15 chiến lược gia tăng hiệu suất làm việc

Đây là một số chiến lược hiệu quả và có tác động mạnh mẽ mà nhiều doanh nhân, doanh chủ - những nhà điều hành các doanh nghiệp trị giá hàng triệu, thậm chí hàng tỷ đô la - đã áp dụng thành công và chia sẻ.

Nội dung này được trích từ cuốn Winning Without Losing - bản tiếng Việt có tựa Thành công không cần trả giá.

Lắp bánh xe của bạn

Nếu đơn thương độc mã khởi nghiệp, bạn sẽ là chiếc bánh xe khuyết mất một nửa, thiếu đi sự hỗ trợ cần thiết để kinh doanh thành công.

Có thể bạn sẽ không tìm kiếm một nửa còn thiếu của mình trong thế giới này, và cơ hội thành công sẽ bị giảm đi đáng kể.

Adobe, Apple, Canon, Cisco, Garmin, Infosys, Intel, Microsoft, Oracle và Sun Microsystems có điểm gì chung? Vâng, họ thành công lớn khi khởi nghiệp, trở thành biểu tượng quốc tế. Nhưng còn một điều nữa - mỗi biểu tượng đều được sáng lập ít nhất bởi 2 doanh nhân.

Bill Gates sẽ đi được bao xa nếu không có Paul Allen? Liệu một mình N.R. Narayana Murthy có thể tạo ra Infosys? Câu trả lời gần như là không. Nhưng khi Murthy “thất kiếm hợp bích” với 6 nhà đồng sáng lập khác, họ đã tạo ra một trong những công ty công nghệ lớn nhất Ấn Độ, khiến tất cả bọn họ trở thành tỷ phú, và riêng Murthy trở thành thành viên ban quản trị của một vài tổ chức quyền lực nhất trên thế giới, như HSBC, Unilever, UN Foundation, INSEAD, Wharton và Quỹ Ford.

Không có doanh nhân hỗ trợ khởi nghiệp hàng đầu nào chấp nhận các nhà sáng lập đơn lẻ. Bạn sẽ tìm thẳng tới các quỹ đầu tư mạo hiểm? Nhưng nhìn chung, lĩnh vực đầu tư mạo hiểm cũng đi theo hướng suy nghĩ này, và cũng tìm kiếm một “bánh xe toàn vẹn”.

Paul Graham đã có bài viết về “18 sai lầm bóp chết khởi nghiệp”. Theo nhà đầu tư kiêm doanh nhân huyền thoại này, sai lầm rõ ràng nhất chính là đơn độc khởi nghiệp.

Khởi động, lấy đà

Hầu như tất cả mọi người đều biết Mark Zuckerberg cùng cách anh ấy đã thay đổi môi trường xã hội bằng Facebook và tạo ra hàng tỷ đô la. Nhưng ít người biết rằng Facebook không phải là thành công đầu tiên của Mark, và cả Facemash cũng không.

Khi còn là học sinh trung học, Mark đã mài giũa tay nghề bằng việc xây dựng ứng dụng âm nhạc trên máy tính. Anh gọi ứng dụng này là Synapse. Đó là một dịch vụ giới thiệu âm nhạc, sử dụng trí thông minh nhân tạo để tìm hiểu thói quen nghe nhạc của người dùng. Ứng dụng này đã thành công và Mark đã nhận được lời đề nghị mua lại từ cả AOL và Microsoft. Hai ông lớn muốn tuyển dụng tài năng trẻ. Nhưng Mark từ chối và tiếp tục đà này để xây dựng Facebook.

Ngay cả một thành công nhỏ cũng có thể dẫn tới sự tín nhiệm, các cơ hội gặp gỡ và sự tự tin để làm việc.

Nếu có thể, bạn hãy bắt đầu thật hoành tráng, nhưng cũng đừng e ngại khi bắt đầu với điểm xuất phát khiêm tốn để tạo đà. Công việc kinh doanh bạn đang làm hiện nay có thể không phải là một ý tưởng trị giá một tỷ đô la, nhưng đó có thể là một bước đi quan trọng. Cho dù bạn đang làm bất cứ điều gì, hãy tiếp tục.

Rất nhiều người nghĩ rằng họ sẽ bắt đầu khi tìm ra “ý tưởng lớn”. Hãy dẹp ngay suy nghĩ đó đi. Và bắt đầu một điều gì đó. Nó sẽ tạo đà cho bạn. Chờ đợi sẽ luôn chỉ là chờ đợi mà thôi.

Chọn thời điểm chính xác, chọn một thứ hợp thời

Nhiều doanh nhân thất bại một phần là do đã không tính đến điều kiện thị trường nơi mình đang khởi nghiệp.

