Doanh nghiệp cần làm gì để chống dịch?

Trong các lời khuyên của nhiều chuyên gia quản trị đối với doanh nghiệp để đối phó với dịch COVID-19, hầu như lời khuyên nào cũng bắt đầu bằng cụm từ “chuẩn bị”.

Có thể do phần lớn doanh nghiệp đã quen với các kế hoạch đối phó ngắn hạn khi gặp sự cố như khủng hoảng truyền thông, gặp bão lũ, mất điện, bị cắt nước... mà bỏ quên việc chuẩn bị cho các sự cố mang tính dài hạn như cơn dịch bệnh đang hoành hành.

Bloomberg Businessweek phỏng vấn hàng chục chuyên gia quản trị rồi đúc kết một danh sách các việc doanh nghiệp cần làm để chuẩn bị cho dịch bệnh. Đầu tiên là các việc dễ làm như lên kế hoạch đối phó với rủi ro gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh. Một kế hoạch như thế phải bao gồm các biện pháp áp dụng trong trường hợp khẩn cấp để bảo vệ sự an toàn của nhân viên và tài sản. Hàng loạt các doanh nghiệp tên tuổi đã bắt đầu cho nhân viên làm việc tại nhà; nhiều doanh nghiệp khác thiết lập hàng rào an ninh để kiểm tra sức khỏe khách đến làm việc tại trụ sở; đa số bắt đầu hủy các chuyến công tác nước ngoài của lãnh đạo công ty...

Ưu tiên trong giai đoạn này là bảo đảm sự hoạt động xuyên suốt của bộ phận công nghệ thông tin (IT) của công ty, kể cả phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu.

Thứ đến là thành lập nhóm quản lý khủng hoảng và đảm trách việc thông tin liên lạc xuyên suốt. Nhóm này sẽ có nhiệm vụ thu thập thông tin, phân tích tình hình rồi chuyển tải thông tin cần thiết đến nhân viên, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng và ngay cả báo chí. Trong dịch bệnh, thông tin giả tràn lan nên nhiệm vụ của nhóm là bảo đảm thông tin chính xác về doanh nghiệp được lan tỏa. Ưu tiên trong giai đoạn này là bảo đảm sự hoạt động xuyên suốt của bộ phận công nghệ thông tin (IT) của công ty, kể cả phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu. Doanh nghiệp cần xem nhóm quản lý khủng hoảng như một bộ chỉ huy tiền phương nhưng phải chuẩn bị ba địa điểm cho nhóm hoạt động: tại trụ sở, bên ngoài trụ sở và trực tuyến.

Với nội bộ, doanh nghiệp cần cập nhật các chính sách nhân sự, tiền lương để làm rõ giả sử công ty áp dụng chế độ làm việc từ xa thì nhân viên cần tiến hành các bước nào, cách chấm công sẽ ra sao. Công ty cũng nên nói rõ chính sách cho nhân viên nghỉ ốm trong thời gian này để khuyến khích bất kỳ ai có triệu chứng dù cảm cúm thông thường cũng yên tâm nghỉ bệnh tại nhà để tránh lây lan hay tâm lý e ngại của nhân viên khác.

Doanh nghiệp cần cập nhật các chính sách nhân sự, tiền lương để làm rõ giả sử công ty áp dụng chế độ làm việc từ xa thì nhân viên cần tiến hành các bước nào, cách chấm công sẽ ra sao.

Sau khi đã yên tâm với các việc dễ làm rồi, doanh nghiệp có thể bỏ công vào các việc tương đối khó hơn như xác định các hoạt động then chốt của công ty. Các chuyên gia cho ví dụ với phòng tài vụ, việc tính toán, duy trì trả lương cho nhân viên, trả tiền cho bên bán hàng là quan trọng nhưng việc tính tiền nộp thuế hay chuyện kiểm toán có thể trì hoãn, từ từ tính sau. Xác định được các lĩnh vực then chốt cho sự sống còn của doanh nghiệp rồi cũng giúp xác định các nhu cầu thiết yếu như nguyên vật liệu nào là không thể thiếu, nhà thầu phụ nào là không thể bỏ quên. Từ đó cũng dễ thấy cần làm gì để duy trì các mối quan hệ thiết yếu, duy trì nguồn cung ứng nguyên vật liệu.

Có thể đến một lúc nào đó nhân viên không thể đến làm việc, vậy vị trí nào là chủ chốt cần có người dự trữ để phòng trường hợp khẩn cấp?

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lên danh sách những nhân viên chủ chốt cần có để duy trì hoạt động của công ty dù ở mức thấp nhất. Các chuyên gia cho rằng đây là thời điểm doanh nghiệp phải xác định có thể đến một lúc nào đó nhân viên không thể đến làm việc, vậy vị trí nào là chủ chốt cần có người dự trữ để phòng trường hợp khẩn cấp.

COVID-19 hóa ra là cơ hội để nhiều doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý một cách đột phá. Chẳng hạn, chuyện cách ly, hạn chế tiếp xúc, hạn chế họp hành làm nảy sinh nhu cầu họp trực tuyến. Nói họp qua mạng thì dễ nhưng khi áp dụng trong thực tế nhiều doanh nghiệp chỉ làm thử vài lần rồi bỏ vì gặp nhiều trở ngại. Nay là dịp để nhân viên vượt qua các trở ngại này nhằm thành thạo các ứng dụng hỗ trợ họp hay làm việc từ xa.

Nhiều doanh nghiệp công nghệ lớn cũng nhân cơ hội này miễn phí các phần mềm trước đây có tính phí, như Microsoft cho dùng thử trong sáu tháng ứng dụng trò chuyện hội họp Teams, cho phép người dùng ghi lại các cuộc họp trực tuyến và 1TB lưu trữ miễn phí. Google cũng cho các người dùng G Suite được quyền sử dụng Hangouts Meet, một dạng họp trực tuyến, tối đa đến 250 người, ghi lại cuộc họp, và khả năng livestream cho tối đa 100.000 người tham dự. Các doanh nghiệp khác như Cisco, Zoom, LogMeIn cũng miễn phí nhiều ứng dụng quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tổ chức cho nhân viên làm việc từ xa, hội họp trực tuyến.

Nguyễn Vũ
Nguồn The Saigon Times