Mô tả công việc của một người tổ chức sự kiện
Một góc nhìn khác về công việc của người làm công tác tổ chức và lên kế hoạch cho sự kiện. Công việc của họ bao gồm từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Tuy nhiên, dưới áp lực lớn thì đây là một công việc đầy thú vị và năng động.
Một người lập kế hoạch sự kiện hoặc phụ trách tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho tất cả các các công việc của lập kế hoạch, tổ chức và sau thông qua trên tất cả các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. những người lập kế hoạch sự kiện giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa agency và client, cho đến hậu cần, mua sắm, thuê mướn tất cả các dịch vụ và các sản phẩm có liên quan đến.
Sáng tạo Thông điệp
Bất kỳ sự kiện hội nghị, hay cuộc họp nào, các bước lập kế hoạch đầu tiên xoay quanh thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Trách nhiệm đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và diễn giả, cho đến tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh thông điệp - chủ đề chính của chương trình.
Kỹ năng lập Ngân sách
Cùng với chủ đề, ngân sách của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.
Lựa chọn Địa điểm
Những người làm công tác tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Các nhà tổ chức phải đưa vào yêu cầu xem xét sự kiện bao gồm cả kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet khi lựa chọn một địa điểm.
Người làm công việc tổ chức sự kiện còn phải có kỹ năng lựa chọn địa điểm phù hợp
Quản lý Hậu cần
Sau khi xác định được thông điệp, ngân sách và lựa chọn địa điểm phù hợp, kế hoạch sự kiện phải tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.
Kỹ năng Báo cáo
Một người làm tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.
Năng lực người tổ chức
Một người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ được định hướng chi tiết theo các tiêu chí: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.
Môi trường làm việc
Người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Họ làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,...