Làm thế nào để tổ chức một sự kiện (Phần 2)
Mời nhà tài trợ tham gia sự kiện tưởng chừng như là một việc đơn giản nhưng lại yêu cầu nhiều công đoạn và công việc khác nhau. Chúng tôi xin tổng hợp vài cách để mời nhà tài trợ tham gia sự kiện.
Mời các nhà tài trợ tham gia sự kiện
Kêu gọi các nhà tài trợ tham gia vào 1 sự kiện sẽ giúp tăng uy tín cho sự kiện đó, cũng như giảm chi phí tổ chức sự kiện. Các nhà tài trợ cũng giúp bạn tiếp thị, gián tiếp hay trực tiếp bằng cách quảng bá sự kiện đến khách hàng của họ. Ngoài ra, vài nhà tài trợ có thể hỗ trợ bạn nơi tổ chức sự kiện thay cho việc đóng góp tiền mặt, điều đó cũng giúp bạn đỡ bớt công đoạn thuê mặt bằng. Một số nhà tài trợ yêu cầu truyền tải 1 thông điệp ngắn của công ty họ trong suốt sự kiện. Những người khác thì tặng sản phẩm mẫu cho khách tham gia.
Quản lý nhân sự và làm việc chặt chẽ với diễn giả tại sự kiện
Một hội thảo sẽ không thành công nếu không có người điều hành, cũng như không có diễn giả chia sẻ kiến thức của họ với người tham dự. Hãy mời diễn giả nổi tiếng, và những diễn giả có thể cung cấp cho người tham gia những thông tin liên quan đến công việc, ngành nghề kinh doanh của họ, hay những chủ đề mà họ yêu thích. Giúp các diễn giả chuẩn bị trước và làm việc cùng họ trong việc thuyết trình trên Power Point cũng như thông báo cho họ biết trước quy trình tổ chức sự kiện, công tác hậu cần, thời gian và số lượng người tham gia. Kiểm tra trước tất cả các yêu cầu đặc biệt từ các diễn giả, ví dụ như máy chiếu, micro dự phòng dùng trong mục hỏi đáp trả lời.
Tất cả các sự kiện đòi hỏi 1 đội ngũ giỏi để xử lý các công việc như hướng dẫn chỗ ngồi, đăng ký, dịch vụ khách hàng và quản lý tài chính. Đội ngũ nhân sự cần phải làm quen trước bất kì giao thức sự kiện để hạn chế sự lúng túng và sai sót. Điều này đảm bảo lịch trình chi tiết sự kiện đã chuẩn bị trước được trôi chảy với từng vị trí, vai trò của từng người. Lý tưởng nhất là nên có 1 người quản lý dự án điều khiển cả đội và đảm bảo rằng mọi người thực hiện công việc của họ 1 cách hiệu quả. Bên cạnh đó, người quản lý dự án cũng nên được ủy quyền để làm việc với tất cả các bên như bên cho thuê địa điểm, các nhà tài trợ.
Ngày sự kiện diễn ra – Chuẩn bị, đăng ký, hướng dẫn và phản hồi
Kế hoạch cho sự kiện và sự chuẩn bị chiếm đến 80% tổng số công việc liên quan, trong khi toàn bộ sự kiện diễn ra chỉ trong vài giờ hoặc vài ngày. Một ngày trước ngày sự kiện diễn ra, hãy đến địa điểm tổ chức kiểm tra một lượt để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đã đúng vị trí tùy theo các yêu cầu đặc biệt. Hệ thống máy móc như mic-ro, máy chiếu, đầu máy – tv đều phải được kiểm tra để chắc chắn chúng hoạt động tốt. Nên có danh sách các thứ cần chuẩn bị và chuyển tất cả vật dụng cần có đến địa điểm tổ chức ít nhất là 1 ngày trước sự kiện diễn ra. Nhân viên trong đội nên được cử đến địa điểm để chuẩn bị trước các thứ, như thiết lập các gian hàng, trang trí, dán poster trước ngày diễn ra sự kiện.
Trong ngày diễn ra sự kiện, nhân viên nên có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện ít nhất 1 tiếng rưỡi trước khi khai mạc. Họ cũng nên thường xuyên báo lại với cấp trên và sẵn sàng đón tiếp khách tham dự trước nửa tiếng theo lịch trình. Việc đăng ký phải được thực hiện tại cửa để đảm bảo an ninh. Thẻ tên, quà tặng và thời gian biểu của sự kiện và tờ rơi cũng nên được phát ngay lúc đó, và sau đó thì người hướng dẫn sẽ dẫn khách đến chỗ ngồi của họ trong hội trường.
Nhân viên cũng chịu trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin và lời khuyên cho khách tham dự trong suốt sự kiện. Cuối cùng, các phiếu khảo sát nên được phân phát cho khách tham dự và thu lại để đánh giá mức độ hài lòng về sự kiện. Điều này giúp bạn thu được những điểm mấu chốt, những ý tưởng và lời khuyên để cải thiện trong các quy trình tổ chức sự kiện trong tương lai.
>> Mời các bạn xem lại phần 1 tại đây.