Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 4: Các yếu tố “âm - dương” của vị trí CEO

Nối tiếp nội dung các phần trước, trong phần 4 này chúng tôi sẽ đưa ra các điểm tổng kết quan trọng về vai trò của các CEO. Sau khi tiến hành khảo sát và phỏng vấn, chúng tôi nhận ra rằng hệ thống công việc, hoạt động, mối quan hệ của các CEO phức tạp hơn rất nhiều so với các tài liệu đã đề cập trước đây.

Các lĩnh vực thuộc vai trò và sức ảnh hưởng của CEO

Tổng hợp các chia sẻ từ các CEO, chúng tôi đi đến kết luận rằng công việc của họ xoay quanh 6 khía cạnh ảnh hưởng. Mỗi khía cạnh đều có hai mặt tuy nghe có vẻ mâu thuẫn nhưng lại bổ trợ hài hòa cho nhau, như âm và dương vậy. Để có thể làm việc hiệu quả thì CEO cần biết cách dung hòa chúng.

Trực tiếp CEO tham gia trực tiếp vào rất nhiều dự án và đưa ra nhiều quyết định quan trọng.	Gián tiếp CEO cũng có ảnh hưởng đến công việc của những người khác thông qua các quy trình, hệ thống quản lý và tiêu chuẩn riêng của công ty.
Đối nội CEO làm việc với đội ngũ cấp cao và các nhân viên ở mọi cấp bậc để có thể hoàn thành các dự án, công việc của công ty	Đối ngoại CEO cũng phải giữ mối quan hệ với rất nhiều đối tác, khách hàng bên ngoài với tư cách là người đại diện cho toàn thể công ty. Bên cạnh đó, CEO có trách nhiệm tạo thêm lợi ích cho công ty từ các mối quan hệ bên ngoài này.
Cố định CEO cần nêu rõ mục đích, chiến lược, có tầm nhìn dài hạn trong tương lai nhằm giúp công ty phát triển lớn mạnh hơn	Linh hoạt Đồng thời, CEO cũng phải phản ứng linh hỏa với các sự cố bất ngờ, từ sự cố hàng ngày cho tới những khủng hoảng lớn.
Nguồn lực Sự ảnh hưởng của vị trí CEO cùng đội ngũ nhân viên, quản lý cấp cao là những trợ thủ đắc lực cho họ	Trở ngại CEO luôn phải cẩn thận với việc tích trữ cổ phần của cổ đông, quản lý và kết nối các nhân viên cũng như truyền tải đúng thông điệp, mục tiêu của công ty cho nhân viên.
Hữu hình CEO đưa ra nhiều quyết định và các vấn đề hữu hình như chiến lược định hướng, cấu trúc, phân bổ nguồn lực, và lựa chọn nhân lực	Biểu tượng Phần lớn sức ảnh hưởng của CEO được chứng tỏ qua những yếu tố mang tính biểu tượng, vô hình. Các hành động tạo nên những tiêu chuẩn, định hình các giá trị và đặt ra những ý nghĩa nhất định cho công ty.
Quyền lực CEO có quyền lực và quyền hành cao được củng cố bởi năng lực và các thành quả họ mang về cho công ty.	Sự đồng thuận Sự ảnh hưởng của CEO còn dựa trên sự đồng thuận đến từ tính cách và sự tin tưởng của nhân viên dành cho họ sau những giá trị, sự công bằng và gắn kết của CEO dành cho công ty.

Đầu tiên, có thể thấy rõ các CEO có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều vấn đề và quyết định của công ty thông qua các lần phê duyệt cũng như các cuộc họp 1-1 với những người liên quan. Tuy nhiên, như đã đề cập xuyên suốt bài viết, thời gian của CEO có hạn nên không thể trực tiếp xử lý toàn bộ công việc của công ty. Do vậy, có một số công việc CEO sẽ chỉ kiểm soát thông qua báo cáo của các cấp dưới sau đó đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp cho họ thực hiện. Nghe qua thì việc can thiệp trực tiếp và gián tiếp không gây trở ngại gì quá lớn cho các CEO, nhưng thực tế việc sắp xếp thời gian phù hợp cho hai hướng can thiệp này cũng là một vấn đề khiến họ đau đầu.

