Trở thành người thuyết trình tốt, hãy tránh 5 lỗi thường dùng

Các chuyên gia thương hiệu và marketing thường mất nhiều thời gian để chuẩn bị cho thuyết trình; họ lo sợ không nói đủ ý (hoặc nói quá nhiều), nội dung trình bày không đủ hoặc thiếu sức thuyết phục. Kỹ là vậy, nhưng nhiều người trong chúng ta thật sự không có nhận thức rõ ràng về cái gì không cần thiết nói, điều này thậm chí còn nghiêm trọng hơn khi một vài câu nói sai có thể gây nên sự phức tạp không cần thiết.

Trải qua nhiều năm là một trong những người đưa ra quyết định trong nhiều ngành và các quốc gia khác nhau, dưới đây là danh sách 5 cụm từ nên tránh mà tôi nhận ra qua các lần thuyết trình. Nó làm vụt tắt sự chú ý của người nghe, tạo ra sự e dè trong việc tiếp nhận thông tin, và có thể ảnh hưởng đến cả nghề nghiệp sau này của người thuyết trình.

1. “Thành thật mà nói…”

Người thuyết trình được mặc định là phải nói sự thật và các dữ liệu thật trong suốt buổi thuyết trình. Có những trường hợp ngoại lệ như các ý kiến và đề xuất, khi mà chúng ta chia sẻ những quan điểm chân thật về các phương án giải quyết. Còn ngoài ra, câu “Thành thật mà nói…” không giúp thuyết phục người nghe, thay vào đó nó lại cho thấy rằng người thuyết trình không đủ sức diễn giải các dữ liệu và minh chứng cho luận điểm của mình. Trong trường hợp tệ hơn, nó đồng nghĩa với việc “làm ơn hãy tin tôi mặc dù tôi không thể thuyết phục bạn”.

Các tốt hơn để thể hiện sự chân thật là nên sự gần gũi (với khán giả mục tiêu) về cả ngôn từ và phi ngôn từ, để việc truyền, đạt phản ánh đúng thông điệp. Để thuyết phục hơn nữa, như ông Dale Carnegie đã nói, “Nên nói theo cách mà khán giả cảm thấy hứng thú.”

2. “Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa”… (hoặc “Như tôi đã nói trước đó”…)

Bằng việc nói “Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa…”, bạn đang ngụ ý hoặc là “các bạn (khán giả) có vẻ không chú ý lắm” hoặc là “tôi không thể kết nối giữa các ý mà tôi đã trình bày”, mà hiểu thế nào cũng không phải là cách nói hay.

Mong đợi sự chú ý của người nghe cho bài thuyết trình là việc chính đáng. Nhưng song song đó, người thuyết trình phải có trách nhiệm tạo ra sự chú ý nơi người nghe bằng việc tương tác, cũng như truyền tải nội dung một cách rõ rng, lớp lang để đảm bảo việc hiểu đúng thông tin.

Trong trường hợp bạn muốn đề cập lại một thông tin nhất định, hãy đơn giản là nói lại điều đó.

• Cách diễn đạt chưa đúng: Hãy để tôi nhắc lại điều này lần nữa, năm ngoái siêu lạm phát đã làm giảm chi tiêu của người tiêu dùng.
• Cách diễn đạt đúng 1: Năm ngoái chi tiêu của người tiêu dùng giảm đáng kể do lạm phát xảy ra.
• Cách diễn đạt đúng 2: Dưới sức ép của siêu lạm phát vào năm ngoái, chi tiêu của người tiêu dùng không còn cao như trước.
  (Lưu ý: hãy bỏ đi những câu không dư thừa chuyên nghiệp)

3. “OK, hãy quên những gì tôi vừa nói…”

Có một sự thật rằng khi nói “OK, hãy quên những gì tôi vừa nói…” thì bạn thực tế không thể xóa đi những thông tin đã trình bày trước đó. Thay vào đó, người nghe sẽ nhanh chóng so sánh thông tin mới với những thông tin họ đã được nghe trước đó. Điều này làm tăng sự dè dặt đối với thông tin họ tiếp nhận, bởi vì họ không chắc chắn rằng khi nào lại phải “quên đi” thông tin bạn vừa truyền đạt lần nữa.