Đừng chỉ ngồi chờ sung rụng. Hãy nhấc mông lên và bắt đầu làm một điều gì đó.

Nhiều người lạc quan đã tạo ra một sản phẩm tuyệt vời bằng các công nghệ tiên tiến, tuy nhiên đa số người tiêu dùng lại chẳng quan tâm đến công nghệ đó. Ngoài ra, còn nhiều điều kiện cần và đủ khác để chúng ta đưa tầm nhìn đi trước của mình vào thực tế lại chưa xuất hiện. Alexander Bain đã đăng ký bằng sáng chế quy trình cho máy fax từ năm 1843 nhưng đến tận năm 1964, chiếc máy này mới được bắt đầu đưa vào sử dụng. Bernard Silver và Norman Woodland đã phát minh ra mã vạch vào năm 1948, nhưng 20 năm sau, phát minh này của họ mới được chính thức sử dụng.

Vậy làm sao để biết chắc được công chúng đã sẵn sàng hay chưa? Câu trả lời chính là hãy luôn để ý nắm bắt những thay đổi, nhưng đừng phỉnh phờ mình rằng có thể nhận ra điều đó chỉ bằng cách đọc các báo cáo xu hướng. Thay vì thế, bạn hãy áp dụng kỹ thuật câu cá trong băng - Kiểm tra nước tại các vị trí khác nhau để cho kết quả thực tế tại thời điểm đó. Trong khi đang nghiêm túc thử nghiệm đối tượng, hãy thật công tâm, tính đến quán tính phát triển của những thay đổi hiện tại.

Tiến hành một thử nghiệm nhỏ

Năm 1996, McDonald’s cho ra mắt loạt bánh mì kẹp cao cấp với nỗ lực nâng cao vị thế trong phân khúc khách hàng trưởng thành và chú trọng đến chất lượng. Công ty đã đầu tư 300 triệu đô la Mỹ vào việc đổi mới sản phẩm mang nhiều tham vọng nhất từ trước đến lúc đó. Kỹ thuật khảo sát nhóm, phân tích xu hướng và phát triển sản phẩm đều được đưa vào chiến dịch marketing tốn kém nhất thế giới.

Nhưng thật không may, các khách hàng không ủng hộ sản phẩm mới và món ăn này đã nhanh chóng bị loại khỏi thực đơn. Năm đó, trụ sở chính ở Illinois đã đi tong 300 triệu đô la.

Sai lầm thật khủng khiếp và tốn kém, có thể một hoặc hai giám đốc sẽ bị sa thải. Nhưng đối với một công ty lớn như vậy, thương hiệu, bảng cân đối kế toán và cơ cấu công ty thường đủ vững mạnh để lấy lại thăng bằng sau cú vấp đó. Tuy nhiên, đối với một công ty mới khởi sự, đó lại là một câu chuyện khác.

Hộp đạn của bạn chỉ có một số đạn nhất định và nếu bạn mắc sai lầm, trò chơi sẽ kết thúc. Ngân sách cạn kiệt và lòng tin cũng cuốn theo chiều gió thậm chí trước cả khi bạn bắt đầu.

Martin Bjergegaard - đồng sáng lập “nhà máy khởi nghiệp” Rainmaking, đồng tác giả cuốn Winning Without Losing.

Kỹ thuật khảo sát nhóm và bảng câu hỏi là công cụ yêu thích của các chuyên gia tư vấn và học giả, nhưng đối với doanh nhân, chúng là những thứ đánh lạc hướng chết người.

Trong cuộc khảo sát nhóm, mọi người sẽ nói về những điều mà họ nghĩ bạn và cả nhóm muốn nghe. Còn người trả lời bảng câu hỏi thì chỉ cần đánh dấu mà không phải suy nghĩ nhiều về bất cứ điều gì ngoài việc làm thế nào để thoát khỏi mớ câu hỏi phiền toái này càng nhanh càng tốt.

Hãy bỏ qua các chiến thuật khiến bạn lạc hướng này, hãy hướng thẳng tới các khách hàng tiềm năng và cố gắng bán cho họ sản phẩm của bạn.

Hãy liên hệ trực tiếp với khách hàng để thăm dò xem ý tưởng của mình có tiềm năng thực sự hay không. Bạn có thể thử xây dựng một bản demo trên Wordpress hoặc thậm chí là trên giấy bổi, chỉ cần thứ gì đó đơn giản nhưng mang thông điệp rõ ràng. Khách hàng cũng muốn được tham gia vào quá trình triển khai ý tưởng này nên hãy thật chân thành và nói với họ rằng bạn muốn nghe ý kiến từ họ.

