nào vì khi khách dùng tiệc đứng, phải di chuyển nhiều sẽ hạn chế đối với việc cầm một số loại ly có miệng mở rộng như ly martini. Tốt nhất là các loại ly có bầu ly cao, miệng ly co vào như ly champagne flute, ly brandy snifter, ly vang, rock, highball...

Gói số 3 thường dùng cho tiệc có nhiều nữ, các đồ uống khác sẽ được tính theo nhu cầu sử dụng thực tế. VD. Bia, rượu vang, rượu mạnh sử dụng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu.

Gói 6,7,8 rượu vang được đề cập sẽ bao gồm vang trắng và vang đỏ nhưng phân cấp của rượu là house wine, có thể hiểu khá đơn giản là rượu vang ở cấp độ phổ thông, nếu bạn muốn một loại rượu cao cấp hơn hoặc một nhãn do bạn chỉ định, nhà hàng sẽ báo lại cho bạn một mức giá khác.

Gói 7,8 nước ép bạn nhớ hỏi rõ là loại nước ép nào sẽ được phụ vụ nhé. Bạn hỏi thêm luôn là nước ép tươi hay nước ép đóng họp nữa nhé.

Thông thường giữa các loại beer thì gói beer Tiger sẽ thấp hơn beer Heineken hoặc Sapporo. Lưu ý đối tượng khách trong tiệc để bạn chọn loại beer phù hợp nhé. Khách nước ngoài mới đến Việt Nam thì nên chọn local beer. Ở HCM là bia Saigon, 333; ở Hà Nội là bia Hà nội. Khách nội địa thì tốt nhất là Heineken.

Với các loại rượu mạnh như Gin, Whisky, Vodka bạn cũng hỏi rõ nhãn hiệu nào sẽ được phục vụ nhé? Thông thường whisky được sủ dụng là một loại blended scotch whisky như Johnnie Walker, Ballantines..., Gin có thể là Gin Gordon, London... Vodka Absolut, Standard...

5. Lựa chọn địa điểm tổ chức

5.1 Nhà hàng

Điểm mạnh của các nhà hàng A La Carte là luôn mở cửa hoạt động mỗi ngày nên về món ăn được nấu rất thường xuyên nên về khoản này các bạn có thể yên tâm. Tuy vậy, câu hỏi được đặt ra là hầu hết những nhà hàng A La Carte thường không chuyên dụng hoặc ít không gian lớn để tổ chức các sự kiện có quy mô lớn.

Bạn hãy đặt câu hỏi và tự đánh giá về khả năng phục vụ tiệc lớn của nhà hàng trước khi ra quyết định.

Những nhà hàng chuyên nghiệp luôn có đội ngũ sales tư vấn tận tình cho bạn từ các bày trí tiệc cho đến việc luôn có sẵn các gói dịch vụ cho tiệc, sự kiện của bạn như được đề cập ở trên.

5.2 Khách sạn

Khách sạn 4-5 sao có 2 tiêu chuẩn là tiêu chuẩn nội địa và tiêu chuẩn quốc tế.

5.2.1 Tiêu chuẩn 4-5 sao nội địa

Được hiểu là các khách sạn đẩm bảo tiêu chuẩn của Tổng cục du lịch nhưng không được quản lý bở các tập đoàn quản lý khách sạn toàn cầu.

5.2.2 Tiêu chuẩn 4-5 sao quốc tế

Được hiểu là ít nhất có sự tham gia quản lý của một tập đoàn quản lý khách sạn quốc tế. Sự khác biệt giữa 2 loại hình bên dưới ở chỗ có hay không sử dụng thương hiệu toàn cầu.

Khách sạn 4-5 sao thương hiệu quốc tế. Khách sạn mang thương hiệu của tập đoàn quản lý. VD. Sheraton, Hyatt, Sofitel, Le Meridien...

Khách sạn mang thương hiệu riêng nhưng do tập đoàn hàng đầu về công nghệ quản lý khách sạn quản lý điều hành. VD Khách sạn Caravelle Saigon do tập đoàn Furama quản lý.

5.3 Resort

Các thức phân loại resort giống với khách sạn ở trên tuy nhiên resort có nhiều ưu điểm về không gian thiên nhiên và thư giãn hơn nhưng có thể mang lại bất lợi về mặt địa lý vì hầu hết những resort nằm xa các trung tâm đô thị hơn so với khách sạn. Thường các resort nằm nhiều ở các vùng biển hoặc cảnh quan núi hấp dẫn.