Thứ hai, lẽ dĩ nhiên là các CEO sẽ tập trung phần lớn thời gian để xử lý và làm việc với nội bộ nhân viên. Tuy nhiên, do mang trên vai trọng trách là đại diện hình ảnh cho công ty nên CEO cũng dành thời gian để làm việc với các đối tác, công ty khác nhằm mở rộng quy mô, quan hệ hợp tác của công ty mình. Bên cạnh đó, CEO còn phải đảm bảo những công ty khác hiểu được chuyên môn và giá trị của công ty mình.

Thứ ba, thông thường các CEO sẽ sắp xếp và lên kế hoạch trước mọi hoạt động, chiến lược: việc này bao gồm các khâu dự đoán những trường hợp có thể xảy ra, thu thập thông tin, phân tích dữ liệu nhằm đưa ra những lựa chọn hợp lý và kịp thời. Sau khi có những quyết định và lựa chọn phù hợp sẽ đưa ra chiến lược cụ thể và thực hiện chiến lược. Tuy nhiên, kinh doanh không chỉ đơn giản là những chiến lược, kế hoạch được dọn sẵn mà còn rất nhiều yếu tố, sự cố và diễn biến bất ngờ đòi hỏi người đứng đầu như CEO phải linh hoạt xử lý đễ giữ vững tình hình kinh doanh của công ty. Đôi khi những yếu tố, sự việc bất ngờ là cơ hội “được ăn cả ngã về không” mà CEO cần phải linh hoạt và cân nhắc kỹ lưỡng.

Một vấn đề khá quan trọng là CEO cần tạo thêm nhiều thời gian để làm việc độc lập hơn.

Thứ tư, ở vị trí CEO, bạn sẽ có cả một hệ thống nhân viên hỗ trợ bài bản, nguồn thông tin được tổng hợp và phân loại kĩ càng cũng như những hỗ trợ khác cho công việc của bản thân. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có những thử thách và cản trở tồn tại song song. Cụ thể, CEO bị hạn chế số lần thay đổi hoặc bác bỏ các quyết định đã “trót” thông qua hoặc việc thực hiện những thay đổi trong công ty mà không phải thông qua sự đồng thuận của các quản lý cấp cao khác cũng như hội đồng quản trị. Để có thể đẩy nhanh việc thay đổi thì họ cần phải xác định phòng ban có thể thực hiện việc đó, thuyết phục trưởng phòng đồng ý với quyết định của mình và thực hiện theo. Do vậy, ngồi ở vị trí CEO, các sếp cần đồng thời sử dụng hiệu quả các đặc quyền của mình cũng như giải quyết các hạn chế về quy trình hoạt động của công ty một cách khéo léo để giữ cho bộ máy công ty hoạt động trơn tru.

Thứ năm, qua khảo sát và nghiên cứu chúng tôi kết luận được rằng có một bộ phận CEO thể hiện sức ảnh hưởng của mình thông qua những thứ “hữu hình” như: quyết định độ ưu tiên của các chiến lược; đề ra mục tiêu ngân sách và đề cử nhân sự. Một số CEO khác thì lại thể hiện sự ảnh hưởng của họ thông qua những yếu tố mang tính “biểu tượng”. Lúc này các hành động của CEO sẽ là “xương sống” và toàn bộ công ty sẽ xếp gọn theo “xương sống” CEO này. Những việc CEO làm và không làm, thói quen hàng ngày của sếp như sếp thường mặc gì, sếp đi xe loại nào, nhà hàng yêu thích của sếp, cách sếp nói chuyện luôn có một ảnh hưởng nhất định đến nhân viên. Mọi hành động, thói quen của CEO sẽ ảnh hưởng đến các tiêu chuẩn, thái độ làm việc và văn hóa, giá trị của công ty. Những ảnh hưởng “biểu tượng” này có tác động còn rộng hơn những ảnh hưởng “hữu hình”.

