Những điều nên làm khi sử dụng phương tiện truyền thông trong quá trình tổ chức sự kiện
Truyền thông xã hội mang đến nhiều cơ hội cho người tổ chức sự kiện thúc đẩy sự gắn kết giữa nhà tài trợ, sản phẩm và khách hàng; thu hút thêm nhiều khách tham dự và xây dựng một cộng đồng trực tuyến trong tất cả các giai đoạn của quá trình tổ chức sự kiện.
Từ việc giám sát đến đo lường, truyền thông xã hội không phải là một sân chơi dễ dàng để điều khiển. Eventchannel xin được chia sẻ cùng các bạn những điều nên làm khi sử dụng phương tiện truyền thông trong quá trình tổ chức sự kiện.
1. Trước khi tổ chức sự kiện
* Xác định đối tượng khách
Bạn cần xác định xem đối tượng khách mời mục tiêu của bạn hay các nhà tài trợ tiềm năng thường tham gia mạng xã hội nào nhiều nhất (Facebook, Linkeln, Twitter ,,,) Cần phải hiểu rõ thông tin của khách mới để chọn mạng xã hội thích hợp cho việc đăng tải thông tin hiệu quả.
* Chọn những phương tiện thích hợp nhất với nhu cầu của bạn
Đánh giá những công việ ưu tiên cần phải làm, sử dụng các phần mềm hay bảng biểu để theo dõi (ví dụ: Grant Chart) để theo dõi tiến độ của việc tổ chức. Nếu bạn có sẵn một nhóm chuyên theo dõi và làm công tác truyền thông xã hội thì hãy xem xét việc chọn một công cụ hỗ trợ như Sprout Social để giữ tất cả mọi người trên cùng một trang dù họ có sử dụng những mạng xã hội khác nhau đi nữa.
2. Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện
* Chọn một người giám sát mạng truyền thông xã hội.
Hãy đề cử một thành viên trong nhóm chuyên phụ trách việc theo dõi cập nhật thông tin sự kiện và trả lời các câu hỏi của khách tham dự trên các trang mạng xã hội. Và quan trọng nhất là phải chắc rằng khách hàng luôn được cập nhật thông tin mới nhất.
* Thúc đẩy sự gắn kết.
Gia tăng trải nghiệm sự kiện trực tiếp bằng cách tạo ra những cơ hội tham gia dễ dàng cho khách mời thường online trên mạng. Thiết lập bộ hình ảnh trên Flickr cho sự kiện, và khuyến khích khách tham dự chụp hình và đăng tải chúng lên album cộng đồng này. Đưa ra các giải thưởng cho hình ảnh đẹp nhất chẳng hạn. Đó chính là cách duy trì và tạo sự gắn kết hơn với cộng đồng và khách tham dự.
3. Sau khi tổ chức sự kiện
* Cập nhật thông tin sau sự kiện
Cập nhật cho mạng cộng đồng online của bạn thông tin về sự kiện, hội nghị và phải nhân rộng thông tin càng nhiều càng tốt. Vì mục tiêu chính ở đây là thông tin không chỉ đến với những người đã tham gia mà còn đến với cả những người đã không có mặt trong sự kiện. Sự đăng tải thông tin càng súc tích, hình ảnh hóa và thu hút thì sẽ càng khiến những người chưa tham gia háo hức chờ đón sự kiện tiếp theo của bạn.
* Đánh giá sơ bộ hiệu quả của sự kiện thông qua các kênh truyền thông xã hội.
Các trang mạng như facebook, twitter … có hỗ trợ các chức năng theo dõi và đánh giá lượt truy cập trực tuyến, tham gia bình luận. Vì vậy, đừng quên tận dụng lợi thế này.
Tóm lại, người tổ chức sự kiện sử dụng truyền thông để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng mục tiêu, kết nối cộng đồng và duy trì sự kết nối để việc trao đổi qua lại trực tuyến có ý nghĩa hơn.