Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông
Giới truyền thông là ai, và sức mạnh của họ ghê gớm đến thế nào khi có thể làm cho nhiều doanh nghiệp “lên như diều gặp gió” hoặc có thể “tán gia bại sản” chỉ với ngòi bút của mình. Giới truyền thông còn có thể định hướng cả một cộng đồng, công chúng về một vấn đề chưa rõ đúng hay sai.
Nhiều người ví von rằng “Giới truyền thông là cơ quan có sức mạnh lớn thứ tư sau các cơ quan lập pháp, hành pháp, và tư pháp”. Quả thật đúng như vậy, điều này đặt ra một vấn đề to lớn với doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ, phi chính phủ, mà cụ thể và trực tiếp hơn là các chuyên viên PR, người quan hệ với giới truyền thông.
Đến với hội thảo “Thiết lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông” do học viện BMG phối hợp với câu lạc bộ Phóng Viên Trẻ – Báo chí & Truyền thông, tổ chức vào sáng ngày 28/4/2012 vừa qua tại trường ĐH KHXH & NV, Event Channel đã ghi lại những thông tin quý báu gửi đến bạn đọc.
Các diễn giả tham gia chương trình (từ trái qua): Ông Lê Hồng Minh, ông Nguyễn Huy Toàn (đại diện Học viện BMG), bà Đoàn Thu Thủy, bà Nguyễn Thu Anh và ông Phan Minh Cường. Ảnh: Tấn Khoa
Có thể thấy các diễn giả của buổi giao lưu đều là những chuyên gia trong nghề đứng từ nhiều góc độ vừa là phóng viên, nhà báo, vừa là chuyên viên PR, xử lý khủng hoảng tại các doanh nghiệp lớn. Những cái tên mà trong giới truyền thông hẳn không lạ lẫm:
- Bà Nguyễn Thu Anh – CT HĐQT Never Alone Corp, P.TGĐ Logleman Design, người được giới doanh nhân mệnh danh “Connecting lady"
- Ông Phan Minh Cường – Giám đốc Phát triển Kinh Doanh Công ty Mê Kông, Phóng viên cộng tác với nhiều tờ báo lớn.
- Ông Lê Hồng Minh - Giám đốc điều hành công ty quảng cáo Kỷ Nguyên; Nguyên Giám đốc PR cấp cao Tập đoàn Tân Hiệp Phát, Masan
- Bà Đoàn Thu Thủy - Phụ trách Quảng cáo truyền thông công ty Cổ phần phát triển BĐS Phát Đạt, Xây dựng và triển khai các kế hoạch truyền thông cho các dự án The EverRich
Chân dung của giới truyền thông
Để hình dung diện mạo giới truyền thông, các diễn giả đưa ra một ví dụ về sự việc báo Thanh Niên đưa tin “Uống nước ép bưởi bị ung thư” không chính xác đã làm cho nhiều nông dân, doanh nghiệp phá sản, làm cho cộng đồng tiếp thu sai thông tin. Ví dụ này phần nào đã chứng minh sức mạnh của giới truyền thông, và ảnh hưởng của họ lên xã hội. Vậy giới truyền thông là những ai? Giới truyền thông là những cá nhân, tổ chức làm công tác thông tin, truyền tải thông tin đến người đọc, họ có thể là nhà báo, các nhà sản xuất hay các chủ bút, hay là các phóng viên, hay thậm chí là các tờ báo mạng, ấn phẩm. Giới truyền thông là một kênh thông tin hiệu quả giúp doanh nghiệp bạn tiếp cận nhanh chóng với khách hàng mục tiêu, nhưng đó cũng là một con dao hai lưỡi. Nhờ xây dựng được những mối quan hệ tốt với giới truyền thông, nên khi có biến cố, công ty sẽ dễ dàng kiểm soát thông tin. Vì thế, làm việc với giới truyền thông cần phải có chiến lược rõ ràng và đầu tư xứng đáng mới có thể thúc đẩy công việc kinh doanh suôn sẻ.
Một số kinh nghiệm dành cho dân “PR – những ngày đầu” khi muốn tiếp cận giới truyền thông:
1. Các bạn sinh viên có thể tiếp cận nguồn thông tin liên hệ từ giảng viên đứng lớp, nhờ giảng viên giới thiệu cho mình một số nguồn, rồi từ đó mở rộng phát triển thêm.