Hãy bước ra khỏi garage

Nick Mikhailovsky là một doanh nhân xuất chúng người Nga. Ông chia sẻ bài học xuyên suốt sự nghiệp của mình là: Hợp tác và cảm hứng chính là động lực phát triển trong kinh doanh, và bạn sẽ tiến rất xa nếu được làm việc trong môi trường nuôi dưỡng những đặc trưng này.

Sau nhiều thăng trầm, Nick cùng với 4 đồng nghiệp cũ thành lập công ty cung ứng dịch vụ công nghệ thông tin. Phòng thí nghiệm NTR của họ có 50 lập trình viên làm việc toàn thời gian và tạo ra doanh thu nhiều tới mức Nick đã đầu tư vào 8 công ty khởi nghiệp khác từ năm 2006. Hầu hết trong số đó đều phát triển thuận lợi, một số đang phát triển bền vững.

Hãy tạo thói quen thử nghiệm mọi thứ trên quy mô nhỏ.

Là một nhà đầu tư, Nick không làm theo những quy tắc thông thường. Anh coi doanh nghiệp của mình giống như một sự kết hợp của một vườn ươm, một công ty đầu tư mạo hiểm và một chương trình hỗ trợ khởi nghiệp.

Anh tự mình điều hành những công ty khởi nghiệp mới nhất, mà tất cả, nếu có thể, đều nằm trong cùng một tòa nhà. Anh bật mí: “Khi những công ty khởi nghiệp ở gần nhau, chúng bắt đầu bảo vệ lẫn nhau. Các công ty hỗ trợ nhau thông qua hội đồng quản trị, bởi mọi người đều muốn được đóng góp bằng việc mà họ làm tốt nhất”.

Nick kể: “Trong một công ty khởi nghiệp của tôi, có một anh chàng là người bán hàng tuyệt vời. Một hôm, điện thoại kêu và cậu ta là người nhấc máy bởi vì các thành viên của đội khác ra ngoài ăn trưa. Đó là một khách hàng tiềm năng, mặc dù không phải là công việc của đội mình, nhưng cậu ta đã trổ mọi tài năng để chốt được giao dịch. Khi quay lại, các thành viên của đội này vừa rất vui mừng vừa vô cùng ngạc nhiên bởi vào thời điểm đó, các lập trình viên hướng nội không thể tin được rằng họ có thể bán được bất cứ thứ gì… Đó chỉ là một ví dụ nhỏ nhưng nó chứng minh cho một cơ chế cực kỳ hiệu quả và mạnh mẽ”.

Xu hướng làm việc trong gara (hay phòng khách) thay vì trong một căn phòng cùng các doanh nhân khác được nhiều người lựa chọn. Vì tiền thuê rẻ hơn và bố mẹ, vợ chồng có thể dễ dàng ghé vào với một tách cà phê mới pha. Tuy nhiên nhưng điểm bất lợi cũng khá rõ ràng.

Ai là người sẽ phát hiện ra những cơ hội mà bạn và nhóm của mình đã bỏ lỡ? Ai là người cùng bạn trao đổi kinh nghiệm với những kỹ năng và quan điểm hoàn toàn khác biệt? Mọi thứ cần biết có thể tìm kiếm trên mạng, nhưng trước tiên bạn cần phải biết mình đang thiếu thứ gì. Tương tự, những cuộc giao tiếp và truyền cảm hứng cũng thế.

Ngày nay, chúng ta gọi đó là những chương trình hỗ trợ khởi nghiệp với hàng ngàn doanh nhân háo hức tham gia. Hầu hết doanh nhân đều mơ ước được dành những ngày nghỉ cuối tuần, nhiều tuần hoặc nhiều tháng sum họp dưới một mái nhà với những người cùng chí hướng. Họ biết rằng điều này sẽ tạo ra một động lực mà không gara nào có thể cạnh tranh được.

Jordan Milne - doanh nhân, nhà văn người Canada, đồng tác giả cuốn Winning Without Losing.

Hãy khác biệt

Ý tưởng về sự khác biệt không hề mới. Năm 2002, Seth Godin đã viết cuốn sách bán chạy nhất Purple Cow (Con bò tía) để giúp chúng ta hiểu rằng một con bò màu tía và những thứ kỳ lạ khác có cơ hội thu hút sự chú ý hơn trong marketing.

Tuy nhiên, chúng ta vẫn quá giống nhau trên nhiều phương diện. Khi Derek Sovers có ý định viết một email hài hước với nội dung “cảm ơn bạn vì đã đặt hàng” để gửi tới các khách hàng trên trang bán hàng online CD Baby của mình, anh là người đầu tiên làm việc đó và đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và thiện chí.