5.4 Trung tâm sự kiện

Trung tâm sự kiện có điểm mạnh về cơ sở vật chất và kiến trúc chuyên dụng cho sự kiện. Tuy vậy đây là trung tâm phục vụ hầu hết các loại sự kiện và đồ ăn thường được nấu theo tiệc, sẽ có mùa cao điểm và thấp điểm nên có thể sẽ ảnh hưởng đến chất lượng món ăn do bếp đi theo tiệc chứ không phải nấu đều đặn mỗi ngày. Lời khuyên là bạn nên chọn một trung tâm tiệc mà ở đó lượng tiệc diễn ra hàng ngày là rất lớn hoặc trung tâm tiệc có sở hữu nhà hàng hoạt động mỗi ngày.

5.5 Các địa điểm tổ chức ngoài trời

Một khu biệt thư sân vườn với kiến trúc sang trọng với hồ bơi, khung cảnh sân vườn ấm cúng và dĩ nhiên phải có đủ không gian để bày trí và phục vụ đủ số lượng khách mong muốn.

Điểm hạn chế lúc này chúng ta sẽ phải sử dụng dịch vụ catering, được hiểu là dịch vụ ẩm thực bên ngoài bếp nấu dẫn đến đồ ăn ảnh hưởng ít nhiều về mặt chất lượng. Lời khuyên là bạn nên chọn các Nhà hàng cao cấp có kinh nghiệm và trang thiết bị để phục vụ các tiệc ngoài trời cao cấp.

6. Những lưu ý quan trọng

6.1 Giá luôn được niêm yết là “++” được hiểu là giá công bố chưa bao gồm Phí phục vụ và VAT

Hầu hết các Nhà hàng sang trọng phí phục vụ từ 5-7% còn VAT theo quy định của nhà nước là 10%.

6.2 Phụ phí đồ uống mang vào / Corkage Charge

Bạn lưu ý rằng Nhà hàng là nơi kinh doanh ẩm thực nên bất cứ thứ gì họ bán mà bạn có ý định mang vào sử dụng thì điều tất yếu phải phát sinh một khoản phụ thu để đảm bảo doanh thu cho nhà hàng. Bất cứ đồ uống nào được mang vào đều có thể phát sinh phụ phí.

6.3 Phụ phí đồ ăn mang vào

Điều cấm kỵ nhất của nhà hàng là khách mang đồ ăn bên ngoài vào nên thông thường hầu hết các nhà hàng đều có quy định cấm khách mang bất cứ đồ ăn nào từ bên ngoài vào. Một số trường hợp được xem xét thông thường sẽ là những thực khách có chế độ ăn chay ăn kiêng đặc biệt như thực phẩm hala. Điều kiện đi kèm là chủ tiệc phải ký cam kết với Nhà hàng về điều khoản miễn trừ trách nhiệm với thực phẩm đem từ bên ngoài vào cùng với khoản phụ phí rất cao được tính trên từng món ăn hoặc từng đầu người theo quy định chi tiết của từng nhà hàng.

6.4 Số khách đảm bảo và số khách dự kiến

Số khách đảm bảo là số khách tối thiểu làm căn cứ bạn phải thanh toán cho Nhà hàng. Thông thường số khách dự kiến được các nhà hàng quy định không quá 10%-20% số khách đảm bảo.

Có điều khoản này là vì để tổ chức một buổi tiệc cao cấp, hầu hết nguyên vật liệu được sử dụng phải tươi sống nên bạn thử nghĩ nếu không có gì đảm bảo thì ai sẽ đứng ra cam kết đảm bảo cho bạn một bữa tiệc hoàn hảo.

6.5 Phụ phí thuê phòng riêng

Mỗi một khu vực hoặc một sảnh có sức chưa nhất định và thường Nhà hàng quy định số lượng khách tối thiểu hoặc doanh thu tối thiểu cho khu vực đó. Trường hợp tiệc / sự kiện của bạn có định lượng thấp hơn mức quy định này, bạn hãy hỏi Nhà hàng xem có áp dụng phụ phí gì hay không nhé?

6.6 Phụ phí set up tiệc theo chủ điểm (theme)

Nhiệm vụ của Nhà hàng là set up tiệc cho bạn nhưng nếu bạn có những yêu cầu đặc biệt về theme theo chủ điểm nào đó nằm ngoài set up cơ bản của nhà hàng thì rất có thể một khoản phụ phí sẽ được áp dụng.

Đỗ Duy Thanh
Business Director @ Oriental Saigon