2. Tiếp cận báo chí từ việc tham gia các hội thảo, chương trình lớn; hoặc bạn có thể tận dụng database sẵn có của công ty mình đang làm việc.
3. Internet là một công cụ hữu hiệu cho những ngày đầu, bạn cần lên một danh sách chi tiết gồm tòa soạn, tổng biên tập, phóng viên phụ trách, điện thoại, fax … Khi có chương trình cần sự xuất hiện, tham gia của giới truyền thông, bạn hãy chủ động liên hệ với tòa soạn để cung cấp tin tức, vì các tòa soạn hiện nay rất “welcome” các bạn chia sẻ tin tức với họ.
4. Chịu khó “theo chân” và phụ giúp các cấp trên của mình để mở rộng mối quan hệ.
5. Một lưu ý nhỏ nhưng rất quan trọng là buổi hẹn với các nhà báo nên ở quận 1, hay quận 3 vì tòa soạn của các báo phần lớn đặt trụ sở ở khu vực này.
Làm sao duy trì mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông
Thứ nhất, chúng ta cần chủ động cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên, bất cứ khi nào nhà báo gọi điện đến, cũng nên cố gắng tiếp chuyện. Các nhà báo thường bị áp lực “truy sát” thông tin từ tòa soạn, nên họ “truy sát” nguồn thông tin của doanh nghiệp, nhưng xác suất kiếm ra thông tin chính thức là rất ít, và thông tin không chính thống bên lề thì rất cao, rất dễ gây tổn hại cho doanh nghiệp. Các chuyên viên PR cũng nên chủ động làm thông cáo báo chí để nhắc nhở các phóng viên, nhà báo PR về công ty, tránh việc quá tập trung vào những người nổi tiếng (nếu có) hay những nội dung mà công ty không muốn hướng đến trong sự kiện.
Thứ hai, chi phí cho phóng viên nên được các doanh nghiệp quan tâm xem xét. Đây được xem là thông lệ của nền văn hóa Việt Nam, giúp hỗ trợ công việc suôn sẻ hơn. Với “chi phí cho phóng viên” không nên phân biệt báo lớn, báo nhỏ, vì các nhà báo thường có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hãy nghĩ rằng đây là khoản chi phí với mục đích trong sáng, và không nên gây áp lực sản xuất tin bài cho các nhà báo sau khi hỗ trợ họ khoản phí này.
Thứ ba, giới truyền thông cũng là là những người bình thường như tất cả chúng ta, cần phát triển quan hệ với họ như phát triển quan hệ với những người bạn bình thường, tìm hiểu hoàn cảnh, sở thích, bút danh, ngày sinh nhật, gọi điện thoại thăm hỏi, cập nhật thông tin liên tục về công việc, cuộc sống của phóng viên để tạo mối quan hệ mật thiết và chân thành.
Thứ tư, cần bình tĩnh và kiên nhẫn. Nếu giới truyền thông đưa tin tốt rồi, hãy kiên nhẫn theo sát họ để phát triển tin tốt ấy hơn nữa. Nếu như thông tin sai, cũng cần kiên trì, giải thích, cung cấp thông tin đúng cho họ. Ở một góc độ nào đó, người làm PR cần cảm thông cho nhà báo về nghiệp vụ, chuyên môn, hay kinh nghiệm của họ, hay những sai sót có thể chấp nhận được.
Thứ năm, cần tránh việc có hiểu lầm với các phóng viên, vì mối quan hệ sẽ theo suốt nếu bạn còn hoạt động trong lĩnh vực PR. Khi bạn không còn công tác ở công ty này nữa, bạn sang công ty mới cũng cần phải sử dụng mối quan hệ. Và trong trường hợp bất đắc dĩ có xảy ra mâu thuẫn thì hãy giải quyết bằng sự chân thành.
Một điều quan trọng cuối cùng: “Nuôi quân ba năm, dụng quân một giờ”. Tất cả những cố gắng của bạn trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông đều rất cần thiết cho việc xử lý những khủng hoảng không lường trước của công ty với chi phí chấp nhận được.