Sơ lược về “Brainstorming”
Làm việc tại một công ty sáng tạo, chúng tôi thường sử dụng phương pháp "brainstorming" để tìm ý tưởng mới. Tuy nhiên, khi mới đưa ra yêu cầu này, tôi thường gặp phải những cặp mắt cơ ngác hoặc thái độ tự tin quá thể đáng từ quân của mình.
Và kết quả không tránh khỏi là buổi họp hoàn toàn bị lãng phí bởi hàng tiếng phun lửa, giải thích trong vô vọng, bắn nước bọt vô ích. Vậy chữ "Brainstorming" hay còn gọi là bão não thực sự là gì?
Định nghĩa
Từ "BRAINSTORM" được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm 1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra. Từ này đạt đến đỉnh cao của sử dụng vào thời điểm gần năm 2010 với định nghĩa như sau:
Là quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông qua hoạt động trao đổi của nhóm một cách "kịch liệt" và "tự do". Mỗi thành viên đều được khuyến khích nghĩ đến đâu, nó đến đó và tìm ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa. Việc phân tích, bàn luận hoặc chỉ trích/bình luận chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kết thúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả.
Điều đáng ngạc nhiên là phần lớn nhân viên mới của tôi đều chưa nghe qua. Những người có một chút thử nghiệm với phương pháp này thì lại không nhận thức được quá trình này đòi hỏi luật lệ và trình tự nhất định mới đảm bảo được độ thành công.
Lợi ích của Brainstorming
Tiếng Anh có câu thành ngữ "Two heads are better than one" – xin được chuyển ngữ tạm là "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đại ý là một nhóm người cùng suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân, về cả thể lực lẫn trí tuệ. Sự đa dạng về lối suy nghĩ, trí tuệ, kinh nghiệm, cách nhìn và văn hóa của các cá nhân trong nhóm tạo điều kiện cho một loạt ý tưởng đa chiều được sản sinh ra. Đây là một trong những trường hợp mà số lượng quan trọng hơn chất lượng. Chính nhờ một khối dữ liệu lớn về giải pháp mà nhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp/ý tưởng vẹn toàn nhất.
Luật Brainstorming
Theo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau:
- Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người
- Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng
- Không được phép chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý tưởng nào trong quá trình này
- Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích
- Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được khuyến khích
- Càng nhiều ý tưởng được thốt ra, càng đa dạng về nội dung, cách tiếp cận càng tốt
- Các ý tưởng này đều phải được ghi lại (tôi có sở thích viết lên cửa sổ)
- Sau khi cả nhóm cạn kiệt ý tưởng mới, mỗi một ý tưởng sẽ được đánh giá công bằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế v.v... của chúng
Trạng thái tâm lý khi Brainstorm
Brainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào một loạt các sáng kiến. Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn. Tôi gọi đây là "trạng thái brainstorm-ready" tạm gói gọn như sau:
- Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc. Nghĩa là họ không được làm hoạt động gì gây kiệt quệ đầu óc trước đó
- Các thành viên phải tập trung 100%. Tôi không cho phép mọi người sử dụng điện thoại, mở laptop trong những buổi này.
- Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần. Tôi tránh trách mắng, phê bình nhân viên trước khi bước vào thực hiện.
- Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới. Nên tránh các ngày bận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đâù
- Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ. Thực ra hoạt động này rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) cho đến 90′ (nhân viên gạo cội).
Các phương thức Brainstorm
Không chỉ dựng ở những luật trên, phương pháp và trình tự brainstorm cũng phải được quyết định dựa trên nhu cầu về giải pháp:
- Danh nghĩa nhóm: Các thành viên viết ý tưởng của mình mà không đề tên. Người chủ trì thu thập các tư liệu này và cả nhóm dùng phương pháp bỏ phiếu để ra quyết định (gọi là giai đoạn thanh lọc). Sau khi thanh lọc, cả nhóm hoặc các nhóm nhỏ sẽ mang những sáng kiến
được đánh giá cao nhất tập hợp lại để xây dựng tiếp. Ví dụ trong thiết kế thương hiệu chúng tôi có thể chia thành nhóm làm về màu sắc, một nhóm là về nội dung, và một nhóm ra quyết định về chất liệu, cách sản xuất v.v...Cá nhân tôi thường sử dụng phương pháp này khi tổ chức brainstorming cho một tổ chức của khách hàng với thành phần tham dự là từ cấp quản lý bộ phận trở lên. Việc này sẽ cổ vũ những cá nhân ít khi phát biểu được bày tỏ quan điểm tự nhiên nhất (vì không lộ danh tính) mà lại tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận (kỹ thuật, marketing, tài chính, sản xuất v.v...) - Truyền đuốc: Tôi tạm đặt tên cho phương thức này như vậy vì vòng quay của 1 ý tưởng xuất phát từ một cá nhân, truyền cho người bên cạnh để xây dựng thêm và cứ thế cho đến khi mọi thành viên đều có đóng góp ý kiến. Nhóm của tôi thường áp dụng mô hình này khi phải lên các bản kế hoạch (Business plan, business case hoặc chiến lược hành động) vì một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnh vựng thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được. Việc này giúp xây dựng kế hoạch kiểu cuốn chiếu thay vì phải chờ bên marketing làm nghiên cứu, rồi bên R&D mới lên ý tưởng, sale định giá và tài chính làm cash flow v.v.. thì các thành viên chủ chốt có thể cùng một lúc đắp nội dung cho sườn.
