Virtual Event – mọi nỗ lực sau cánh gà để sân khấu ảo toả sáng

Khi cơn bão COVID-19 lần thứ 2 ập đến, hầu như các ngành nghề đều trong “đêm đen” thử thách. Đối với ngành tổ chức sự kiện, có lẽ chỉ có một lựa chọn duy nhất: đổi mới.

Đây là bài viết chia sẻ quan điểm về xu hướng Virtual Event, trong bối cảnh sự kiện ảo lên ngôi vào giai đoạn vô cùng thử thách của ngành sự kiện. Bài viết thực hiện dưới góc nhìn của người trong cuộc. Rất mong chuỗi bài viết sẽ nhận được sự đón nhận và đóng góp ý kiến của các chuyên gia và đồng nghiệp trong ngành.

Sự xuất hiện của sự kiện trực tuyến, sự kiện ảo hay còn gọi là ‘virtual event’ như một cứu cánh, một bước tiến nhảy vọt giúp cho việc trải nghiệm sự kiện không còn bị giới hạn, rào cản bởi bất kỳ không gian hay thời gian nào như cách tổ chức sự kiện truyền thống.

Đón nhận thử thách như là một cơ hội sau một cuộc khủng hoảng toàn cầu, thế giới đang dần thích nghi với những sự kiện trực tuyến ‘e-Event’. Vậy, liệu sau nạn dịch COVID-19 này, mọi thứ sẽ trở lại bình thường như trước đây, hay sự “bình thường” sẽ được tái định nghĩa như thế nào?

Kỷ nguyên mới của ngành sự kiện được định nghĩa ra sao?

Virtual event – sự kiện ảo được định nghĩa là bất kỳ cuộc gặp gỡ, sự kiện, chương trình nào được diễn ra trên nền tảng trực tuyến (online) thay vì tại các địa điểm thực tế.

Điều quan trọng sự kiện ảo phải làm được là duy trì sự hứng thú của người xem, tạo nên những điểm bùng nổ hấp dẫn trong suốt sự kiện.

Nền tảng kĩ thuật số đã luôn tồn tại trước đây nhưng đến nay mới trở thành công cụ phổ biến để tổ chức sự kiện, truyền tải thông điệp về thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ theo một cách sáng tạo và khác biệt ra trước công chúng. Tổ chức sự kiện trực tuyến là cách hoàn hảo để kết nối, tương tác với cả nhà đầu tư và khách hàng mà họ không cần trực tiếp tham dự. Trong đó, quan trọng nhất vẫn là làm sao để duy trì sự hứng thú của người xem, tạo nên những điểm bùng nổ hấp dẫn cho sự kiện.

Là một Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, suốt nhiều năm qua, B2Event đã tạo nên nhiều dấu ấn trong các lễ ra mắt, sự kiện của các thương hiệu. Không chỉ luôn nỗ lực tìm kiếm các giải pháp để nâng cao chất lượng, nâng tầm thương hiệu, kiến tạo trải nghiệm khó quên trong lòng người tham dự, B2Event còn luôn cập nhật, cải tiến và sử dụng công nghệ để đem đến những màn trình diễn đặc sắc, truyền tải thông điệp một cách hoàn hảo.

Với kinh nghiệm tổ chức các sự kiện virtual event, B2Event cho rằng có hai hình thức tổ chức phổ biến nhất:

1. Live Hybrid Event – sự kiện kết hợp hai yếu tố “thực” và “ảo”

Sở dĩ nói Hybrid Event được kết hợp bởi 2 yếu tố “thực” và “ảo” là vì, “thực” ở chỗ vẫn có những khách hàng tham dự trực tiếp tại địa điểm, tuy nhiên “ảo” là có thêm sự tham dự rất nhiều khách hàng trực tuyến thông qua các công cụ công nghệ 4.0 hỗ trợ. Ví dụ người tham dự online có thể tiếp cận với sự kiện thông qua hình thức trình bày trực tuyến như: Zoomeeting, Microsoft Teams, Webex, Livestream Facebook, Livestream YouTube, Livestream 360, Record 360, Events 360...

