Quản lý Traffic Flow trong tổ chức Event
Trong một lớp học về tổ chức sự kiện tại Việt Nam, người giảng viên - vốn là một Event Manager có kinh nghiệm lâu năm ở Mỹ mở cửa bước vào, hàng loạt học viên kéo ghế dạt ra nhường chỗ cho bà. Bà đã phát biểu "Các anh chị đã thất bại ngay trong việc set up Traffic Flow ở một lớp học về tổ chức Event. Những chiếc ghế được kê ngay ở cửa ra vào thế này, nếu có rủi ro gì xảy ra trong lớp học thì làm sao những người bên trong lớp có thể kịp mở cửa chạy ra ngoài?".
Một người làm Event chuyên nghiệp như bà đã quan sát thấy ngay điểm không ổn ở "sự kiện" nhỏ bé này, và đã qua đó nói lên tầm quan trọng của việc quản lý Traffic Flow trong Event.
Nói một cách dễ hiểu, Traffic Flow (luồng di chuyển) là việc di chuyển của phương tiện, con người và đồ vật trong và xung quanh khu vực tổ chức sự kiện (Event site). Quản lý traffic Flow bao gồm cả quản lý vấn đề an ninh và an toàn, quản lý đám đông, quản lý việc đến và đi, việc xếp hàng, giao nhận hàng hóa/đồ đạc...
Quản lý luồng di chuyển của người dự event có thể thông qua việc sử dụng các rào chắn, cột chắn inox, dây thừng, cây phân cách... để quản lý dòng người đi ra/đi vào và các hoạt động bên trong Event.
Trụ inox phân cách các không gian một cách cơ động
Không gian tổ chức sự kiện cần sắp xếp phù hợp sao cho người tham dự tiện di chuyển đến những khu vực mà Ban tổ chức có chủ định tập trung đông người, và ít lai vãng ở các khu vực mang tính hậu trường.
Ngoài ra người làm sự kiện cũng cần phải biết tổ chức, sắp xếp traffic flow sao cho quản lý đám đông một cách hiệu quả tại khu vực đăng ký hay lối vào. Một đám đông xếp hàng dài bất tận từ cửa vào ra đến tận cửa bãi giữ xe sẽ khiến người tham dự hết sức mệt mỏi và mất kiên nhẫn, tuy nhiên nếu để cho họ ùn ùn kéo đến vây lấy cửa ra vào cũng sẽ là một thảm họa cho Ban tổ chức, đó là chưa kể sự chen lấn, dẫm đạp có thể gây nguy hiểm cho người tham dự và ảnh hưởng đến uy tín của nhà tổ chức. Trường hợp này bạn nên bố trí thêm bàn check in hay phân luồng theo kiểu zig zag giống trong rạp phim, sân bay... khiến cho người xếp hàng có cảm giác thời gian chờ đợi ngắn đi khi mà họ có thể quan sát thấy quầy đăng ký ở ngay trước mắt.
Ngoài ra bạn còn phải cân nhắc đến văn hóa của địa phương nơi tổ chức và tính chất của sự kiện nữa. Người Việt Nam thường ít có thói quen xếp hàng, cho nên nhất thiết bạn phải bố trí bảo vệ để ổn định trật tự và hướng dẫn họ vào hàng. Ngoài ra, những Event dành cho người trí thức thì sẽ khác Event dành cho giới bình dân, nơi sự xô bồ chen lấn sẽ còn nhiều hơn nữa. (Xem thêm Vụ chen lấn dẫm đạp ở Campuchia dưới con mắt người làm Event)
Ngoài ra người tổ chức sự kiện cũng cần phải tính đến phương án thông thoáng nhất có thể cho dòng xe cộ đến tham dự, nhất là ở những Event đông người. Còn nhớ trong một Rockshow Tiger Unite ở Hà Nội, xe cộ đứng ngập đường cả 2 cây số, nhiều người không làm sao tiếp cận được khu vực diễn ra sự kiện, đành phải gởi xe ở rất xa và đi bộ vào. Thậm chí ở lễ khai mạc Lễ hội Ngàn năm Thăng Long, hầu như tất cả các xe của lãnh đạo nhà nước, khách mời danh dự... đều không thể tiến được vào bên trong khu vực diễn ra sự kiện giữa một biển người đang chen lấn, đành ngậm ngùi đứng nhìn pháo hoa khai mạc nổ ngay trên đầu. Cả những phương tiện phục vụ sự kiện như xe bus đưa rước khách, xe giao hàng hay xe cứu thương cũng cần được bố trí hợp lý để tránh cảnh ùn tắc. Cần phân định khu vực đón trả khách, khu vực giao nhận hàng hóa... sao cho thuận tiện trong việc tổ chức sự kiện mà không ảnh hưởng đến đám đông tham dự. Nếu tại Event mà khách khứa phải gởi xe bên kia đường để đi qua bên này thì cần có nhân viên bảo vệ dẫn đường cho khách đi qua theo đoàn, tránh tình trạng khách tự ý đi qua lại gây mất trật tự giao thông và nguy hiểm đến tính mạng.
Người làm sự kiện cần một cái đầu đủ sáng tạo để biết sắp xếp một không gian phù hợp từ nguồn lực sẵn có.
Trong chương trình, bạn cũng cần có traffic flow phù hợp để đảm bảo khách không bị dồn cục khi đứng ở bàn đăng ký chờ đợi làm thủ tục check in, hay lúc tham dự tiệc buffet. Với những Event có khuôn viên rộng, hay các triển lãm có nhiều gian hàng, nên có bản đồ, thậm chí nên có những tấm bảng định hướng "bạn đang ở đây" để người tham dự tiện định vị vị trí mình đang đứng.
Nếu tại Event có diễn ra việc con người hay thiết bị, phương tiện cần được đưa lên sân khấu hay cần đưa đến khu vực diễu hành thì bạn cần chuẩn bị trước khu vực cho họ đứng chờ và xếp hàng, và phải đảm bảo từ khu vực này họ có thể tiến ra nơi biểu diễn/diễu hành một cách thông suốt, không có cản trở. Đã có tình trạng ở một Event, theo kịch bản thì khi các hiệu ứng trên sân khấu nổ ra, thì nhân vật chính đi từ dưới lên. Tuy nhiên do đám đông tụ tập quá nhiều trước sân khấu nên quá trình những nhân vật chính đi lên bị trễ, các ý đồ trong kịch bản như phun khói, hiệu ứng ánh sáng, nhạc... đã diễn ra trước khi nhân vật đứng diễn nên kịch bản bị bể hoàn toàn.
Người làm sự kiện cần một cái đầu đủ sáng tạo để biết sắp xếp một không gian phù hợp từ nguồn lực sẵn có. Chẳng hạn, thay vì dùng bàn dài họ có thể thay bằng bàn bán nguyệt để không gian trở nên gọn gàng hơn, những góc chết chật hẹp có thể dùng làm nơi phục vụ ăn uống hay việc set up ghế ngồi có thể làm không gian rộng ra/hẹp lại theo ý đồ của người tổ chức. Tương tự, một không gian nhà lều có thể nới rộng cho không gian trong nhà vốn không được rộng rãi, hay khu vực sảnh có thể tận dụng làm nơi diễn ra các hoạt động giải trí hay tiếp đón khách.