Agency Brief - Bản định hướng công việc cho công ty tổ chức sự kiện
Khi làm việc với các công ty tổ chức sự kiện, việc chia sẻ thông tin về dự án, yêu cầu công việc một cách chính xác của của client là điều cực kỳ cần thiết. Đặc biệt với các kế hoạch lớn, cần chuẩn bị kỹ thì việc xây dựng sai định hướng, phải xây dựng lại tự đầu chỉ vì thiếu thông tin, sai sót là một điều tệ hại. Vậy làm sao để truyền đạt một cách đầy đủ và chính xác nhất những yêu cầu của doanh nghiệp tới các Agency tổ chức sự kiện?
Một công cụ được các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng đó là bản mô tả định hướng công việc hay còn gọi là "Agency Brief". Chúng bao gồm các thông tin cơ bản sau:
1- Mô tả công việc
Nhiều khách hàng nghĩ rất đơn giản rằng: Đương nhiên là tổ chức sự kiện, nên không cần phải nói hoặc nói rất qua loa mà họ không biết rằng có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, cách thức thực hiện khác nhau tuỳ vào mục đích ý nghĩa, không gian, thời gian và địa điểm...
Việc nêu rõ công việc sẽ giúp các agency sẽ sớm có định hướng chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị cho sự kiện sắp tới.
2- Mô tả dự án
Cái này là "nguyên liệu" quí giá nhất cho team triển khai dự án, dựa trên những thông tin như: Thông tin về chủ đầu tư, tên chương trình, thời gian, không gian, địa điểm, số lượng khách mời, thành phần khách mời, văn hoá doanh nghiệp... các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ nghiên cứu, xây dựng lên các phương án tổ chức tối ưu.
Có một lưu ý là, thường thì các thông tin này các Client sẽ tự động cung cấp khá đầy đủ và chi tiết xong sẽ có một số trường hợp vì đảm bảo tính bí mật (các dự án nhạy cảm) phần thông tin dự án chưa đầy đủ, khi đó hoặc dựa trên kinh nghiệm của các agency đưa ra các phương án dự phòng hoặc phải... chờ thêm thông tin để hoàn thiện đề án của mình.
Một bản định hướng công việc
3- Mục tiêu truyền thông
Nằm trong kế hoạch truyền thông, tổ chức sự kiện chỉ là một công việc cụ thể nhưng là nguyên liệu để truyền thông, các hoạt động trong buổi lễ là cách thể hiện tốt nhất thông điệp muốn truyền tải bằng hành động. Do đó trong bản Brief nếu Client yêu cầu chính xác mục đích truyền thông của sự kiện là gì như: Nâng cao thương hiệu của sản phẩm, nâng cao vị thế của doanh nghiệp, đổi mới thương hiệu...thì các agency sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông thống nhất với kế hoạch tổ chức sự kiện để đạt hiệu quả tối đa.
Trong trường hợp khách hàng chưa hiểu mình muốn gì, hoặc chưa thống nhất được thông điệp truyền thông cho sự kiện sắp tới thì vai trò của các agency lúc này rất quan trọng, phải biết cách hướng dẫn khách hàng suy nghĩ, phân tích và lựa chọn các thông điểm mà agency thấy hợp lý.
4- Các yêu cầu về mặt thiết kế
Đây là các yêu cầu cực kỳ quan trọng, với tiêu chí bám sát hệ thống nhận diện thương hiệu của sản phẩm hoặc thuật phòng thuỷ (đối với các dự án liên quan đến bất động sản), các CD (Creative Director) sẽ xây dựng những ý tưởng - linh hồn của dự án mang theme nổi bật và ấn tượng.
Việc "điều tra" hoặc cảm nhận gu thâm mỹ của khách hàng đòi hỏi phải là các chuyên gia có kinh nghiệm trong nghề tránh tình trạng việc trình bày một phương án hoàn toàn lệch quan điểm thẩm mỹ của khách hàng, lúc đó ý tưởng có hay đến đâu cung bị mất điểm.
5- Các yêu cầu về timeline
Là một trong những tiêu chí tạo áp lực cho các Agency, đó là các yêu cầu về việc gửi đề án, thiết kế, ý tưởng sau khi tiếp nhận đề bài. Thể hiện là một partner chuyên nghiệp thì phải hiểu rằng mọi thứ chỉ có thể tốt hơn nếu có thời gian, nếu được chuẩn bị kỹ hơn. Và việc gửi chậm deadline do năng lực của Agency hoặc do yêu câu quá gấp một cách "vô lý" vẫn diễn ra thường xuyên.
Trên đây là một castudy của một Brief chuẩn giành cho các agency, sẽ giúp các angecy có định hướng chính xác trong việc xây dựng và triển khai dự án.
Trong phần tới tôi sẽ trình bày "Brief Idea" - bản định hướng sáng tạo giành cho team triển khai dự án để có những ý tưởng phù hợp với yêu cầu của Client.