Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 3: “Bể cá” phòng họp

Có thể hình dung các CEO luôn phải ngụp lặn trong chuỗi dài những cuộc họp không hồi kết. Trung bình, các nhà lãnh đạo tham gia khảo sát có 37 cuộc họp trong một tuần và dành 72% tổng thời gian làm việc để vùi mình trong phòng họp. Vậy các CEO cần lưu ý những điểm gì để có thể vượt qua các cuộc họp và cải thiện năng suất làm việc của bản thân?

Nên rút ngắn thời gian họp và nâng cao hiệu quả các buổi họp

Để tránh việc bị chôn chân trong phòng họp, các CEO nên thường xuyên đánh giá lại xem các cuộc họp nào thật sự cần thiết và cuộc họp nào nên cử người đi thay, hoặc bỏ bớt một số cuộc họp không quá quan trọng và cần đến sự can thiệp trực tiếp của mình.

Bên cạnh đó, họ nên xem xét lại độ dài của các buổi họp. Trong nghiên cứu của chúng tôi, các cuộc họp thường kéo dài 1 tiếng và số buổi họp như thế này trung bình chiếm 32% tổng số buổi họp của các CEO. Các cuộc họp dài hơn một tiếng chiếm 38% và ngắn hơn 1 tiếng chiếm 30%. Sau khi nghiên cứu và phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy độ dài buổi họp tùy thuộc vào thói quen làm việc của công ty hoặc của cá nhân CEO, hoặc cả hai – thông thường một buổi họp tiêu chuẩn sẽ kéo dài một tiếng.

Các CEO nên dành một khoảng thời gian trống để cho những cuộc hẹn, cuộc họp đột xuất (chiếm 25% thời gian làm việc, theo khảo sát).

Thời gian “tiêu chuẩn” cho một cuộc họp nên được rút ngắn lại. Họp ngắn hơn sẽ tăng độ hiệu quả của các CEO. Trả lời phỏng vấn của chúng tôi, các CEO thừa nhận rằng những cuộc họp một tiếng có thể được rút ngắn xuống thành 30 phút thậm chí là 15 phút. Một cách hiệu quả để có thể rút ngắn thời gian họp là mỗi một buổi họp nên có một danh sách những vấn đề sẽ thảo luận. Đồng thời những người tham dự nên chuẩn bị sẵn dựa trên danh sách đã nêu.

Tuy nhiên một vài CEO lo ngại rằng mình sẽ tạo ấn tượng hời hợt khi mà cắt giảm thời gian họp từ 1 tiếng xuống còn 30 phút. Tuy nhiên, qua nghiên cứu chúng tôi kết luận rằng thời gian họp không có liên quan gì đến vấn đề bạn có hời hợt hay không. Do vậy, như một CEO đã trả lời chúng tôi “Dù mọi người nói gì, cứ cắt một nửa thời gian đi.”

Một vấn đề liên quan đến chuyện họp hành cần được quan tâm đó là số lượng cuộc họp và thành phần tham dự cuộc họp. Theo thống kê, cuộc họp 1-1 là phổ biến nhất (trung bình 42% tổng số cuộc họp). Theo sau đó là những buổi họp có 2-5 người tham dự (21%). Các cuộc họp quy mô lớn hơn như ở hội trường, họp các nhà lãnh đạo cấp cao, họp với toàn thể nhân viên công ty thường rất ít (5%).

Các CEO thường ưu tiên các cuộc họp 1-1 hoặc họp nhóm ít người do ít người thì sẽ dễ thắt chặt mối quan hệ giữa mọi người với nhau hơn. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo nên chú ý đến thành phần tham dự cuộc họp. Những người tham dự nên là những người có liên quan, chịu trách nhiệm trực tiếp, hoặc có khả năng giải quyết các vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Hơn nữa, CEO là người có trách nhiệm giúp các cộng sự và đối tác của mình nắm được những vấn đề, quyết định và hoạt động mục tiêu của các cuộc họp. Do vậy, việc chọn đúng người tham dự sẽ giúp mọi việc được giải quyết nhanh chóng hơn, tránh mất thời gian giải thích lại, hoặc phải hẹn thêm các cuộc họp khác để giải quyết các vấn đề.

