Thay đổi thói quen không dễ
Không thể chỉ đơn giản ra lệnh bằng một loạt thông báo là xong, cũng không thể để nhân viên tự thay đổi hành vi một cách thiếu kế hoạch. Cần phải xem việc thay đổi bao giờ cũng là việc khó, thậm chí rất khó, để cùng hướng mọi người từ bỏ hành vi cũ kém hiệu quả sang hành vi mới mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.
Trên Internet có một mẩu chuyện vui, đại khái như sau.
Các nhân viên trực ở quầy bán thuốc rất ngạc nhiên khi thấy một bà cụ luôn làm động tác súc miệng nhưng hỏi gì cũng không nói. Họ cố gắng tìm hiểu xem bà cụ gặp chuyện gì vì thấy bà vào quầy thuốc ngay sau khi ra khỏi quầy bưu điện bên cạnh. Thì ra là…
Bà cụ đã ghé quầy bưu điện để gửi thư. Sau khi mua một con tem, thấy còn một hàng người chờ đợi dài phía sau nên bà bước qua một bên cho tiện việc chuẩn bị thư gửi. Bà đưa lưỡi liếm mặt sau con tem và dán nó vào bì thư như từng làm lâu nay. Dù bà đã cố gắng ép con tem rất mạnh vào bì thư nhưng con tem vẫn không dính.
Liếm con tem lần nữa, lâu hơn, nhưng con tem vẫn không đủ sức bám dính, bà nói với người bán hàng: “Xin lỗi, con tem này không dính, cháu ạ”. “Bà cần lột bỏ lớp giấy bao ở mặt sau con tem đã” – người bán hàng giải thích. Bà mang kính vào, mất vài giây để lần ra và gỡ bỏ lớp giấy bao phía mặt sau con tem, sau đó là đưa lại lưỡi liếm mặt sau con tem.
“Nó vẫn không dính!” – bà lại than thở với người bán hàng. “Đó là loại tem tự dính mà”. “Vậy thì con tem này hư rồi, nó chẳng dính được”. “Nó không dính được là do bà đã liếm vào nó đấy”. “Thế thì tôi đã nhầm lẫn hết cả rồi” – bà cụ phân trần.
Người bán hàng cố giải thích thêm: “Loại tem mới này không cần phải liếm trước khi dán như trước nữa. Đó là loại tem tự dính, có sẵn keo dính rồi nên giúp chúng ta tiết kiệm thời gian”. Bà cụ vẫn thờ thẫn nhìn người bán hàng, ra chiều chưa hiểu lời giải thích.
“Bà chỉ cần nghĩ là mọi con tem đã được liếm sẵn rồi là được mà”. Sau câu nói ấy của người bán hàng, bà cụ lập tức hiểu sang một nghĩa khác, rằng bà vừa liếm vào cái tem mà người khác đã liếm trước, nên vội vàng chạy ra khỏi bưu điện để vào quầy bán thuốc…
Câu chuyện vui này giúp chúng ta hiểu rõ hơn rằng việc chuyển hành vi của bà cụ từ việc dán tem theo lối truyền thống sang lối mới tuy có vẻ đơn giản nhưng không phải dễ. Cũng từ đó mới thấy việc thay đổi hành vi trong môi trường doanh nghiệp còn khó khăn hơn nhiều.
Không ít doanh nghiệp sau khi để nhân viên làm quen với các ứng dụng tin học qua các phần mềm phổ thông như bảng tính điện tử, có thể nhập, xử lý và thay đổi dữ liệu dễ dàng, vậy mà đã thất bại trong việc đề nghị nhân viên chính thức bắt tay vào làm công việc của mình với phần mềm ứng dụng chuyên biệt.
Khi làm việc trên phần mềm mới thì mức độ ràng buộc nhiều hơn, quan hệ thông tin giữa các bộ phận chặt chẽ hơn, điều đó đồng thời làm cho nhân viên cảm thấy mất tự do hơn, cho dù thời gian xử lý dữ liệu và cho ra kết quả nhanh hơn trước nhiều.
Khi thấy không có gì thúc đẩy họ phải chấp nhận cái mới đầy ràng buộc ấy, nhiều nhân viên quay lại sử dụng phần mềm cũ. Thất bại này cũng giống như câu chuyện dán tem vừa kể ở trên. Rộng hơn, khi đưa vào ứng dụng điều gì đó mới trong doanh nghiệp thì kế hoạch thay đổi hành vi của đội ngũ nhân viên phải được lãnh đạo doanh nghiệp tính đến trước.
Không thể chỉ đơn giản ra lệnh bằng một loạt thông báo là xong, cũng không thể để nhân viên tự thay đổi hành vi một cách thiếu kế hoạch. Cần phải xem việc thay đổi bao giờ cũng là việc khó, thậm chí rất khó, để cùng hướng mọi người từ bỏ hành vi cũ kém hiệu quả sang hành vi mới mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.
Nếu các nhà quản trị thiếu quan tâm cho việc thay đổi này thì cũng giống như câu chuyện dán tem nêu trên, đôi khi doanh nghiệp đầu tư rất tốn kém cho việc ứng dụng công nghệ mới mà không thành công. Không thành công chỉ vì chưa biết làm cho mọi người chấp nhận và sẵn sàng thay đổi hành vi cho phù hợp với công nghệ mới.