Rehearsal trước Event
Chương trình rehearsal tốt nhất nên có sự kết hợp của tất cả các tài nguyên và nhân sự phục vụ cho chương trình để đảm bảo mọi thứ đi vào guồng một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
Rehearsal thường diễn ra trước một ngày hay một buổi, tùy quy mô và mức độ quan trọng của Event.
Dưới đây là một số hạng mục thường xuyên được diễn tập trước sự kiện:
1. Thiết bị nghe nhìn
Chương trình càng đòi hỏi cao về việc phối hợp các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu thì công tác rehearsal càng quan trọng để cho các thiết bị được triển khai ăn khớp. Kết hợp với việc rehearse các tiết mục trong chương trình, các kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng sẽ nhuần nhuyễn hơn trong việc phán đoán vào lúc nào họ sẽ làm gì. Nhiều Event lớn nhưng rehearse không kỹ, đến lúc tổ chức thì âm thanh, ánh sáng, màn hình... phối hợp cà trật cà vuột làm cho bộ mặt Event trở nên vá víu thiếu chuyên nghiệp. Chẳng hạn trong một Event công bố giải thưởng, đèn follow đáng ra phải được đánh vào vị trí những người bước ra sân khấu và tập trung vào logo của chương trình, kèm theo đó nhạc khải hoàn nổi lên và pháo sáng bốc cháy. Tuy nhiên do không nhuần nhuyễn khịch bản, các hoạt động này trở nên rất rời rạc, lung tung, chẳng hạn khi MC mới vừa xướng tên người đạt giải, họ chưa kịp đi lên, đèn follow chưa kịp mở thì nhạc khải hoàn đã nổi lên, đồng thời pháo điện được đốt cháy, khán giả thấy bị rối vì không nắm được diễn tiến của chương trình.
2.Trình tự diễn ra chương trình
Các Event có nhiều tiết mục phức tạp thì cần phải tổng diễn tập trước để đảm bảo chúng diễn ra nhịp nhàng. Nhất là các phần như biểu diễn thời trang, ra mắt sản phẩm hay diễn văn của VIP... Trong đó, phần ra mắt sản phẩm thường được coi là tâm điểm của Event thì cần đầu tư rehearse đúng mức vì các tiết mục này thường phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Trong một Event ra mắt xe tải, tài xế của 3 chiếc xe tải đã phải chạy ra chạy vào đến gần 20 lần thì mới tự điều chỉnh được về tốc độ sao cho cả ba xe cùng tiến ra sân khấu một lượt.
3. Nhân sự
Nhiều Event có sự tham gia của nhiều bộ phận, ê kíp, tùy tính chất đặc thù của Event mà người làm sự kiện đó quyết định có tổ chức rehearse cho toàn bộ nhân sự, từ nhân viên đón khách cho đến lực lượng phục vụ đồ ăn hay không. Còn nhớ, trong một Event đón hơn 1000 khách một lúc bao gồm nhiều thành phần: khách VIP là lãnh đạo cấp cao từ các cơ quan nhà nước, các phái đoàn đến từ các tỉnh, khách tham dự có trả phí, khách tham dự không trả phí... do Ban tổ chức chủ quan không lường trước các tình huống rắc rối có thể xảy ra, cuối cùng dẫn đến việc khách khứa, kể cả VIP bị dồn cục ở sảnh tiếp đón để chờ đợi xác minh thông tin và trao đúng thẻ và đi đúng "luồng" vào tham dự chương trình. Một sự kiện cấp cao nhưng bộ mặt đã bị ảnh hưởng vì khâu tiếp đón gây phiền hà, nếu trước đó Ban tổ chức làm việc kỹ với bộ phận tiếp đón về quy trình đón tiếp, phân loại và hướng dẫn khách thì mọi việc đã khác.
Một Rehearsal Checklist tiêu biểu
4. Tiết mục văn nghệ, giải trí
Với chương trình văn nghệ có sự tham gia của nhiều nghệ sĩ và có nhiều tiết mục, người làm Event sẽ đứng trước sự cân nhắc có nên chạy rehearsal hay không. Việc chạy rehearsal có thể dẫn đến việc phát sinh chi phí vì nếu mời các nghệ sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa đến thêm một buổi thì sẽ phát sinh thêm chi phí như là cát sê cho ca sĩ, MC, hay chi phí ăn ở, đi lại cho các nghệ sĩ ở xa. Tuy vậy nếu không diễn tập trước thì có thể xảy ra những trục trặc không mong muốn. Nếu có thể kết hợp với các tiết mục phúc khảo (nếu cơ quan chức năng yêu cầu phúc khảo) hay sound test (nếu là rockshow) thì lý tưởng nhất vì một công làm được đôi ba việc, còn nếu không tùy vào chương trình người làm Event sẽ cân nhắc việc chạy rehearsal các phần nào cho phù hợp.