Event Director - Họ là ai?
Có lẽ các agency đang nâng tầm của một người quản lý sự kiện lên thành đạo diễn (từ event management thành event director), trong khi sự thật thì chức năng và công việc của hai đối tượng này không hề giống nhau.
Event director là ai?
Người quản lý sự kiện có thể là người lập kế hoạch, present nó đến khách hàng và triển khai nó. Đến khi sự kiện diễn ra, người này sẽ có nhiêm vụ điều khiển các đầu mối nhân sự phụ trách trong từng hạng mục (như là thiết bị, sân khấu, nhân sự,...) để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ và theo đúng kịch bản chương trình.
Đạo diễn sự kiện, có thể trách nhiệm cũng tương đương nhưng công việc họ phải làm nhiều hơn, đòi hỏi hiểu biết về sân khấu, kỹ thuật và các quy trình thực hiện. Để trở thành đạo diễn sự kiện, ít nhất người đó đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực đạo diễn sân khấu, có thời gian làm việc trong môi trường nghệ thuật, kỹ năng quy hoạch và quản lý dự án. Ngoài ra, viết kế hoạch, xây dựng kịch bản là những yêu cầu không thể thiếu. Truyền tải được ý tưởng đến với khách hàng thông qua kỹ năng trình bày cũng là một tố chất được đánh giá cao.
Không chỉ các yêu cầu mang tính đặc thù trên, những kỹ năng của một người làm sự kiện cũng cần phải nhắc lại: kỹ năng nắm bắt tâm lý, kỹ năng lập kế hoạch sự kiện, quản lý khủng hoảng, nắm rõ quy trình về F&B, kỹ năng giám sát và thiết kế, sáng tạo cho sự kiện. Mối quan hệ với giới truyền thông hay kỹ năng quản lý ngân sách, kiến thức về marketing, am hiểu về thủ tục giấy tờ và quan trọng nhất là kỹ năng quản lý nhân sự. Những điều này, không phải tự nhiên có được mà cần có quá trình trau dồi, thậm chí là trải qua các khóa học để nắm vững.
Theo ý kiến của một số nhà tổ chức sự kiện, người làm đạo diễn cho sự kiện cần có cảm nhận và cảm xúc tốt để sáng tạo, xây dựng chương trình, rồi từ ý tưởng đó phát triển thành chương trình. Nói cách khác, đạo diễn sự kiện vừa là một creative, vừa là một event planner và trong quá trình tổ chức thì đảm nhận vai trò của một event management.
Với các sự kiện tầm vóc cần có bàn tay của những Event Director
Công việc của một event director
Đạo diễn cho một sự kiện cũng không giống đạo diễn cho phim, mà cảnh quay hỏng thì có thể quay lại. Khi event diễn ra, không được phép có sai sót, và mỗi sai sót thì đều để lại hậu quả dù ít hay nhiều. Với những sự kiện nhỏ, vai trò của người đạo diễn chương trình không mấy nổi bật, nhưng trong những chương trình lớn, trách nhiệm của họ cực kì nặng nề và khó khăn khi phải quản lý cả chương trình có khi lên đến hàng ngàn người, được tường thuật trực tiếp. Ví dụ như một trận bóng đá chẳng hạn, khi bạn xem thì thấy có rất nhiếu góc quay khác nhau và thay đổi góc sao cho bạn quan sát trận bóng một cách đầy đủ và trọn vẹn nhất. Đó là dưới sự chỉ đạo của người đạo diễn đối với các máy quay để tổng quát được hết chương trình. Tượng tự, trong một sự kiện, người đạo diễn phải là người quản lý được tất cả các hoạt động để chương trình diễn ra trơn tru. Trong một sự kiện, khác với người làm event phải trực tiếp tham gia chương trình, người đạo diễn chỉ ngồi ở trên cao và quan sát tổng thể chương trình để đưa ra yêu cầu cho những người phụ trách các hạng mục khác. Hay trong những chương trình lớn người ta thường có Tổng đạo diễn, dưới đó là các đạo diễn âm thanh, đạo diễn hình ảnh, đạo diễn sân khấu,...
Với các sự kiện lớn với quy mô cả ngàn người, cần có một đạo diễn chuyên nghiệp và rất nhiều người điều phối chương trình quan sát từ trên cao (tay phải phía trên)
Event director tại Việt Nam
Ở Việt Nam, với các sự kiện nhỏ như hội nghị khách hàng hay khai trương động thổ, người phụ trách event chỉ đơn giản là event specialist và người này đủ kỹ năng, kinh nghiệm để tổ chức các event dạng này. Các agency cứ cố gắng nâng tầm, tuyển dụng những "đạo diễn sự kiện" mà thật ra đó chỉ đơn thuần là những người làm event có kinh nghiệm thông thường, còn nếu thuê được một đạo diễn sự kiện (mà hiện nay không có nhiều) để rồi phải trả một khoản phí cao hơn, trong khi họ không thể hiện được vai trò của mình và thực sự cũng không có nhiều đất cho họ thể hiện.
Có thể thấy, những người được coi là "đạo diễn sự kiện" ở Việt Nam chưa nhiều và hầu như chưa có một sự đào tạo bài bản, vì vậy, chức danh này có lẽ chưa nên sử dụng phổ biến và lạm dụng như hiện nay.