Con người không thể tránh được sai lầm và bạn có thể sửa sai trong buổi thuyết trình nhưng với điều kiện phải sửa theo cách đúng đắn. Điều chỉnh bản thân (nhưng không nên quá thường xuyên hay khác biệt quá lớn) cho thấy nhận thức tốt trong việc truyền tải nội dung. Nhưng hãy cẩn thận khi làm điều đó. Nhìn chung, bạn chỉ cần nói “Xin lỗi, hãy để tôi điều chỉnh vấn đề này một chút…” là đủ.

4. Điều mà anh ấy/cô ấy đang muốn là…

Trong nhiều trường hợp, chúng ta thuyết trình theo nhóm. Khi đó, vấn đề không chỉ là cách mà công việc được chia sẻ giữa những người thuyết trình, mà còn là cách chúng ta xuất hiện như trong một nhóm có sự thống nhất. Chỉnh sửa người khác không khéo sẽ không giúp bạn tạo được ấn tượng tích cực trước khán giả.

Chuyển hướng suy nghĩ của người nghe với câu “Điều mà anh ấy/cô ấy muốn nói là…” là kiểu can thiệp tệ nhất. Nó ngay lập tức làm giảm ngay sự tin tưởng của khán giả với người mà bạn đề cập, điều này cho thấy sự thiếu liên kết trong nhóm, thể hiện qua việc bạn hạ thấp năng lực tư duy của thành viên trong nhóm.

Khi bạn muốn giúp làm rõ thông tin của người thuyết trình cùng, hãy thật khôn khéo. Sau đây là vài gợi ý:

1. Đưa ra các ví dụ để làm rõ
2. Hỏi một vài khán giả và dựa vào đó cho phép bạn nói lại chi tiết hơn
3. Dùng cách “bắc cầu”, kết nối những điểm chưa rõ ràng với những luận điểm đã được chấp nhận

5. “Bạn không nên nghĩ như vậy…”

Thốt lên “Bạn không nên nghĩ như vậy…” đồng nghĩa với việc bạn thừa nhận mình thất bại trong việc thuyết phục họ nghĩ theo cách bạn muốn. Tệ hơn, nói như vậy chỉ mang đến giọng điệu tiêu cực trong thảo luận, bởi không phải lúc nào bạn cũng có quyền (dù ở vị trí cao hơn hay chuyên gia của một lĩnh vực…) để định hướng và chỉnh sửa cách tư duy của người khác.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn có mọi quyền lực, vẫn tốt hơn khi mọi người tiếp nhận quan điểm của bạn bằng theo cách riêng của họ, chứ không phải do bạn bắt buộc họ nghĩ như vậy. Cách tốt hơn để giải quyết những suy nghĩ khác nhau là phương pháp 3S “Show-Seek-Summarize”

1. Show: Thể hiện sự ghi nhận – ví dụ: …“OK, Tôi hiểu anh đang nhìn nhận nó theo cách khác”
2. Seek: Tìm kiếm sự rõ ràng – ví dụ: “Vậy anh có thể nói cho tôi biết thêm về điều đó không?”
3. Summarize: Tổng hợp những sự khác nhau – ví dụ:… “Tôi thấy được những quan điểm khác nhau mà chúng ta có, đây là điều mà tôi nghĩ (…giải thích lần nữa những quan điểm khác biệt và xem xét những khác biệt đó)”

Vậy nên, những lời nói bất cẩn và viên đạn bất cẩn đều có 1 điểm chung: một khi phóng ra, nó không thể bị xóa bỏ mà không có bất cứ tổn thương nào. Hãy cẩn thận khi thuyết trình, tránh những câu nói bất cẩn mà tôi đề cập ở trên. Thương hiệu của bạn sẽ không muốn là người lãnh đủ.