Thứ sáu, CEO nắm giữ quyền hành và quyền lực cao trong công ty là vấn đề không phải bàn cãi. Họ sử dụng quyền lực của mình trong nhiều hoạt động, quyết định quan trọng. Tuy nhiên, quyền lực, quyền hành và thậm chí là lợi ích họ mang về cũng khó để giữ vững vị trí của mình trong công ty. Giống như các vị vua thời xưa, quyền hành, quyền lực rộng lớn nhưng không được lòng dân thì khó có thể ngồi vững trên ngai vàng, CEO thời nay cũng vậy, họ cần có được niềm tin, sự ủng hộ của nhân viên để có thể vận hành cả công ty một cách trơn tru, hiệu quả. CEO thu phục lòng người bằng nhiều cách – chứng minh các giá trị, đức tính, sự công bằng và tinh thần cống hiến cho công ty cũng như nhân viên. Sự tin tưởng, tín nhiệm sẽ là lực đẩy cho tinh thần làm việc của công ty đi xa hơn và gặt hái nhiều thành công hơn. Do đó, việc sắp xếp thời gian của CEO không chỉ gói gọn trong các cuộc họp, quy trình đưa ra quyết định mà còn phải chú tâm đến việc gắn kết mối quan hệ giữa mình và nhân viên.

CEO cần có được niềm tin, sự ủng hộ của nhân viên để có thể vận hành cả công ty một cách hiệu quả. Ảnh: StockUnlimited.

Trong 6 khía cạnh ảnh hưởng, các CEO thường có xu hướng bỏ quên những mặt gián tiếp, mang tính biểu tượng và những yếu tố gắn kết mọi người với nhau. Việc bỏ quên này có thể khiến CEO bỏ lỡ nhiều cơ hội tạo ra nhiều thay đổi tích cực cho công ty.

Vì sao mỗi công ty cần một người lãnh đạo tốt?

Có vô số cách, số liệu, tips nhằm giúp các CEO thực hiện tốt vai trò của mình. Tuy nhiên, bài nghiên cứu của chúng tôi đã cung cấp những thông tin đa chiều và khoa học hơn về công việc, trách nhiệm của các CEO thuộc công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia bằng việc phân tích cách sử dụng thời gian của họ. Khi có một cái nhìn đa chiều và rõ ràng về vai trò và công việc của các CEO, dễ dàng thấy được những khó khăn và gánh nặng của vị trí này.

Do là người chịu trách nhiệm về sự vận hành của cả một bộ máy nên hiệu suất làm việc của CEO có ảnh hưởng rất lớn đến nhân viên, khách hàng và tốc độ phát triển của công ty. Cứ qua mỗi thời kì phát triển thì trọng trách trên vai các CEO lại nặng thêm một phần. Công ty phát triển dẫn đến cơ cấu ngày càng phức tạp hơn, công nghệ phát triển và cạnh tranh gay gắt hơn đều là những thách thức không nhỏ với các nhà lãnh đạo. Những phân tích và khuyến nghị từ cuộc khảo sát với hy vọng giúp các CEO – những người đang gánh trên vai những trách nhiệm to lớn – hiểu rõ hơn về vai trò và cách sử dụng nguồn lực quan trọng nhất của họ: thời gian.

Kinh doanh không chỉ đơn giản là những chiến lược, kế hoạch được dọn sẵn mà còn rất nhiều yếu tố, sự cố và diễn biến bất ngờ đòi hỏi người đứng đầu như CEO phải linh hoạt xử lý đễ giữ vững tình hình kinh doanh của công ty.

Phần 1: 24 giờ của CEO
Phần 2: Đúng người, đúng việc, đúng quy trình
Phần 3: “Bể cá” phòng họp
Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của một CEO

Thu Nga / Brands Vietnam
Nguồn Michael E. Porter & Nitin Nohria / HBR