8 Dấu hiệu cảnh báo agency của bạn đang có vấn đề
Bạn có thể đã nhận ra rồi, những thứ tưởng chừng như là vấn đề nhỏ trong công ty của bạn. Chắc chắn rồi, lúc nào mà chẳng có vấn đề phải giải quyết ở các agency, nhưng những vấn đề gần đây trong agency của bạn đang dần nghiêm trọng hơn.
Mà thật khó để thấy được những vấn đề thực sự và giải quyết chúng khi bạn vẫn đang quay cuồng trong vòng xoáy dự án. Tuy nhiên, bạn cần phải có cái nhìn thực tế. Hãy xem xét những dấu hiệu dưới đây như một lời cảnh báo và cân nhắc lại làm thế nào để điều hành công ty của bạn.
8 dấu hiệu cho thấy Agency đang gặp khó khăn:
1. Không có định hướng phát triển
Bạn sẽ chẳng đến được nơi mình muốn nếu như không xác định được kế hoạch bạn sẽ đi đâu và như thế nào. Đó là lí do nhiều Agency đã sớm thất bại trong những năm đầu tiên có ý nghĩa quyết định. Thêm vào đó, họ đã không đặt ra những mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được mỗi năm để làm kim chỉ nam cho sự phát triển bền vững.
Dưới đây là một vài yếu tố quan trọng mà bạn nên xem xét kĩ lưỡng khi lập kế hoạch kinh doanh hằng năm:
Tài chính: Lợi nhuận mà bạn mong muốn đạt được là bao nhiêu? Bạn đã nắm rõ các nguồn lực có hiệu quả của công ty mình? Khách hàng nào mang lại cho bạn nhiều lợi nhuận hơn hoặc khách hàng nào không?- Quản lý: Mục tiêu mà bạn muốn đặt ra cho mình và cấp lãnh đạo của công ty là gì? Bạn có cần phải tập trung vào việc nâng cao văn hóa doanh nghiệp? Bằng cách nào để bạn nhận ra hiệu quả của phong cách quản trị của mình và cải thiện nó? Và làm như thế nào để tăng được niềm tin vào ban quản trị?
- Chiêu mộ và giữ chân nhân tài: Dựa vào các dự báo tài chính theo quý hoặc năm, bạn cần xác định bao nhiêu nhân viên chính thức sẽ cần phải tuyển dụng trong năm? Chương trình tuyển dụng hiện tại của bạn đang diễn ra như thế nào và có cần phải thay đổi không? Bạn có gặp vấn đề về luân chuyển nhân sự? Điều gì bạn cần làm để tăng được số lượng nhân viên “hạt giống” cho công ty của mình?
2. Giảm giá dịch vụ
Theo như báo cáo Nhân sự Agency Insights của Tổ chứ Agency Management Institute thực hiện năm 2015 cho biết, 46% client chia sẻ rằng có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của một agency, và một trong số đó được cho là việc giảm giá. Giá cả không đơn giản chỉ là chi phí, nó còn là yếu tố nói lên giá trị dịch vụ của bạn và những giá trị khác liên quan. Khi một Agency giảm giá dịch vụ của họ quá nhanh (mà không bị áp lực nào từ client) sẽ bị xem như đang hạ thấp giá trị và chất lượng công việc của chính họ.
3. Không có các phương pháp đúng
Một trong những cách để tăng lợi nhuận cho Agency, đặc biệt khi phải làm nhiều dự án ngắn hạn, là cải thiện hiệu suất làm việc của bạn. Có 2 cách để tiếp cận điều này. Thứ nhất, bạn cần xây dựng các quy trình chuẩn cho việc đánh giá khách hàng có tiềm năng, tiếp cận khách hàng mới, xác định phạm vi công việc, quản lí những cuộc pitching, hoàn thiện và tung ra các dự án. Thứ hai, bạn cần có các công cụ đánh giá, kiểm tra và sử dụng chúng một cách phù hợp, với mục tiêu đảm bảo cho việc truyền thông, quản trị dự án, và phân bổ dịch vụ một cách hiệu quả hơn.
4. Tiếp cận sai Clients
Phục vụ những Client không phù hợp cũng là một trong những vấn đề bởi vài lí do như một Client khó tính và hay đòi hỏi khắt khe có thể gây ra sự căng thẳng giữa các thành viên, 
dẫn đến tinh thần đồng đội bị suy giảm, thậm chí còn gây ra xáo trộn trong nội bộ. Nếu như Client này không hề mang đến lợi nhuận, bởi những yêu cầu quá khắt khe hoặc giá ban đầu đưa ra quá thấp, và lợi nhuận bạn thu được gần như là bằng không - thì điều này sẽ gây ra sự bất mãn giữa Agency và Client. Việc lập tìm hiểu thông tin client là cách giúp hiểu rõ hơn về những Client nào là uy tín nhất, ví dụ như, client nào thanh toán đúng hạn, cho phép Agency của bạn làm việc tập trung nhất có thể và hoàn thành đúng thời gian yêu cầu. Sau đó, bạn sẽ xem xét lại tất cả hồ sơ của các client và đưa ra những câu hỏi đúng đắn giúp bạn xác định được ai là người tốt nhất mà bạn sẽ làm việc cùng và Client nào có thể hợp tác lâu dài.