Linh hoạt cho những cuộc hẹn bất ngờ

Phần lớn thời gian của CEO (trung bình 75% thời gian) đã được lên lịch và sắp xếp gọn ghẽ. 51% thời gian đó là dành cho các cuộc họp bất tận.

Việc điều khiển tính chất cũng như số lượng cuộc họp là rất cần thiết. Song song đó, sau khi phân tích kết quả khảo sát, chúng tôi cho rằng các CEO nên dành một khoảng thời gian trống để cho những cuộc hẹn, cuộc họp đột xuất (chiếm 25% thời gian làm việc, theo khảo sát).

Các CEO cần nghiêm túc dành ra một khoảng thời gian nhiều hơn 1 tiếng để bản thân làm việc độc lập, tránh bị sao lãng bởi những vấn đề bên ngoài, đặc biệt là mail, tin nhắn.

Lượng thời gian các nhà lãnh đạo dành cho những cuộc họp đột xuất trải rất rộng, từ 3% đến 61%. Trả lời phỏng vấn của chúng tôi, những CEO nghe theo tư vấn, dành một khoảng thời gian trống cho những cuộc họp đột xuất cho biết việc này đem lại kết quả khá khả quan và giúp họ nhận ra sự cần thiết của việc thay đổi sắp xếp lịch trình.

Lịch trình linh hoạt sẽ giúp các CEO tăng độ hiệu quả trong công việc cũng như tạo một hình ảnh gần gũi hơn. Những vị sếp với lịch trình kín mít hoặc trợ lý riêng của họ luôn từ chối quá nhiều người muốn gặp trực tiếp sẽ tạo ấn tượng không tốt, làm người khác có cảm giác đây là một người kiêu căng, tự phụ và khó gần. Do vậy, trách nhiệm cân bằng lịch trình, chừa các khoảng thời gian trống nhất định thuộc cần được các trợ lý riêng của CEO lưu ý.

Làm việc một mình – thuốc tăng lực không thể thiếu

Để có thể xuất hiện và thể hiện xuất sắc tại các cuộc họp, đưa ra những chiến lược, giải pháp đúng đắn, CEO cũng cần thời gian chuẩn bị, suy nghĩ. Do đó thời gian làm việc độc lập của họ cũng quan trọng không kém các hoạt động khác. Trong khảo sát của chúng tôi, họ dành trung bình 28% tổng thời gian làm việc một mình. Tuy nhiên, 51% CEO tham gia khảo sát chỉ dành 1 tiếng hoặc ít hơn để làm việc một mình. Trong khi đó, chỉ có 18% dành nhiều hơn 2 tiếng để làm việc độc lập. Thời gian như vậy theo chúng tôi là không đủ. Các CEO cần nghiêm túc dành ra một khoảng thời gian nhiều hơn 1 tiếng để bản thân làm việc độc lập, tránh bị sao lãng bởi những vấn đề bên ngoài, đặc biệt là mail, tin nhắn. Bởi thông qua phỏng vấn, phần lớn thời gian một mình của CEO bị ngắt quãng hoặc cắt giảm vì những việc như trả lời email, tin nhắn,…

Do ở trong văn phòng thường dễ bị “làm phiền” bởi cấp dưới, cộng sự,… thì dành thời gian làm việc độc lập ở bên ngoài sẽ có lợi hơn cho các CEO. Một chuyến đi xa, tạm thời ngắt liên lạc với văn phòng thường sẽ mang lại khoảng thời gian tự ngẫm, phản biện hiệu quả. Đa số các CEO đều công nhận sự hữu dụng của biện pháp này. Để nâng cao độ hiệu quả, CEO nên né đi chung với cộng sự, trở lý của mình.

Lượng thời gian các nhà lãnh đạo dành cho những cuộc họp đột xuất trải rất rộng, từ 3% đến 61%. Ảnh: StockUnlimited.

Tung hứng với các mối quan hệ bên ngoài

Nhìn tổng quát, quỹ thời gian của CEO được chia làm hai mảng chính: đối nội và đối ngoại. 70% thời gian của họ dành cho đối nội, 30% dành cho đối ngoại. Trong 30% đó có: 16% làm việc với đối tác kinh doanh (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, nhà đầu tư, tư vấn viên, luật sư, nhóm PR, cũng như những bên cung cấp dịch vụ khác), 5% làm việc với hội đồng quản trị của công ty và 9% dành cho các thương vụ bên ngoài khác (dịch vụ, nhóm ngành công nghiệp, tiếp nhóm truyền thông và chính quyền, các hoạt động cộng đồng,..)

