Lựa chọn Agency hay Freelancer cho Event của bạn
Có một Event sắp phải tổ chức, bạn cân nhắc nên thuê người để tự làm hay thuê một Agency lo trọn gói cho mình. Giải pháp tự thuê người làm sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nhưng giải pháp thuê Agency sẽ giúp bạn đỡ vướng bận nhiều.
Cách nào cũng có những ưu, nhược điểm riêng. Hãy cùng chúng tôi đưa ra những cân nhắc và quyết định chọn một công ty tổ chức sự kiện hay Event Freelancer.
Event Freelancer - những cộng sự đắc lực
Nếu Event không lớn, bạn là người có kinh nghiệm tổ chức Event, có thể tự điều phối được một Event sao cho tươm tất, bạn có thể chọn phương án thuê thêm một số người làm freelancer cùng hỗ trợ mình tổ chức. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm một ngân sách lớn, và một Event diễn ra theo đúng ý của mình - điều mà không phải lúc nào Agency cũng làm được.
Ngoài ra, việc được tự lựa chọn người cùng làm với mình sẽ khiến bạn thấy chủ động và thoải mái hơn việc làm với một Agency - nơi mà bạn không biết nhiều về họ và sẽ khó trong việc phối hợp ăn ý. Bạn nên ưu tiên chọn Freelancer, Cộng tác viên... từ những người mình quen biết như bạn bè, đồng nghiệp hay thông qua sự giới thiệu của một người khác. Bạn cũng có thể đăng tuyển để tìm kiếm trên mạng xã hội hay các trang giới thiệu việc làm, rất nhiều công ty lựa chọn hình thức tuyển người làm theo dự án như thế này. Lẽ dĩ nhiên với một người bạn chưa từng làm chung và chưa biết gì nhiều thì sẽ hơi khó để đánh giá khả năng làm việc, nhưng thông qua những kinh nghiệm và tính cách của họ bộc lộ qua cuộc gặp mặt trực tiếp bạn cũng có thể ít nhiều khám phá được sự phù hợp của họ. Những người có tác phong năng động quyết đoán, có mặt phỏng vấn đúng giờ, thể hiện sự tỉ mỉ và trách nhiệm qua từng hành động, cử chỉ... thì là người có thể làm được việc.
Tuy nhiên việc thuê mướn Freelancer hay cộng tác viên cũng sẽ nảy sinh những vấn đề làm bạn đau đầu. Nếu bạn đứng ra điều phối một Event, bạn có thể mệt mỏi với việc liên hệ với rất nhiều đầu mối, nào là nhóm freelancer, nhà cung cấp, rồi có thể là các chị hành chánh, cô kế toán hay anh nhân viên bán hàng vốn chưa có kinh nghiệm tổ chức một Event chuyên nghiệp (nếu bạn có ý định huy động cả nguồn lực nội bộ công ty để hỗ trợ làm Event). Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về kịch bản, nội dung chương trình, xem xét các báo giá, cho đến đề xuất thanh toán, trang trải công nợ...
Đó là chưa kể đến trách nhiệm của một Freelancer, với một số người chưa có kỹ năng cao và ít coi trọng uy tín bản thân, thêm vào đó là những ràng buộc rời rạc về hợp đồng, họ có thể coi Event của bạn như một cuộc tập dượt khả năng, một cuộc dạo chơi, hay một cơ hội kiếm thêm thu nhập. Bằng thói làm việc ngẫu hứng, thiếu trách nhiệm, bạn có thể một mặt phải cố gắng đốc thúc họ làm việc, một mặt phải cố gắng động viên, khích lệ họ nếu không muốn đến giờ G, tất cả đều buông tay không làm nữa để mặc bạn phải ôm một mớ hỗn độn.
Khi làm việc với các freelancer, hãy coi họ như một team và trao đổi công việc chung trong team. Hãy chia sẻ thông tin và cho họ biết họ làm điều đó để phục vụ mục đích gì, đừng úp úp mở mở coi mọi thông tin lớn nhỏ như là bí mật kinh doanh của công ty, họ là người ngoài không cần biết hay chỉ cần là thiên lôi chỉ đâu đánh đó, điều này sẽ làm giảm bớt trách nhiệm và sự nhiệt tình của họ. Ngoài ra, nếu bạn đã cảm thấy ưng ý với những cộng sự thời vụ đó rồi, hãy duy trì cộng tác với họ cho những Event tiếp theo của bạn, chắc chắn bạn sẽ có một đội ngũ quen việc và hợp rơ hơn.
Event Agency - giải pháp "một đầu mối"
Tuy vậy, nhiều người lại chọn cách ít mạo hiểm hơn, đó là giao mọi việc từ A tới Z cho một bên thứ ba, và mọi thứ sẽ tập trung về một đầu mối duy nhất.
Một Agency thường cố gắng tổ chức Event với sự thể hiện cao nhất về năng lực và uy tín nhằm giữ chân khách hàng, thông thường họ sẽ cố gắng hết sức làm những điều tốt nhất cho bạn.Về năng lực và kinh nghiệm của Agency thì thường là có thể tin tưởng được. Nhất là khi bạn tổ chức một Event ở tỉnh khác, thì một Agency địa phương với sự am hiểu, thông thạo về địa phương mình có thể giúp bạn tổ chức một Event với ít bỡ ngỡ nhất.
Việc thuê mướn Agency cũng khiến cho bạn phải đầu tư một khoản ngân sách không nhỏ so với việc tự sắp xếp thực hiện, tuy nhiên khoản chi này chỉ duy nhất một lần (tất nhiên là không tính các phát sinh mà bạn yêu cầu thêm), ngoài ra, nếu chất lượng Event không như yêu cầu, Agency còn phải bồi thường hợp đồng cho bạn. Trong khi đó, việc thuê mướn freelancer có thể phát sinh những chi phí mà bạn chưa lường trước. Chẳng hạn thời gian làm việc hay khối lượng công việc nhiều hơn dự kiến khiến bạn phải trả thêm tiền cho freelancer, chi phí thưởng khuyến khích cho những người làm tốt, chi phí đãi tiệc khao quân sau Event..., trong khi đó nếu họ làm không tốt khiến Event của bạn bị đổ bể thì điều bạn chỉ có thể làm được một việc là từ chối trả lương hay trừ lương của họ.
Ngoài ra, pháp nhân được luật pháp công nhận của Agency khiến bạn có thể an tâm giao cho họ những Event tiền tỉ, ràng buộc chặt chẽ về hợp đồng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng..., điều mà những người làm freelancer khó có thể cung cấp cho bạn.
Tuy vậy, đôi khi Agency không hiểu ý bạn, họ đưa ra những cách làm không đáp ứng đúng mong muốn của công ty. Một số công ty tổ chức Event thậm chí còn thích bày vẽ thêm nhiều hạng mục để khách hàng chi thêm nhiều tiền, điều này cũng gây ít nhiều khó chịu cho các thượng đế.