5. Không có kế hoạch mở rộng khách hàng mới
Một kế hoạch kinh doanh thường niên sẽ đem đến cho bạn cơ hội để tổng kết những thành tích của năm trước, biết được nguồn khách hàng mới đến từ đâu và hồ sơ có phù hợp với mong đợi của agency bạn hay không. Một khi bạn hiểu rõ hơn những nguồn hiệu quả tìm kiếm khách hàng mới, lượng khách hàng mới mà bạn cần phải tiếp cận để đạt được doanh thu trong năm và khách hàng đã không còn sử dụng dịch vụ, bạn có thể lập kế hoạch để hoàn thành chỉ tiêu. Một kế hoạch kinh doanh được cập nhật sẽ giúp bạn và nhân viên thấy được những công việc hay khách hàng nào nên ưu tiên trong năm, tìm ra những công cụ hay phương pháp mà bạn cần phải áp dụng vào kế hoạch kinh doanh tìm kiếm khách hàng mới và tạo ra cơ hội tiếp cận sớm.
6. Chưa xây dựng được một đội ngũ nhân viên tài năng và nòng cốt
Bạn đã từng bị trường hợp này chưa? Agency của bạn đang trong giai đoạn thấp điểm, và 2 tháng rồi không có khách hàng mới nào. Bỗng nhiên, 5 client mới cùng xuất hiện trong vòng 1 tháng. Bạn cần phải tuyển ngay nhân sự. Tuy nhiên, theo Glassdoor Econemic Research cho biết: một tiến trình tuyển dụng mất trung bình là 23 ngày để hoàn thành. Con số này còn chưa tính đến khoảng thời gian chấp nhận vị trí và ngày bắt đầu làm việc của một ứng viên (thông thường là 2-4 tuần) hoặc phải cần thêm 3-6 tháng để đào tạo, thậm chí lâu hơn nữa đối với một vài tổ chức khác.
Cách để đẩy nhanh mọi thứ đó là thiết lập một chương trình tuyển dụng có thể phát triển đội ngũ nhân tài được đánh giá cao. Những nhân viên này đã được bạn cân nhắc, tuyển chọn và bạn biết rằng họ sẽ mang lại giá trị cho công ty. Hơn thế nữa, bạn có thể xây dựng mối quan hệ với các freelancer, họ sẽ giúp bạn khi có dự án nào vượt quá khả năng của các nhân sự hiện có trong công ty.
7. Không chứng tỏ được giá trị của bạn đối với khách hàng
Clients muốn agency cung cấp những con số, dữ liệu và kết quả để cho sếp thấy được thành công của đội ngũ marketing. Nếu Agency của bạn không thể cung cấp những thông tin quan trọng này cho client hoặc CMO, bạn rất có nguy cơ cao bị sa thải . Nắm trong tay các dữ liệu về người tiêu dùng, xu hướng thị trường, hiệu quả ROI của các hoạt động marketing đã triển khai,… bạn sẽ được xem như là một đối tác sáng giá có khả năng hiểu được nhu cầu của client và có thể giúp họ đạt được mục tiêu.
8. Quá lệ thuộc vào các người giới thiệu và mối quan hệ
Có người giới thiệu là một trong những nguồn giá trị trong việc tìm kiếm khách hàng mới của Agency, nhưng nếu bạn quá phụ thuộc vào họ cùng với việc tìm kiếm khách hàng một cách cứng nhắc thì có khả năng bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội để xây dựng một quy trình tìm kiếm khách hàng bền vững giúp mang đến một mô hình phát triển có thể dự đoán trước được. Hãy kết hợp cả hai, bạn sẽ tạo ra nhiều hợp đồng giá trị và ổn định hơn.
Bằng việc làm cho agency của bạn trở thành số 1 trong mắt khách hàng, hãy xây dựng các chiến lược và kiên trì tập trung vào chúng, bạn sẽ thu hút được các khách hàng khác nhau mà bạn muốn, hạn chế được quy trình pitching hay các vấn đề tham khảo giá trước, và tăng sự uy tín của agency thông qua những chiến dịch thành công.
Jami Oetting / Brands Vietnam
Nguồn Hubspot Blog