English Version

Be a better presenter; avoiding 5 phrases incompetent presenters use

Most of the time that marketing and brand professionals prepare for presentation; they are afraid of not enough (or too much) talking, inadequate elaboration or do not appear convincing. Yet, not many of us are truly aware of what not to say which is even more critical since a few wrong phrases could easily cause unnecessary complications.

Spending years being part of decision making bodies in various industries and countries, here are list of worst five phrases which I came across receiving presentations. They fatally shut audience off, trigger their defenses, and hurt presenters’ careers.

1. To be Honest with you…

It’s by default that presenters tell the truth and facts in all presentations. Only exceptions are opinions and suggestions, as we share our authentic point of view about how works/things should be done. Saying “to be honest with you…” doesn’t help convince the audience better, instead it shows that presenter doesn’t have enough convincing power, facts, and evidences to do the job. In worst cases, it’s an equivalent of saying “please believe me while I cannot convince you”.

Better option to appear genuine is to be congruence, both verbal and nonverbal language, all communication needs to project same message. Being even more convincing, like what Mr. Dale Carnegie said, “Talk in terms of the other person’s interests”.

2. Let me repeat this one more time… (or “Like I said earlier”…)

Pointing out audience for not paying attention or cannot connecting the dots is not a wise thing to do.

Quoting yourself by saying “Let me repeat this one more time…” is doing just that.

It’s fair to expect that listeners should be paying attention to our presentation. At the same time, it’s pretty much presenter’s accountability to hold audiences’ attention by being engaging, as well as, properly construct messages in order to ensure common understanding.

In case you want to mention the stated information again, rephrase it.

• Bad example: Let me repeat this one more time, last year hyperinflation decreased consumer’s spending power.
• Rephrase option 1: Last year consumer’s spending power dropped significantly due to hyperinflation
• Rephrase option 2: Given pressure from hyperinflation last year, consumer’s spending power isn’t as high as before.
  (Note: completely leave that unprofessional phrase off)

3. OK, forget what I just said…

It is misconception that this phrase will get you what you aim for. “OK, forget what I just said” doesn’t result in erasing previously taken information. Instead, it prompts audience to compare new information with what they had processed. It heightens their defenses since they cannot be sure when they would need to forget what you just said again.

To err is human, to correct yourself during presentation is given. Well, that is to be done with right mechanics. Correcting yourself, neither too often nor too large difference, shows good sense of awareness of your own delivery. So, be mindful when having to do so. Generally, saying “I’m sorry, let me correct this point a bit…” is good enough.

4. What he/she was trying to say was…

In numerous events, we deliver presentation with team. Well, the key point isn’t only about how work is shared among presenters; it’s also how you appear as an aligned team. Carelessly correcting each other in front of audience isn’t going to help earning that positive perception.

Redirecting audience’s thinking with “What he/she was trying to say was…” is the worst kind of intervention. It immediately reduces your peer’s credibility, displays how “unconnected” your team has been of which directly downgrades your team’s perceived capability.

As you might want to help make your peer’s point clearer, be tactful. Here are some better options of interruptions

1. Give examples that help clarify the points
2. Address some audiences whose different background allows you to say it again with more details
3. Based on accepted point, bridge the unclear point with what they already understood or accepted

5. You shouldn’t think like that…

Letting out, “You shouldn’t think like that…” is basically admitting that you fail to persuade them to think in your desired manner. Making matter worse, saying so only causes negative undertone in discussion because it is not all the time that you have authority (be in higher position, be subject matter expert or etc.) to direct or correct people’s way of thinking.

Nevertheless, even if you have all that power, it’s better that they take your perspective with their own conclusion, not because you force them to think like yourself. Better way to address different thinking is responding in three fold technique, “Show-Seek-Summarize”.

1. Show recognition e.g. …. “OK, I understand that you see it differently”
2. Seek clarification e.g. … “So, could you please tell me more about it”
3. Summarize differentiation e.g. … “I see the differences we have, here is how I think (…explain again with different manner than first time, take into account the differences) “

So, careless words and bullets have one thing in common. Once released, they can’t be undone without serious pain. Your brands don’t want to afford that.

Auttanukune Thann
Brands Vietnam