Chức năng của truyền thông khi tổ chức sự kiện
Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu.
Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi tổ chức sự kiện đó, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp.
Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.
1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc:
Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh, vip events nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau.
Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở cổng trường đại học, quán cafe rock... trong khi một Event dành cho giới nữ từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ... Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.
Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường. Tuy nhiên một số địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá.
2. Phương tiện truyền thông đại chúng: (Báo giấy, truyền hình, radio...)
Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình. Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.
Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức Event nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia.
Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc tiếp cận về mặt "nhìn" bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm... nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio. Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng của XoneFM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi vừa nghe radio.
4. Phương tiện công nghệ số: (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...)
Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet.
Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.
Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi... để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.
Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện Social Media thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại rất được ưa chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình. Nhiều thương hiệu lập Fan Page thay vì sử dụng microsite, thực hiện một chiến dịch Viral Marketing trên Internet hoặc phối hợp với chủ một mạng xã hội nào đó để tổ chức những hoạt động trực tuyến thật hoành tráng trước khi đưa Event bắt đầu.
Ở một chương trình về môi trường do sinh viên của trường đại học HUFLIT tổ chức trong năm 2010, trong vòng 5 ngày đăng tải thông tin trên Facebook các bạn đã có thể thu hút trên 2000 lượt comment và ủng hộ và hơn 500 đơn đăng ký tham gia chương trình và các sinh viên này không tốn kém gì ngoài công sức lập và duy trì Fan page.
Việc lan truyền bằng phần mềm gởi tin nhắn nhanh (ở Việt Nam phổ biến nhất là Yahoo Messenger) có thể giúp lan truyền Event với tốc độ chóng mặt nếu như bạn có những hình thức kích thích sự chú ý của người tham dự mục tiêu, thôi thúc họ phải truyền đi link chứa thông điệp về Event của bạn.
SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận được tin nhắn thông báo về Crazy Sales Event sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích và chuyển tiếp tin nhắn này cho nhiều bạn bè biết để tham dự. Database số điện thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ hội nhận được những phản ứng tích cực về Event như vậy càng cao.
5. Hoạt động Activation
Hình thức "sơ khai" nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng quanh các con đường trong những thập niên 90.
Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn... trên đường. Đôi khi ta bắt gặp một roadshow đi xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một gian hàng tại siêu thị cho phép đổi sản phẩm lấy vé tham dự sự kiện hay một đoàn PG đi xe Jeep đến các quán Internet - Game online phát tờ rơi mời tham dự "Đại hội anh hùng" của họ, chắc chắn chúng ta, cũng như những khán giả khác, sẽ dành cho họ một sự chú ý rất lớn.
Công tác truyền thông sau tổ chức sự kiện
Đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người và các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet.
Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước Event thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia Event thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm.
Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện. Chẳng hạn một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức mong muốn tham dự Event là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự kiện họ có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên... để công chúng biết đến và tham dự. Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng. Vì vậy lúc này tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân, tài chính chứng khoán...