Làm việc với các đối tác bên ngoài cũng quan trọng không kém xử lí công việc nội bộ công ty. Mọi đối tác đều muốn làm việc trực tiếp với người có quyền hành cao nhất. Do đó, việc gặp gỡ, thảo luận với đối tác ngoài công ty sẽ chiếm nhiều thời gian và buộc các CEO phải ra ngoài nhiều hơn. Điều này có nguy cơ làm sao lãng sự chú ý của CEO đối với việc nội bộ công ty. Do đó, một lần nữa CEO phải biết cân bằng công việc giữa trong và ngoài công ty nhằm đem lại hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian.

Tăng thêm thời gian dành cho khách hàng

Hầu hết các CEO đều bàng hoàng khi nhận ra thời gian họ dành cho khách hàng của mình ít đến đáng thương (trung bình chỉ 3%). Thậm chí thời gian làm việc với tư vấn viên còn nhiều hơn thời gian làm việc với khách hàng. Thực chất, ở vị trí chịu trách nhiệm quản lí toàn bộ công ty như CEO, thời gian dành cho khách hàng giảm đi là điều dễ hiểu khi bạn vẫn còn núi công việc chất đống như núi. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn đang “bỏ rơi” khách hàng của mình, chỉ là phần công việc này dần dần sẽ được chuyển cho cấp dưới của bạn.

Trong lĩnh vực B2B, việc họp với khách hàng là vô cùng quan trọng vì các lần gặp trực tiếp sẽ thu về được những thông tin có độ chính xác cao hơn.

Dù vậy, các CEO tham gia khảo sát cho rằng 3% là quá ít. Khách hàng vẫn là một nguồn thông tin quan trọng phản ánh quy trình hoạt động công ty, xu hướng thị trường và đối thủ. Trong lĩnh vực B2B, việc họp với khách hàng là vô cùng quan trọng vì các lần gặp trực tiếp sẽ thu về được những thông tin có độ chính xác cao hơn. Trong lĩnh vực B2C, cũng có rất nhiều cơ hội để liên hệ với khách hàng. Đối với CEO ngành bán lẻ, có thể tham quan cửa hàng – đặc biệt là những lần thăm đột xuất – là cơ hội tuyệt với để tiếp cận với người tiêu dùng một cách tự nhiên, thu được thông tin chân thật hơn.

Mặt khác, một vài CEO dành riêng một khoản thời gian để làm việc với khách hàng của mình. Ví dụ như một CEO của một công ty tài chính đã tham gia khảo sát của chúng tôi, anh lên lịch mỗi ngày sẽ gặp trực tiếp một khách hàng. Một CEO khác thuộc lĩnh vực sản xuất thì dành 2 ngày trong tháng để liên hệ với khách hàng của mình. Một số CEO khác cũng bắt đầu tạo thói quen liên hệ với khách hàng và thêm việc này vào nhóm lịch công tác của mình. Nhìn chung những điều chỉnh này là cách khá hiệu quả để đảm bảo thời gian dành cho khách hàng được duy trì ở mức phù hợp.

Giảm thời gian dành cho các nhà đầu tư

Trung bình các CEO dành 3% tổng thời gian làm việc cho các nhà đầu tư. Hầu hết những người tham gia khảo sát có chút giật mình khi biết kết quả. Họ cho rằng mình đã dành thời gian cho nhà đầu tư nhiều hơn con số 3%. Đối với khách hàng, thời gian tiếp xúc càng nhiều sẽ càng tốt nhưng điều này không đúng đối với các nhà đầu tư. Nếu xếp quá nhiều cuộc họp với họ sẽ khiến các CEO quá tập trung vào việc quản lý giá sàn chứng khoán và lơ là các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Do đó, chỉ giữ liên lạc với một vài nhà đầu tư trọng yếu, liên hệ qua điện thoại mỗi quý môt lần, hoặc xếp một ngày định kì để gặp mặt họ là những điều CEO nên làm để giữ mình tỉnh táo và cân bằng công việc.

