Một số lưu ý khi tổ chưc họp báo
Họp báo là một trong những hoạt động truyền thông quan trọng trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, ngoài mục đích thông cáo cho dư luận về thông tin sản phẩm, cũng là dịp để doanh nghịệp nghe những phải hồi tích cực từ người tiêu dùng về sản phẩm của mình (đối vơi việc xử lý khủng hoảng truyền thông). Để có một buổi họp báo ấn tượng không phải là một việc dễ dàng và sau đây là những việc mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lưu ý để có thể có một buổi họp báo thành công.
Địa điểm tổ chức
Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ sẽ là những sự lựa chọn hàng đầu quyết định khả năng thành công của buổi họp báo. Phòng họp báo phải hội tụ đủ những tiêu chuẩn về không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh…
Mời phóng viên, khách VIP
Việc lựa chọn phóng viên, kênh truyền thông có đối tượng người xem, đọc phù hợp với mục tiêu truyền thông nắm vai trò vô cùng quan trọng. Nên xác nhận với khách hàng VIP và nhà báo ít nhất là 3 lần về sự có mặt của họ ở buổi họp báo sắp diễn ra, thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của như giới truyền thông.
Chuẩn bị tư liệu họp báo
Tư liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản dễ hiểu nhất để nhà báo tiện theo dõi buổi họp báo cũng như tra cứu thông tin về buổi họp báo. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.
Thảo luận với MC và người diễn thuyết
Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới. Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi…
Clipping
Đây là công việc gần như quan trọng nhất vì các mục tiêu truyền tải, thông điệp báo chí đều sẽ được thể hiện trên cách kênh truyền thông sau buổi họp báo. Việc theo dõi các tin bài thể hiện đúng tiêu chí của khách hàng, đảm bảo đúng kênh đúng thời lượng là điều mà khách hàng đặc biệt quan tâm.
Việc làm này rất đơn giản, chỉ cần đọc báo theo dõi các số mới ra theo kế hoạch copy link hoặc gửi ảnh tin bài cho khách hàng kiểm tra.