- Bản đồ ý tưởng: Đây là mô hình tôi sử dụng nhiều nhất, với ý tưởng cốt lõi là sử dụng các "mối liên quan". Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện tiên quyết là Chủ đề trung tâm (central topic) rồi mỗi thành viên đưa ra một nhánh liên quan đến chủ đề đó. Ví dụ nếu Central topic của tôi là một chú chó – thì các thành viên chắc chắn sẽ đưa ra những nhánh như giống, tuổi, cân nặng, màu lông, huyến thống, tình trạng sức khỏe hoặc kể cả... thịt ngon hay không. Tôi hay sử dụng việc này vào công tác nghiên cứu đối thủ/khách hàng, lên các persona giả định, xác định phong cách thiết kế và thực ra thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào.
- Brainstorming một mình: Thực ra công tác brainstorming không cứ là phải làm cùng một nhóm, một khi bạn đã thành thục về phương pháp và luật lệ cũng như biết cách đặt mình vào "trạng thái brainstorm-ready" nói ở trên thì việc làm một mình là hoàn toàn có thể. Thường thì người ta sẽ viết tự do, hoặc vẽ tự do sử dụng bản đồ tư duy.
Công cụ brainstorming
Nếu không có điều kiện thì thứ dễ dùng nhất là một căn phòng đủ lớn, bảng trắng hoặc flipchart – cá nhân tôi thì hay viết lên cửa sổ phòng làm việc.
Ví dụ về không gian họp brainstorming
Các không gian này hoàn toàn có thể thực hiện ở văn phòng công sở
Cho dù làm với nhóm hay một mình, công cụ không thể thiếu được với cá nhân tôi là các sơ đồ tư duy (mindmap).
Bạn không cần phải là họa sĩ mới vẽ được những biểu đồ này
Việc vẽ ra các ý tưởng không những giúp bạn "biên tập" các suy nghĩ của mình mà còn giúp đưa những người cùng nhóm về cùng một hệ quy chiếu đảm bảo sự thấu hiểu xuyên suốt trong cả nhóm.
Và đừng lo nếu bạn chưa vẽ sơ đồ tư duy bao giờ hoặc cảm thấy mình không nhiều hoa tay lắm, có một loạt các phần mềm trên ứng dụng di động hoặc máy tính cá nhan sẽ giúp bạn việc đó như:
Mindmeister
Mindmeister là phần mềm chạy trên trình duyện web, cũng như có ứng dụng trong iphone, ipad syncronize được với nhau. Một điểm hay nữa là phần mềm này cho phép bạn add thêm người vẽ làm việc nhóm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nhược điểm của nó là bản free tương đối hạn chế về việc lưu giữ các biểu đồ, và sử dụng công cụ vẽ mất một chút thời gian để thích nghi.
Mindjet
Mindjet là một lựa chọn phù hợp hơn với những người brainstorm thường xuyên. Phần mềm chạy trên máy tính, không cần đến mạng internet. Thao tác tạo file, tạo topic, di chuyển và biên tập nội dung cũng như các công cụ trình bày đa dạng khiến nó vẫn là một trong những phần mềm vẽ mindmap hàng đầu. Bạn có thể xuất file ra PDF hoặc giữ dưới định dạng map để biên tập.
Ngoài những phần mềm kể trên, một khi bạn đã luyện thành những bước cơ bản trên, hãy thử sử dụng những ứng dụng chuyên sâu như Mural.ly, Evernote, OneNote, Pinterest v.v...