Lên kế hoạch cho sự kiện ngoài trời
Lập kế hoạch cho sự kiện ngoài trời thì phần khó nhất chính là lựa chọn địa điểm. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch sự kiện ngoài trời.
Mục tiêu
Mục tiêu chiến lược của bạn cho sự kiện này là gì? Hiểu rõ về chương trình của đối tác sẽ giúp bạn tạo được bầu không khí phù hợp cho sự kiện bằng việc lựa chọn địa điểm, cách trang trí hay những dịch vụ cần thiết khác.
Ngân sách
Bạn làm việc với mức ngân sách thế nào? (tuỳ theo vốn để thiết lập một bảng kế hoạch hoàn hảo?) Có rất nhiều loại hình đa dạng để sử dụng cho sự kiện ngoài trời như các gian hàng, lều, võng, khu dã ngoại , sân thượng, hàng hiên .... Vậy theo bạn, có sự khác biệt như thế nào giữa việc đặt trước 1 địa điểm và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ riêng biệt so với việc bạn phải chọn 1 địa điểm đã bao gồm tất cả các dịch vụ hỗ trợ ? Dù là cách nào thì kết quả cũng gần như nhau khi ngân sách chênh lệch là không đáng kể, một cách có thể giúp bạn kiếm thêm nhiều đối tác và một cách giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian để chuẩn bị những thứ khác.
Những lưu ý khác
Liệu cách bố trí nhà vệ sinh, bãi đậu xe, phòng khách và các bảng hướng dẫn hoặc hỗ trợ khác đã nằm ở vị trí hợp lí và tiện lợi cho việc di chuyển của mọi người chưa? Hãy tìm và chọn vị trí phù hợp và thuận lợi nhất để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng của bạn.Thậm chí nếu khách hàng của bạn phải di chuyển qua lại giữa các địa điểm với khoảng cách khá xa thì phải chắc chắn rằng các phương tiện di chuyển luôn sẵn sàng để tạo cảm giác thoải mái nhất cho họ.
Thời tiết hiện tại trong khu vực như thế nào? Những phần chính của chương trình diễn ra ở một không gian kín, như một gian hàng, hay trong một khu vực ngoài trời như sân tennis, sân golf? Thời tiết thất thường sẽ là một trở ngãi lớn. Nếu nơi bạn làm là khu vực ngoài trời thì hãy chuẩn bị lều, mái vòm di động hoặc những phương án dự phòng nếu trường hợp thời tiết khắc nghiệt thì sẽ giảm tối thiểu được tác động trực tiếp đến sự kiện của bạn
Thực đơn như thế nào thì phù hợp với chủ đề và mục đích của sự kiện? Nếu mục tiêu của sự kiện là kết nối người tham dự thành một tập thể thì một bữa tiệc buffe đứng với những món nướng và nước hoa quả, một ít thức uống có cồn là gần như hoàn hảo. Hoặc nếu bạn muốn thực khách cảm thấy thư giãn hơn, thì một buổi tối thanh lịch gồm ba món chính trong một không gian kín hoặc nhìn ra vườn là một lựa chọn không tồi.