Thuê mướn nhân sự cho một sự kiện
Freelancer
Các freelancer thường tham gia trong event với nhiều vai trò, đôi khi là đi từ đầu dự án, từ lúc gặp khách hàng và trình bày ý tưởng cho đến khi thực hiện và event hoàn thành, hoặc chỉ trong một giai đoạn nào đó: có thể là freelance cho việc sáng tạo ý tưởng, viết kế hoạch hoặc tham gia trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, hay chỉ chạy trong ngày event diễn ra.
Freelancer thường là những người có kinh nghiệm và có thể nói là đủ "cứng tay" để đảm nhận những vai trò như người lên kế hoạch chính hay là người phụ trách, điều phối cho một sự kiễn diễn ra. Những người này cũng đủ khả năng để ứng phó với các sự cố trong chương trình và giải quyết một cách tốt nhất có thể.
Chi phí một agency trả cho freelancer cũng tùy thuộc vào phần việc của người ấy phụ trách, thông thường, nếu đảm nhận từ đầu cho đến cuối một dự án, một freelancer sẽ nhận từ 30 - 40% trên tổng lợi nhuận từ dự án. Nếu các phần việc ít lại thì số tiền cũng theo tỉ lệ khối lượng công việc.
Helper
Nếu như cũng làm part-time cho một sự kiện, nhưng Freelancer đảm nhận vai trò quản lý sự kiện, thì helper là những người hỗ trợ trong các công việc cụ thể. Thông thường, người ta hay coi helper là những "chân sai vặt" trong event, nhưng thực ra vai trò của những nhân sự này cũng không kém phần quan trọng và đòi hỏi phải có một số kĩ năng như chu đáo, cẩn thận và tập trung trong khi sự kiện diễn ra. Thử tượng tượng khi sự kiện đang diễn ra thì thiếu một vài vật dụng cần thiết, nhờ cậu helper đi mua, cả nửa tiếng sau mới đủng đỉnh quay lại và thiếu món này, dư món kia. Lúc ấy, có là người bình tĩnh đến mấy cũng không tránh khỏi nổi giận. Ở các sự kiện nhỏ, với ít nhân sự thì helper còn đóng vai trò là một phần trong những người điều hành một event nữa. Vì vậy, ngày từ đầu, hãy tìm những helper biết việc, nhanh nhẹn để hỗ trợ chúng ta trong các sự kiện của mình.
Chi phí thuê helper cũng tùy thuộc vào các công việc của họ. Nhưng với một sự kiện khoảng 1 buổi, có rehearsal thì mức phí trả cho helper là 300k - 500k/người, những sự kiện dài ngày, có di chuyển hoặc đòi hỏi trách nhiệm cao hơn thì mức này có thể được nâng lên tùy thuộc vào agency.
PB/PG
Đội ngũ này thường được ví như "Thiên lôi" - chỉ đâu đánh đó, nên bạn đừng kỳ vọng sẽ nhờ họ giúp mình các công việc trong event. Hãy giao công việc và chỉ định rõ ràng họ phải làm gì, ví dụ với những PGs có nhiệm vụ đón khách, hãy hướng dẫn cho họ rằng "em phải xin namecard của khách, sau đó cài hoa vào bên trái của khách và chỉ cài ngoài áo vest thôi", chứ đừng nói "em xin name card rồi cài hoa lên áo cho khách", đến lúc khách vào thì sẽ thấy người được cài hoa bên trái, người đuọc cài bên phải, và các bạn PGs thậm chí còn luồn kim băng xuyên vào lớp áo bên trong của khách nữa. Đây chỉ là một ví dụ đơn cử, đôi khi, có những đội ngũ PG, PB được huấn luyện tốt thì họ vẫn rất linh động và hỗ trợ bạn nhiều trong công việc, nhưng muốn các công việc được chu đáo thì tốt nhất là mọi thông tin nên rõ ràng.
Mức lương trả cho các PG/PB cũng phụ thuộc vào tính chất công việc, ví dụ nếu tự thuê PG cho sự kiện làm ngoài trời, phải đứng ngoài nắng thì mức lương cho một PG làm khoảng 4 tiếng sẽ từ 150k - 180k/người, ở trong nhà thì mức này có thể dao động từ 120k - 150k/người. Với các yêu cầu khác về ngoại hình như cao trên 1m65 hay trên 1m7 thì mức lương phải trả cũng theo đó mà tăng lên từ 200 - 250k/người hoặc hơn.
Đối với những đội ngũ PG/PB cần có những công việc cụ thể để tránh sai sót ngoài ý muốn
Bảo vệ, vệ sĩ
Với những sự kiện tập trung đông người, bạn sẽ cần đến lực lượng bảo vệ. Thường thì khi thuê địa điểm, họ sẽ có luôn dịch vụ bảo vệ đi kèm, nhưng nếu sự kiện quá đông, cần lực lượng bảo vệ hùng hậu thì bạn cần liên hệ với các dịch vụ bảo vệ để nhờ họ cung cấp. Giá cả cho dịch vụ này phụ thuộc vào số lượng bạn cần và quy mô của sự kiện, hãy liên hệ với một vài nhà cung cấp để có báo giá tốt nhất cho bạn.
Quay phim, chụp hình
Khi thuê mướn quay phim, chụp hình, nếu may mắn bạn sẽ gặp được những người có kinh nghiệm đi quay, chụp hình cho sự kiện, họ sẽ biết cách làm sao để có những góc quay, góc ảnh đẹp và giá trị. Nhưng nếu không may, có những người không biết lúc nào cần quay, cần chụp, bởi vì lúc đáng lẽ cần họ ở đó thì họ lại bận quay ở một góc khác. Tốt nhất, bạn nên đưa cho họ kịch bản sơ lược và lưu ý với họ những mốc thời gian quan trọng (ví dụ giám đốc phát biểu, khui champagne,...) để họ làm gì thì làm, những lúc cần ghi lại hình ảnh thì họ phải có mặt ở đó. Chi phí cho quay phim vào khoảng 1,5 triệu - 2 triệu/show. Chụp hình từ 1,2 - 1,5 triệu/show. Nếu bạn có mối quan hệ tốt, thậm chí có thể thuê với giá thấp hơn nhưng vẫn có thợ chụp rất đẹp và chất lượng.
Khác
Bạn làm một sự kiện ở một trường học, và để có điện cho nhà thi công dàn dựng thì bạn phải liên hệ với người phụ trách hệ thống điện (thông thường là bảo vệ), hoặc bạn cần làm sạch sân trường để sắp xếp bàn ghế, mà người của bạn còn phải lo hàng chục thứ công chuyện khác, trong những trường hợp này, bạn cần đến sự hỗ trợ của những ngườin hư bảo vệ, tạp vụ tại đụa điểm đó, và để thuê họ thì bạn phải trả một khoản phí nho nhỏ, nhớ những chi tiết này để liệt kê trong bảng dự trù kinh phí, nếu không muốn bỏ tiền túi ra để trả.