Tổ chức sự kiện: Nghề cần kỹ năng "đa chiều"
"Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist). Thật sự thì hiện tại tổ chức sự kiện vì cộng đồng vẫn chưa được các doanh nghiệp quan tâm thực sự
Chi 15 tỷ USD mỗi năm
Theo bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei, tổ chức sự kiện (event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm thông qua những sự kiện. Còn bà Vũ Hoài Thu, Trưởng Nhóm phụ trách Khách hàng, Công ty Truyền thông T&A, cho rằng đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng.
Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành... Như vậy cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Vậy, như thế nào được coi là một chuyên viên tổ chức sự kiện?
"Nghệ nhân ghép hình"
"Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".
Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim"
Với ông Vinh, công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Ông Vinh ví dụ: bình thường với người lễ tân của mỗi sự kiện, yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem cô Y nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện... Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê.
Bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei cùng chung quan điểm và bổ sung thêm: Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim". Cái đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình.
Tự học từ thực tiễn
Theo nhận định bà Hoài Thu, hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.
Nguyên nhân của tình trạng trên, theo ông Vinh, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà "học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng".