Lịch công việc giữa khách hàng và Event Planner
Một khi các khách hàng đã ký hợp đồng, bạn có thể đề nghị soạn thảo một lịch công việc với nhau. Điều này đặc biệt cần thiết và đúng với các sự kiện lớn mà phải mất nhiều tháng trở lên để lên kế hoạch. Việc này vô cùng quan trọng vì lịch công việc sẽ làm nổi bật trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của khách hàng và Event Planner trong giai đoạn lập kế hoạch và đến khi sự kiện diễn ra.
Lịch công việc thường gọi là Task Calendar hay Project List, Timeline của chương trình là một lịch bao gồm những công việc cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện. Tại những lịch công việc này, nhiệm vụ của khách hàng và người lập kế hoạch sự kiện được phân định rõ với thời gian, công việc cụ thể.
Với các sự kiện diễn ra dài ngày ở nhiều tỉnh thành cần có lịch làm việc với khách hàng càng sớm càng tốt
Nhiệm vụ của Khách hàng
Các nhiệm vụ của khách hàng sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ mà họ đã thuê bạn thực hiện. Có thể xem xét một vài công việc mà khách hàng buộc phải phối hợp thực hiện, từ đó vạch ra những công việc cụ thể tùy thuộc vào tính chất sự kiện
- 6 tháng trước sự kiện: Lựa chọn lịch trình nếu là sự kiện dài ngày, tổ chức ở nhiều nơi hoặc địa điểm nếu là sự kiện trong thành phố. Đồng thời họ sẽ phải chuyển trước một khoản tiền bằng khoảng 50% giá trị hợp đồng.
- 5 tháng trước sự kiện: Chuẩn bị danh sách khách mời, phương thức di chuyển nếu là sự kiện hội nghị
- 3 - 4 tháng trước sự kiện: Cùng với đơn vị tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, các hoạt động giải trí trong sự kiện, danh sách các nhà báo, phóng viên.
- 1 - 2 tháng trước sự kiện: Thông qua các thiết kế, nội dung kịch bản và chốt lại toàn bộ những công việc ở trên.
- 1 - 2 ngày trước sự kiện: Có mặt tại nơi diễn ra sự kiện, cùng đơn vị tổ chức xem xét lại toàn bộ các hạng mục công việc.
Một project list như thế này phân chia công việc giữa Agency và khách hàng rất rõ ràng và dễ quản lý
Nhiệm vụ của Event Planner
Là một người lập kế hoạch sự kiện, lịch công việc của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào hai yếu tố. Đầu tiên là loại sự kiện mà bạn đang có kế hoạch. Thứ hai là dịch vụ được bảo đảm bởi khách hàng của bạn. Công việc của người lập kế hoạch thì phải đến cả trăm gạch đầu dòng, nhưng có thể nhìn tổng quan những việc chính như sau:
- 6 tháng trước sự kiện: Tham khảo các địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp và những ưu/khuyết điểm của địa điểm, từ đó tư vấn cho khách hàng lựa chọn phù hợp nhất. Từ đây có thể tiến hành ký một cam kết tạm thời với người cho thuê địa điểm.
- 5 tháng trước sự kiện: Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, sắp xếp sơ bộ về phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách mời ở xa sẽ đi máy bay, thời gian trước sự kiện 1 ngày và khách mời ở gần thì di chuyển bằng xe và ước tính thời gian họ đến nơi) để có cơ sở làm việc với các nhà cung cấp như xe cộ, địa điểm ăn ở...
- 3 - 4 tháng trước sự kiện: Ký các hợp đồng cần thiết với nhà cung cấp. Tìm hiểu thông tin về các khách mời trong sự kiện để đưa ra các nội dung sự kiện như kịch bản, các hoạt động phù hợp cho chương trình.
- 2 tháng trước sự kiện: Hoàn thành các mẫu thiết kế, tư vấn và yêu cầu xác nhận từ khách hàng. Sau khi được xác nhận, chuyển cho nhà cung cấp thực hiện những hạng mục cơ bản như khung sân khấu, hệ thống đèn hoặc trang trí...
- 1 tháng trước sự kiện: Hoàn thành kịch bản, nội dung chương trình. Triển khai các hạng mục như in ấn, lắp đặt sơ bộ.
- 2 tuần trước sự kiện: Gửi thư mời theo danh sách khách mời và danh sách nhà báo/phóng viên (nếu có).
- 1 tuần trước sự kiện: Tổng kiểm tra toàn bộ các hạng mục trong checklist, phối hợp cùng khách hàng xem xét và điều chỉnh kịp thời các sai sót nếu có. Bên cạnh đó, triển khai họp các cộng sự tham gia trong sự kiện, đảm bảo mọi người đều nắm rõ nhiệm vụ của mình.
- 1 ngày trước sự kiện: Mời tất cả các nhà cung cấp như âm thanh ánh sáng, nhân sự phục vụ sự kiện, cộng sự và cả khách hàng rehearsal trước ngày sự kiện chính thức diễn ra.