Tránh những sự kiện, hoạt động đối ngoại không liên quan

Các CEO thường sẽ dễ bị cuốn theo các hoạt động bên ngoài, không liên quan trực tiếp đến việc kinh doanh như các sự kiện cộng động, các vấn đề xã hội. Những hoạt động như vậy trung bình chiếm gần 2% thời gian làm việc của các CEO. Dù biết rằng các doanh nghiệp vẫn phải thực hiện những nghĩa vụ cộng đồng và trách nhiệm xã hội nhưng các nhà lãnh đạo vẫn nên cẩn thận điều chỉnh thời gian để không bị lấn sang khoảng thời gian dành cho việc kinh doanh của công ty. Dù thực tế việc sếp lớn có mặt tại các sự kiện công cộng sẽ làm tăng độ trang trọng cho sự kiện nhưng họ không nhất thiết phải theo sát việc chuẩn bị, tổ chức. Những việc đó sẽ có người ở các bộ phận thích hợp chịu trách nhiệm và báo cáo lại.

Xếp quá nhiều cuộc họp với cá nhà đầu tư sẽ khiến CEO quá tập trung vào việc quản lý giá sàn chứng khoán và lơ là các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Ảnh: New America.

Tăng thời gian làm việc với hội đồng quản trị

Tất cả các CEO đều nắm rõ tầm quan trọng của việc dành thời gian làm việc với các thành viên trong hội đồng quản trị. Trong khảo sát của chúng tôi, thời gian làm việc cùng hội đồng quản trị chiếm 5% trên tổng số thời gian làm việc, tương đương 41 tiếng trong một quý. Nhưng lại một lần nữa, có sự chênh lệch khá lớn giữa các CEO với nhau, có người dành 6 tiếng cho việc này nhưng có người lại lên đến 165 tiếng.

Việc luôn giữ mối quan hệ tốt với hội đồng quản trị là một trong những yếu tố quan trọng giúp các CEO thành công. Bên cạnh các cuộc họp ban, hội nghị và việc bãi nhiệm thì CEO cần sắp xếp thêm thời gian để làm việc 1-1 với từng thành viên trong hội đồng quản trị. Bởi vì mỗi thành viên hội đồng quản trị sẽ có những kinh nghiệm, quan điểm, góc nhìn khác nhau, nên việc làm việc và trao đổi với từng người sẽ cung cấp cho CEO một góc nhìn đa chiều và khách quan hơn. Tại các cuộc họp ban, chuyên môn của các thành viên hội đồng quản trị thường ít được chú ý đến. Tuy nhiên điều này rất quan trọng, chỉ khi bạn nắm chắc chuyên môn của họ thì khi gặp khủng hoảng, sự cố bạn mới biết tìm đến đúng người để trao đổi và tư vấn. Đồng thời, các CEO cũng nên thường xuyên cập nhật thông tin và tình hình công ty cho hội đồng quản trị. Từ đó, hội đồng sẽ kịp thời nắm bắt những vấn đề của công ty và dễ dàng đưa ý kiến trong các giai đoạn khẩn cấp hoặc biến động thị trường.

Có thể thấy, những vấn đề phát sinh trong cách quản lý thời gian của các CEO xuất phát từ những công việc liên quan đến giao tiếp, làm việc với con người. Từ đó kết luận được rằng, đa phần các giám đốc điều hành do thường bị chìm trong email, báo cáo, chiến lược, doanh số mà quên mất một nhân tố rất quan trọng trong công việc của mình – nhân lực. Do vậy, bên cạnh việc phát triển chiến lược, đảm bảo doanh thu, doanh số và phát triển công ty, các CEO cũng nên dành thời gian để điều chỉnh lại cách thức làm việc với nhân viên, cộng sự, đối tác cũng như khách hàng của mình để có thể tối ưu hóa hiệu quả công việc cũng như sự phát triển của công ty.

Đa phần các giám đốc điều hành do thường bị chìm trong email, báo cáo, chiến lược, doanh số mà quên mất một nhân tố rất quan trọng trong công việc của mình – nhân lực.

Phần 1: 24 giờ của CEO
Phần 2: Đúng người, đúng việc, đúng quy trình
Phần 4: Các yếu tố “âm - dương” của vị trí CEO
Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của một CEO

Thu Nga / Brands Vietnam
Nguồn Michael E. Porter & Nitin Nohria / HBR