Giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đơn giản hoá toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng
Trước tác động của dịch COVID-19 cùng sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin hiện nay, hợp đồng điện tử đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm lựa chọn thay thế cho các loại hợp đồng truyền thống bởi khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí giao dịch và dễ dàng ký kết mọi lúc, mọi nơi.
Trước đây, hầu hết hoạt động kinh tế – xã hội vận hành dựa trên hợp đồng giao kết giữa các bên tham gia. Với cách làm truyền thống, hợp đồng phải in ra giấy, phổ biến là 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản làm căn cứ để thực thi hợp đồng, lưu trữ để tra cứu. Bên cạnh đó, hợp đồng còn đi kèm loạt giấy tờ như biên bản các loại, phụ lục hợp đồng…Việc ký kết hợp đồng theo phương thức truyền thống gây ra nhiều bất tiện, tốn kém về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Tổng hồ sơ hợp đồng sử dụng được in ra giấy hàng năm tại Việt Nam là một con số khổng lồ. Chi phí trung bình để hoàn thành ký kết mỗi bộ hợp đồng sẽ khoảng từ 60.000 đến 100.000 VNĐ (bao gồm các chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ, quản lý). Ví dụ, một công ty doanh thu hơn 2.000 tỉ đồng/năm và trong năm cần ký 9.000 hợp đồng thì ước tính sẽ tốn khoảng 360 triệu đồng cho chi phí in ấn và vận chuyển hợp đồng.
Phó TGĐ thường trực Công ty Cổ phần MISA Lê Hồng Quang chia sẻ về lợi ích của việc ký hợp đồng điện tử AMIS WeSign tại Diễn đàn cấp cao Chuyển đổi số Việt Nam – Châu Á 2022
Mặt khác, việc ký kết truyền thống còn gây lãng phí thời gian. Đối với hợp đồng giấy, để hoàn thiện việc ký kết cần từ 5-7 ngày hoặc thậm chí là 10 ngày nếu doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt, ký kết. Cụ thể, một công ty quy mô 1.500 nhân sự và một năm cần ký khoảng 2.000 hợp đồng giấy truyền thống thì ước tính sẽ tốn 500 giờ công của nhân sự để theo dõi, hoàn tất thủ tục. Cùng với đó, 2.000 cán bộ nhân viên sẽ phải sắp xếp thời gian để tham gia vào quá trình ký kết. Đồng thời, công tác quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu, trích lục các hồ sơ này cũng gây lãng phí khối lượng lớn công sức.
Để giải quyết bài toán tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc ký kết hợp đồng, các doanh nghiệp rất cần một giải pháp ký hợp đồng mới tiện lợi hơn, đáp ứng được nhu cầu ký từ xa, ký mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng quản lý, lưu trữ và không tốn kém phí vận chuyển, in ấn.
Hiện nay, phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign do Công ty Cổ phần MISA phát hành là một công cụ đáp ứng được nhu cầu đó. Theo khảo sát khách hàng sử dụng phần mềm AMIS WeSign, hợp đồng điện tử này giúp họ tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí so với hình thức ký kiểu cũ.
Quy trình ký kết hợp đồng và các loại tài liệu của phần mềm AMIS WeSign được tự động hoá hoàn toàn ở các khâu tạo lập – trình ký – lưu trữ. Do đó, người dùng có thể ký tài liệu hàng loạt từ xa, và ký mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều loại thiết bị bởi tài liệu được quản lý tập trung và phân quyền linh hoạt.
Theo nghiên cứu của MISA, Việt Nam hiện nay đang có hơn 800.000 doanh nghiệp, nếu trung bình một doanh nghiệp phải thực hiện 1.000 hợp đồng/năm thì việc áp dụng giải pháp ký hợp đồng điện tử sẽ giúp tiết kiệm cho quốc gia khoảng 36.000 tỉ đồng. Điều này cho thấy lợi ích lớn mà AMIS WeSign mang lại cho doanh nghiệp nói riêng và kinh tế cả nước nói chung trong công cuộc chuyển đổi số.
Đặc biệt, AMIS WeSign được xây dựng dựa trên khung pháp lý được quy định tại Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Bộ Luật Lao động 2019, Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Do đó, hợp đồng điện tử này hoàn toàn đảm bảo được giá trị pháp lý theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.
Hợp đồng điện tử AMIS WeSign giúp đơn giản hoá toàn bộ quy trình ký kết
Với những ưu điểm vượt trội, AMIS WeSign đã xuất sắc đạt giải thưởng cao quý Sao Khuê 2022 ở hạng mục “Các phần mềm, giải pháp mới”. Hợp đồng điện tử của MISA là một giải pháp hữu hiệu thay đổi hoàn toàn phương thức ký kết tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí. Từ đó đóng góp chung vào hành trình “Hợp lực chuyển đổi số để phát triển kinh tế số” của đất nước.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về tính pháp lý của hợp đồng điện tử tại website MISA AMIS.