Event coordinator là gì?
Để tổ chức một sự kiện thành công thì không chỉ cần nỗ lực của một cá nhân, một tổ chức mà cần sự phối hợp của rất nhiều người bao gồm cả ban tổ chức sự kiện, nhà cung cấp … và người đứng ra điều phối tất cả các việc đó được gọi là event coordinator.
Event coordinator (hay còn gọi là Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một sự kiện kể cả việc quản lý các nhà cung ứng.
Người điều phối viên tổ chức sự kiện thường làm việc tại đâu?
Thường các điều phối viên tổ chức sự kiện làm việc như một freelancer hay một vài người làm việc như nhân viên chính thức của một tổ chức hay công ty, và những người khác thì làm việc như những cố vấn cho chương trình. Tất cả các loại sự kiện từ đơn giản như đám cưới, chuyến đi team building cho công ty hay phức tạp như sự kiện ca nhạc tầm cỡ quốc gia … đều cần đến sự tham gia của người điều phối viên tổ chức sự kiện.
Trách nhiệm của người điều phối
Điều phối viên tổ chức sự kiện quản lý tất cả các khía cạnh của sự kiện từ tính toán và chuẩn bị kinh phí cho sự kiện đã đề xuất, lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, sắp xếp thời gian của sự kiện cho đến lựa chọn loa và các phương tiện giải trí, lựa chọn nhà cung cấp thiết bị và sắp xếp chỗ ở cho những người tham dự và khách mời của sự kiện.
Công việc của người điều phối trong quy trình marketing
Một trong những nhiệm vụ chính trong việc marketing của điều phối viên tổ chức sự kiện là sản xuất và phân phối các tài liệu marketing như thư mời, thông báo quảng cáo và tờ rơi cũng như sắp xếp phương tiện vận chuyển. Không chỉ việc sắp xếp mà còn set up sự kiện và tổ chức việc set up cũng là những phần rất quan trọng mà người điều phối viên tổ chức sự kiện cần thực hiện trong quy trình marketing.
Yêu cầu đối với một điều phối viên
Điều phối viên tổ chức sự kiện tốt nhất nên có bằng cử nhân trong các ngành marketing, quan hệ công chúng, kinh doanh, truyền thông hay quản trị khách sạn. Theo mô tả công việc của điều phối viên sự kiện thì kỹ năng cần thiết là những kỹ năng rất thực tế để tương tác với nhiều người như khách hàng, nhà cung cấp, cấp quản lý và khách dự sự kiện. Khả năng làm việc dưới áp lực cao và khả năng làm việc theo những deadline nghiêm ngặt có thể tạo nên nhiều cơ hội nghề nghiệp cho người điều phối sự kiện trong tương lai.
Nghề điều phối sự kiện không phải là một công việc dễ dàng và nhẹ nhàng, công việc này yêu cầu khả năng chịu được áp lực cao cũng như khả năng làm việc dưới cường độ cao để theo được những deadline rất sát và dày đặc. Tuy nhiên, đây là một nghề năng động và phần nào cũng thường xuyên mang lại những cảm giác thú vị cho người thực hiện sau khi tổ chức một sự kiện thành công.