Các giải pháp quản lý chi phí tổ chức sự kiện mang lại hiệu quả tối đa
Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency cung cấp dịch vụ quảng cáo, event, đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.
“Đắt chưa chắc đã tốt, rẻ không hẳn là tồi – nếu bạn thực sự có năng lực”
Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu trí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency (suppliers) cung cấp dịch vụ quảng cáo, event, đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.
Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý “chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” của khách hàng lại là một thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các doanh nghiệp quảng cáo phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tốt.
Và trước khi nói đến các giải pháp cụ thể, hãy cùng định nghĩa lại một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện.
Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phí quản lý rủi ro (management fee) - hay gọi là phí dịch vụ
Chi phí thực (RC): chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị
Chi phí ngầm (HC): là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn những khoản như: phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách, đi lại họp hành trong quá trình đấu thầu dự án…những khoản này khi làm báo giá sự kiện không thể kể ra như một hạng mục được, bắt buộc một người lập kế hoạch sự kiện phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục theo công thức (*). Và đây là một là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.
Chi phí quản lý (MF): Là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triẻn khai thực hiện event. Đây là khoản tiền để sử dụng khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng.
Mức chi phí quản lý thường từ 3-10%, cá biệt có những chương trình 15-25% tổng giá trị hợp đồng.
(*) Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)
Dựa trên công thức tính giá thành sản phẩm dịch vụ, hãy cung cấp cho khách hàng một giải pháp tiết kiệm tổng thể bằng cách:
1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng
Biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.
Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều
Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm
2. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ
Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng mua bán (một sô công ty kiêm luôn cả kế toán hoặc thủ quĩ)
Hầu hết các công ty event hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt: Blue – Nhà bạt, hệ thống giàn không gian, Tân Hữu Tài, Fantasy: ATAS, Vietimage: Máy chiếu, màn LED…, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho,khấu hao, cơ hôi nhưng khi thực hiện dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vị khác – gọi là nhà thầu vụ
Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier – nhà thầu phụ cũng là một cách đẻ lấy giá tốt và giảm thiểu rui ro và chủ động trong việc triển khai
3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung
Hầu hết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại các trang thiết bị rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lêch thuê lại đó
Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang thiết bị của bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó thì chi phí sẽ luôn luôn được chia sẻ, có thể không phải là tiết kiệm cho mình nhưng chúng ta tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo mối quan hệ đối tác thân thiết lâu dài
Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, thì chúng ta hãy liên kết với các công ty cùng trường có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp
4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất qui trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó họ phải có trach nghiệm kiểm soát trang thiet bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí
5. Đảm bảo tiến độ thực hiện
Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một qui trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều
Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo
6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event
Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng
Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức :
Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.
Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên.
Một ví dụ về hình thức xã hôi hoá event: Trong một buổi tổ chức event ngày hôi gia đình Honda 2011 – (BlueMAN thực hiện) ngân sách dự toán là 1,2 tỷ đồng phục vụ cho mục đích riêng của Honda, nhưng với hơn 20 nghìn người tham dự ngày hội là một cơ hội quảng cáo của một số sản phẩm. Và Blue đã tư vấn cho Honda bán một số vị trí đặt logo trên một số ấn phẩm, một số công ty quà tặng tình nguyện tài trợ 50% sản phẩm chỉ để được mang thiết bị và mặc áo đồng phục trong ngày hội đó. Kết quả, ngân sách thu lại sau event Blue gửi lại cho Honda sau khi trừ chi phí điều hành và tư vấn là 300,000,000 đồng. Như vậy ngân sách mà Honda phải bỏ ra chỉ 900,000,000 đồng mà hiệu quả vẫn hoàn hảo, thậm chí vượt mong đợi. Có thể xem đây là một hình thức kêu gọi tài trợ doanh nghiệp – xã hội hoá sự kiện doanh nghiệp.
7. Tận dụng lao động thời vụ - cộng tác viên, thực tập viên
Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp
Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp
8. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm
Một chuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng
Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.
Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng
Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.
Hãy luôn nhớ rằng khách hàng luôn luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn event của họ èo uột vì thiếu chi phí. Và để làm được điều đó bạn và công ty bạn phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm.
Tiết kiệm cho khách hàng là tiết kiệm cho chính mình góp phần gia tăng lơi nhuận.