Xử lý than phiền của khách hàng trên mạng xã hội
Truyền thông xã hội có thể làm cho những lời than phiền của khách hàng lan nhanh hơn và rộng hơn bất cứ kênh thông tin nào khác.
Việc doanh nghiệp không phản hồi kịp thời một lời than phiền của khách hàng trên Twitter cũng tương tự như việc cúp ngang điện thoại khi khách hàng gọi đến để than phiền. Việc giải quyết thỏa đáng các than phiền của khách hàng cũng đóng một vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp, dù cho doanh nghiệp có quy mô như thế nào.
Theo Dave Kerpen, Tổng giám đốc của Likeable Local, đồng sáng lập kiêm Chủ tịch của Likeable Media, tác giả của cuốn sách được tờThe New York Times đánh giá thuộc hàng bán chạy Likeable Social Media and Likeable Business (tạm dịch: Để kinh doanh thành công và được khách hàng yêu mến trên truyền thông xã hội), doanh nghiệp có thể biến lời than phiền của khách hàng trên truyền thông xã hội thành những trải nghiệm tích cực cho họ bằng cách thực hiện hai nguyên tắc sau đây.
1. Không được xóa (Do not delete – DND)
Không nên xóa bất cứ những lời than phiền nào về doanh nghiệp được đăng tải trực tuyến trên các mạng truyền thông xã hội, dù cho những lời than phiền đó có gay gắt đến đâu (trừ khi đó là những lời nói không phù hợp với thuần phong mỹ tục hay lạm dụng thông tin cá nhân của các nhân viên). Xóa một lời than phiền của khách hàng được tăng tải trên trang nhật ký điện tử hay Facebook của doanh nghiệp là một cách làm đi ngược lại với tinh thần dịch vụ khách hàng tốt.
Việc này cũng đồng nghĩa là doanh nghiệp muốn nói với khách hàng rằng họ không phải là người quan trọng và chỉ khiến họ tìm đến những diễn đàn trực tuyến khác để “tuôn” ra hết những nỗi bực dọc của mình. Kerpen khuyên, thay vì xóa đi những lời than phiền của khách hàng, doanh nghiệp nên làm theo nguyên tắc sau đây.
2. LAST (Viết tắt của các từ “Listen” – lắng nghe, “Apologize” – xin lỗi, “Solve” – giải quyết vấn đề và “Thank” – cảm ơn)
Lắng nghe
Hãy sử dụng trang web xã hội để lắng nghe những lời than phiền của khách hàng được gửi đến cho doanh nghiệp một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Hãy tìm tên của doanh nghiệp trên Twitter và chủ động kiểm tra Facebook hay trang nhật ký điện tử của doanh nghiệp cũng như bất cứ diễn đàn trực tuyến nào khác mà doanh nghiệp đang tham gia. Hãy để ý đến tất cả những địa chỉ trực tuyến khác mà khách hàng có thể nói về doanh nghiệp ở đó, từ đó kiểm soát mọi than phiền của khách hàng và giải quyết chúng.
Xin lỗi
Theo Kerpen, đây chính là cơ hội để doanh nghiệp “tỏa sáng”. Kerpen khuyên doanh nghiệp hãy xem lời than phiền của khách hàng như một cơ hội để thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc phản hồi và xử lý các yêu cầu của họ. Ai cũng có thể phạm lỗi và khách hàng cũng hiểu điều đó. Điều mà họ thật sự muốn nhìn thấy được là việc doanh nghiệp thật sự muốn khắc phục sai lầm của mình khi điều đó xảy ra. Việc ai sai, ai đúng không quan trọng mà điều có ý nghĩa hơn chính là cảm giác của khách hàng.
Vì vậy, hãy sẵn sàng nói “xin lỗi” (nếu dùng tiếng Anh thì nên dùng “I’m sorry” vì câu này nghe gần gũi và mang tính cá nhân hơn là “I apologize” hoặc “Our apologies”), sau đó thể hiện sự đồng cảm với khách hàng (hiểu được vì sao khách hàng nổi giận) và đưa ra cách giải quyết vấn đề cho khách hàng một cách riêng tư. Cách làm này sẽ giúp cho tình hình trở nên bớt căng thẳng và nghiêm trọng, đồng thời thể hiện rằng doanh nghiệp đang thật sự quan tâm đến khách hàng.
Chẳng hạn, nếu một khách hàng tên X. than phiền trên trang nhật ký điện tử hay Facebook của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp có thể phản hồi như sau: “Tôi rất xin lỗi ông X. vì ông đã gặp phải sự cố như vậy. Tôi hiểu điều này quả là rất tồi tệ. Chúng tôi đã gửi riêng cho ông một tin nhắn/ thư điện tử để giúp ông giải quyết vấn đề này”.
Giải quyết vấn đề
Việc xin lỗi khách hàng sẽ không có ý nghĩa gì nếu doanh nghiệp không giải quyết được vấn đề cho họ. Doanh nghiệp cần phải xây dựng được văn hóa hướng đến khách hàng và cố gắng giải quyết mọi vấn đề cho khách hàng, trong bất cứ tình huống nào. Có thể khắc phục các sự cố bằng nhiều cách khác nhau như hoàn tiền cho khách hàng, thay thế sản phẩm mới, tặng thêm nhiều chương trình ưu đãi khác… Kerpen nhắc doanh nghiệp rằng dù cho khắc phục sự cố bằng bất cứ hình thức nào thì cũng phải làm cho đến khi khách hàng hài lòng mới thôi.
Cảm ơn khách hàng
Nên xem lời than phiền của khách hàng là một món quà tặng. Đó là cơ hội để doanh nghiệp giải quyết vấn đề, tìm ra cách cải thiện hoạt động và thể hiện sự quan tâm đến khách hàng. Do vậy, nên cảm ơn những khách hàng đã nói ra các vấn đề vướng mắc hay bức xúc. Cách hành xử như thế không chỉ chứng minh được sự quan tâm của doanh nghiệp đến khách hàng mà còn có thể làm cho họ trở thành những khách hàng trung thành của doanh nghiệp sau này.