Kỹ năng xác định nhu cầu của khách hàng
Trong tổ chức sự kiện, đôi khi, bạn sẽ nhận được nhiều ý tưởng "điên rồ" và yêu cầu vô lý từ khách hàng. Có thể họ không có kinh nghiệm thực hiện các sự kiện để hiểu được khó khăn trong việc sản xuất/thực hiện, nên họ cho rằng điều đó là khả thi. Nhưng agency không bao giờ được nói "Không" với khách hàng. Vậy thì làm thế nào khi khách hàng có những yêu cầu như trên? Có thể trong các ý tưởng điên rồ đó là mong muốn sâu xa của họ mà người làm sự kiện tinh tế cần nắm bắt và giải đáp.
Thông thường những người làm kế hoạch cho một sự kiện và khách hàng có thể tìm một giải pháp khả dĩ nhất để làm cho ý tưởng trở nên khả thi trong khi vẫn giữ được sự sáng tạo. Dưới đây là một số kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng.
Đôi khi phải tinh tế để nắm bắt mong muốn từ những yêu cầu "trời ơi" từ khách hàng
"Đọc" khách hàng của bạn
Đọc một khách hàng là một kỹ năng quan trọng mà bạn sẽ có được khi bạn có được những kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Đọc suy nghĩ của khách hàng tức là tinh tế nắm bắt các đầu mối, thông tin từ các trao đổi của khách hàng. Các đầu mối này có thể hỗ trợ bạn trong việc cải thiện kinh nghiệm khách hàng của bạn.
Ví dụ, nếu bạn đang gặp một khách hàng tiềm năng và cực kì kĩ lưỡng trong việc cân nhắc các khoản chi phí, kiểm tra từng chi phí thâm chí khảo sát giá của chiếc hoa cài áo, nhưng qua đó bạn có thể hiểu đây là một khách hàng thực sự có nhu cầu thực hiện sự kiện. Vì vậy, thực hiện một bảng dự toán đơn giản, tránh rườm rà và các hạng mục sát với thực tế là một cách chắc chắn để khách hàng chấp nhận đề xuất của bạn. Cùng cấp ra quyết định trực quan sẽ chỉ có lợi cho bạn và khách hàng của bạn thông qua các giai đoạn lập kế hoạch.
Những chi tiết nhỏ nhưng lại là mong muốn sâu xa của khách hàng một khi được thực hiện thì họ sẽ cảm thấy vô cùng hài lòng.
Xử lý thông tin
Sau cuộc họp ban đầu của bạn với một khách hàng tiềm năng, hãy ghi chú tất cả những chi tiết mà khách hàng nêu lên, có thể những chi tiết nhỏ nhưng nếu bỏ lỡ sẽ gây ảnh hưởng lớn đến cả sự kiện. Và khi làm tất cả các công đoạn cho môt event thì hãy nhớ xem lại những ghi chú này. Một bảo tàng nghệ thuật cao cấp có thể không là một vị trí lý tưởng cho buổi tiệc tri ân nhân viên công ty cùng thân quyến của họ với một số đông trẻ em được người lớn dắt theo trên danh sách khách mời. Hay một thực đơn đề nghị với các món thịt bò, thịt heo và thịt gà có thể không hấp dẫn đối với một buổi tiệc mà đa phần là những người lớn tuổi ăn chay hoặc những người thuộc type quan tâm đến sức khỏe, sợ tăng cholesterol chẳng hạn.
Bạn có nhiều cách để lấy thông tin từ khách hàng của bạn. Một số thông tin sẽ đến trong các yêu cầu chính về chương trình, trong khi các thông tin khác sẽ khó khăn hơn để giải mã. Mọi thông tin mà khách hàng đưa ra đều có giá trị, không có ý kiến nào được xem là không quan trọng được đưa ra từ phía khách hàng.
Và thực hiện
Sau khi đọc được yêu cầu của khách hàng, xử lý các thông tin và mọi đề xuất của bạn được thông qua thì bạn chỉ còn phải thực hiện sao cho thật tốt trong sự kiện, để lại ấn tượng tốt đẹp với khách hàng từ lúc nhận brief cho đến khi chương trình hoàn tất.
Việc xác định được yêu cầu của khách hàng rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, hãy cố gắng lắng nghe họ bằng cả sự quan tâm và muốn giúp đỡ họ thật lòng, chứ đừng chăm chăm với suy nghĩ là sẽ làm theo những gì họ muốn thể hiện qua lời nói. Một dịch vụ hoàn hảo là làm cho khách hàng đạt được trên mức hài lòng. Chúc bạn thành công.