Những yếu tố cơ bản của lập ngân sách sự kiện
Kế hoạch ngân sách sự kiện
Khách hàng thường không bao giờ cung cấp cho bạn một ngân sách chính xác - họ thường dùng những cách để thoái thác việc công bố ngân sách như "Ngân sách mở" hoặc "Trong khoảng từ $8000 - $10.000". Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đưa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với họ. Khoản chi phí lớn nhất thông thường trong một kế hoạch về ngân sách là đia điểm, kế tiếp là ăn uống và ở Việt Nam thì chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật,...) cũng là một khoản chi phí đáng kể.
Tìm kiếm nhà tài trợ
Thông thường, đối với các sự kiện cộng đồng, việc tìm kiếm nhà tài trợ là rất quan trọng. Bởi vì những sự kiện này thường theo hướng phi lợi nhuận. Có được tài trợ từ các đơn vị sẽ giúp cho bạn có chi phí để thực hiện chương trình, đồng thời Nhà tài trợ cũng có cơ hội quảng bá cho thương hiệu của mình.
Chọn ngày tổ chức sự kiện
Chọn ngày để tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố cần lưu ý. Nếu làm cho khách hàng, hãy tư vấn cho họ, trong điều kiện cho phép hãy khôn ngoan lựa chọn tổ chức sự kiện giữa tuần, chi phí sẽ thấp hơn đáng kể hơn so với một buổi tối cuối tuần.
Còn đối với các sự kiện cộng đồng, bạn cũng lựa chọn ngày phù hợp, ít nhất là không trùng với các ngày lễ lớn khi mà có hàng ngàn sự kiện khác diễn ra. Nhưng cũng phải dựa vào chủ đề nào đó để xây dựng nội dung cho sự kiện, bạn không thể chào cho Nhà tài trợ một sự kiện vô thưởng vô phạt không nhằm mục đích nào và cũng không có cơ hội cho họ được quảng bá.
Ngoài ra, lưu ý thêm về yếu tố thời tiết. Thời điểm diễn ra sự kiện có phải là mùa mưa hay không, để có các phương án dự phòng.
Chọn địa điểm cho sự kiện
Khi bạn quyết định lựa chọn địa điểm, bạn cần phải tìm ra những gì sự kiện này đòi hỏi. Đầu tiên, địa điểm tổ chức đủ người không? Nếu có chương trình ca nhạc, liệu âm thanh hay điều kiện tại khán phòng của địa điểm có thích hợp cho sự kiện đó hay không? Ánh sáng có đủ hay không, nếu mang thêm vào thì có chỗ treo gắn hay không, hoặc bãi giữ xe có đủ chỗ chứa nếu có quá nhiều xe hơi, bãi xe back up có xa địa điểm tổ chức hay không?...
Lựa chọn tiệc phù hợp cho sự kiện
Tiệc set menu (ngồi theo bàn tròn) hay buffet (tiệc đứng), BBQ (tiệc nướng ngoài trời),...cũng cần được lựa chọn tùy theo đối tượng khách mời tham gia. Nếu đa phần khách là người nước ngoài hoặc người trẻ thì bạn có thể chọn buổi tiệc buffet để tạo không khí thoải mái và "net working" tốt hơn. Nhưng nếu khách tham dự đa số là những người trung niên, kiểu truyền thống thì bạn nên chọn tiệc set menu để họ được phục vụ sẽ khiến họ hài lòng hơn.
Nếu chọn buffet, bạn nên lưu ý đặt ít hơn so với số lượng người tham dự, vì theo kinh nghiệm người viết thì số lượng thức ăn sẽ luôn dư ra sau buổi tiệc. Nếu có 100 khách thì bạn chỉ nên đặt cho 90 người là đủ.
Với tiệc set menu, bạn cần phải chắc chắn về số lượng với khách sạn/nhà hàng, vì thông thường họ chỉ dự phòng cho bạn từ 1 - 2 bàn, nếu khách phát sinh sẽ rất khó để phục vụ. Đặc biệt với các món ăn đắt tiền, số lượng sẽ đúng với số người bạn đặt mà không có thêm.
Giải trí văn nghệ
Đây là một khoản chiếm chi phí khá lờn của một sự kiện. Bạn có thể cân nhắc, tư vấn cho khách hàng những phương án tốt nhất, tiết kiệm nhất. Ví dụ, ở miền Nam họ sẽ có xu hướng thích ca sĩ tại đây hơn, thay vì phải mời một ca sĩ nổi tiếng ở Hà Nội vào thì bạn có thể lựa chọn một ca sĩ ngay ở TPHCM sẽ tiết kiệm chi phí di chuyển, ăn ở cho ca sĩ.
Hoặc nếu bạn tổ chức sự kiện cần 2 MC, bạn có thể mời một MC chuyên nghiệp và một MC ít chuyên nghiệp hơn, hai người sẽ có thể tung hứng với nhau để dẫn dắt chương trình, không nhất thiết phải mời 2 ngôi sao dẫn chương trình đến rồi trả chi phí trên trời.
Tương tự vậy, nếu bạn muốn tiết mục múa trong chương trình, hãy tận dụng một tiết mục mở màn và thuê họ phụ họa cho ca sĩ nếu có thể, bạn sẽ đỡ phải thuê thêm vũ đoàn minh họa