2. Traditional Video Studio Shoot (Pre-recorded)

Là hình thức ghi hình biên tập và phát lại qua live (trực tiếp) cho các sự kiện ảo, bạn có thể tạo nó ở bất cứ đâu với sự hỗ trợ của sản xuất hậu kỳ. Hình thức này giúp cho sự kiện ảo, các thông điệp cần thiết trở nên vô cùng sống động, ấn tượng.

Sự khác biệt mang lại thành công của một virtual event

Giữa rất nhiều Agency tổ chức sự kiện ảo, sự khác biệt không phải đến từ thiết bị công nghệ mặc dù nền tảng của các sự kiện này đến từ công nghệ và kỹ thuật. Sự khô khan và đặc tính kỹ thuật của thiết bị không làm nên những cảm xúc “wow” – cảm xúc cần có của một sự kiện thành công. Thiết bị công nghệ chỉ là công cụ.

Ông Phạm Văn Đảng, Giám đốc Điều hành của B2Event chia sẻ: “Virtual event không mới đối với chúng tôi, trước đây chúng tôi đã cung cấp dịch vụ này cho khách hàng. Tuy nhiên, do COVID-19, ngành tổ chức sự kiện đã phải thích ứng theo một cách mới hơn nữa.

70% thành công của một sự kiện ảo thuộc về yếu tố con người.

Để thành công trong virtual event, ai cũng nghĩ về yếu tố thiết bị đầu tiên, tuy nhiên 70% thành công của một sự kiện ảo lại thuộc về đội ngũ, về con người. Những nhân sự giấu mặt mới chính là “linh hồn” của sự kiện ảo”.

Vì vậy, mấu chốt mang đến thành công cho một sự kiện ảo đến từ chính đội ngũ vận hành tâm huyết, thấu hiểu và tường tận trải nghiệm khách hàng. Dù không hề lộ diện trên màn ảnh, nhưng nhờ họ mà toàn bộ thiết bị công nghệ phục vụ cho sự kiện ảo được kích hoạt trơn tru; từng góc máy trở nên rất logic, hợp lý, chỉn chu, bắt được khoảnh khắc ấn tượng chạm đến cảm xúc khách hàng.

Những gì bạn thấy chính là kết quả của cả một đội ngũ hùng hậu, làm việc ăn ý, am hiểu và có khả năng quản lý được cả những rủi ro nhỏ nhất.

Những người “vô hình” nhưng lại có quyền năng vô đối trong mọi sự kiện ảo, họ là ai?

• Virtual Event Director – Giám đốc Sự kiện ảo

Là người được xem là “linh hồn” để tạo ra một sự kiện ảo với yếu tố “wow” dựa trên thiết bị công nghệ, Giám đốc sẽ phụ trách quản lý dự án, chịu trách nhiệm và trực tiếp giải quyết tất cả những vấn đề liên quan tới sự kiện. Điều phối từ khâu kịch bản, ánh sáng, hiệu ứng hình ảnh, âm thanh, đến các khâu phức tạp hơn như công nghệ… Tất cả đều là trách nhiệm của Virtual Event Director.

• Virtual Event Producer – Bộ phận Sản xuất Sự kiện ảo

Họ là những người tập trung vào phát triển hậu cần sản xuất và công nghệ để đem đến những hình ảnh chất lượng, ấn tượng cho người xem.

• Virtual Marketing Manager – Quản lý Marketing Sự kiện ảo

Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có khả năng “hữu xạ tự nhiên hương” nhất là đối với việc tổ chức một sự kiện trực tuyến. Quản lý Marketing của sự kiện chính là người chịu trách nhiệm về hình ảnh dự án, hình ảnh thương hiệu, thông điệp truyền tải, quảng bá, viral sự kiện với các thông điệp phù hợp, giúp thu hút nhiều khách hàng mục tiêu tham dự vào sự kiện nhất.

• Visual Creators – Biên đạo hình ảnh

Sự kiện ảo không giới hạn trí tưởng tượng và ý tưởng, chính vì vậy biên đạo hình ảnh là một nhân vật chủ chốt không thể không nhắc đến. Sự kết hợp giữa hình ảnh thực tế, đồ hoạ, màu sắc và các yếu tố sáng tạo, chẳng hạn như giữa hình ảnh (visual), ánh sáng, âm thanh sẽ tạo nên một chương trình khớp đến từng khoảnh khắc với kịch bản.

• Virtual Space Staffers – Đội ngũ vận hành Sự kiện ảo

Như một sự kiện trực tiếp, không thể không nhắc đến đội ngũ vận hành của sự kiện ảo: tất cả từ hậu cần, hậu trường, hỗ trợ khách tham dự...

• Visual Editor – Biên tập hậu kỳ hình ảnh

Là người cực kỳ quan trọng, phụ trách chỉnh sửa hậu kỳ cho hình ảnh sự kiện, đảm bảo ánh sáng, âm thanh, hình ảnh được kết hợp nhuần nhuyễn không mắc lỗi kỹ thuật, đúng với kịch bản để truyền tải trực tuyến.

• Attendee Online Support – Hỗ trợ khách hàng trực tuyến

Nhiệm vụ của họ là giúp khách hàng đăng nhập, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ đăng ký, xử lý thông tin, trả lời câu hỏi hay giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sự kiện.

• Technology Platform Lead – Kỹ thuật viên chuyên môn nền tảng

Bất cứ sự kiện ảo nào cũng đều phải có nền tảng để phát hành, đó có thể là Zoomeeting, Microsoft Teams, Webex… Để tiến hành một suôn sẻ sự kiện, kỹ thuật viên phải thực sự có kiến thức sâu và am hiểu về kỹ thuật để đồng hành cùng đội ngũ, đưa sự kiện đến với khách hàng.

Ảnh minh hoạ: Internet

Virtual event – sản phẩm đi cùng ngành Tổ chức Sự kiện Việt Nam thời 4.0

Ngay cả sau khi nạn dịch đã kết thúc, sự bùng nổ của các sự kiện trên nền tảng kĩ thuật số vẫn sẽ tiếp tục. Theo dự đoán của công ty Data Connector, trong năm 2021, 80% lượng traffic Internet sẽ dành cho những buổi họp, video sự kiện online. Các doanh nghiệp và cộng đồng lớn nhỏ đều đang thích nghi với những sự thay đổi này, ‘virtual event’ hay ‘sự kiện ảo’ sẽ trở thành một phần không thể thiếu cho mọi thương hiệu trên thế giới.

Mỗi sự kiện trực tuyến đều có những mục tiêu khác nhau, tuy vậy trải nghiệm khách hàng vẫn là điều cuối cùng mà thương hiệu nào cũng đều muốn đạt được. Để xây dựng và duy trì sự hứng thú của khách tham dự suốt thời gian diễn ra sự kiện, việc quan trọng là bạn cần có một đội ngũ giỏi, nhiều trải nghiệm, hiểu rõ mục tiêu chương trình, giàu kinh nghiệm trong kỹ thuật và công nghệ thực tế ảo.

Với kinh nghiệm, năng lực và đội ngũ chuyên môn giỏi, B2Event là Agency chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức các chương trình, sự kiện ảo, hỗ trợ khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau. B2Event tự tin đem đến các giải pháp, ý tưởng mới mẻ về tổ chức sự kiện; giúp gắn kết thương hiệu với khách hàng mục tiêu, nâng thương hiệu lên tầm cao mới.

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH tổ chức sự kiện B2 – B2Event

• Head Office: 4/1/6 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
• Hotline: 090.756.1170
• Website: https://b2event.vn/
• YouTube: https://bit.ly/38Psu7P
• Instagram: https://bit.ly/3bVGf6N

Nguồn B2Event