Tại sao trước đây không có ai nghĩ đến điều này? Tại sao hàng ngàn trang bán hàng online vẫn tiếp tục copy - paste những email khuôn mẫu buồn tẻ và kém hài hước vào hệ thống trả lời thư khách hàng của họ? Có lẽ bởi con người chúng ta là những kẻ sống bầy đàn và thích hùa theo đám đông. Đó là cách chúng ta tồn tại và trong nhiều trường hợp thì đây là một đặc tính tốt. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn có vô vàn cơ hội để khiến công ty mình nổi bật giữa một môi trường kinh doanh về cơ bản là đi theo chủ nghĩa thủ cựu một cách kỳ lạ.

Những câu hỏi kích thích tư duy sáng tạo:

• Tại sao luôn có bàn và ghế trong tất cả phòng họp?
• Tại sao mọi cuốn sách đều là hình chữ nhật và được in trên giấy?
• Tại sao tất cả các cửa hàng đều trang trí cho lễ Giáng sinh vào tháng 12?
• Tại sao tất cả những người làm việc trong lĩnh vực tài chính đều đeo cà vạt?
• Tại sao không một doanh nhân khởi nghiệp nào ở Thung lũng Silicon đeo cà vạt?
• Lần cuối cùng bạn từng làm một điều gì đó khác biệt khiến những người khác dừng lại và chú ý là khi nào?

Đòn bẩy công nghệ

Hãy đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian với nhóm của mình.

Khi bạn đang đọc những trang sách này, nhiều người thông minh nhất trên khắp thế giới đang làm việc cao độ để phát triển các giải pháp giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Những nỗ lực của họ đang giúp bạn kết nối trơn tru hơn, làm việc hiệu quả hơn và học hỏi nhanh hơn.

Đối với những người đang tìm kiếm một cuộc sống cân bằng, tận dụng công nghệ thông tin chính là một phần của giải pháp.

Khi bạn đang tìm kiếm một giải pháp để khiến cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn, hãy nhớ rằng tất cả những bộ não thông minh đang làm việc đầy say mê để giúp giải quyết vấn đề của bạn.

Yếu tố con người là quan trọng nhất

Đâu là sự khác biệt giữa một nhà lãnh đạo bình thường - chăm chỉ nhưng không thu được nhiều kết quả, với một nhà lãnh đạo đạt được những kết quả đáng nể mà không phải hy sinh quá nhiều?

Một yếu tố quan trọng của hiện tượng đó là khả năng gắn kết được đúng người, thúc đẩy, truyền cảm hứng cho họ và tạo ra kiểu văn hóa công ty đúng đắn.

Henrik Lind là nhà sáng lập Danske Commodities, Link Finans và một số công ty thành công khác. Ông là một trong những doanh nhân thành công nhất Đan Mạch, người xây dựng đế chế kinh doanh của mình trong 7 năm, từ hai bàn tay trắng.

Henrik thường trở về nhà lúc 5 giờ chiều và dành nhiều thời gian để chơi cùng các con trước khi đưa chúng đi ngủ. Không kém gì vợ, ông là người thường xuyên chuẩn bị cho lũ trẻ sẵn sàng đến trường vào mỗi sáng và cũng thường xuyên phải dỗ dành khi chúng thức giấc giữa đêm.

Ông lãnh đạo công ty như thế nào?

Ông cho biết: “Là CEO, tôi xuất hiện ở mọi cuộc phỏng vấn tuyển dụng của công ty và ở tất cả các cuộc họp đánh giá nhân viên. Việc đó tốn khá nhiều thời gian bởi chúng tôi thực hiện đánh giá hàng quý. Nhưng theo tôi, đó là điều quan trọng nhất để tôi đầu tư thời gian. Điều đó có nghĩa là giữa các nhân viên mới và chúng tôi đã có sự trao đổi rõ ràng và sự điều chỉnh hợp lý cho những mong đợi đối với họ. Điều đó cũng có nghĩa là chúng tôi đồng thuận về các mục tiêu, trách nhiệm với từng đồng nghiệp và củng cố văn hóa công ty”.

Henrik Lind - nhà sáng lập Danske Commodities.

Henrik sẵn sàng dành phần lớn thời gian của mình cho các đồng nghiệp. Bất cứ lúc nào họ cũng có thể chia sẻ với ông về các ý tưởng mới, xin lời khuyên hoặc nói về những kế hoạch của mình. Henrick đã tạo ra một đội ngũ có thể tự chủ và ông duy trì văn hóa ấy bằng phong cách lãnh đạo nhân ái thể hiện qua sự hiện diện và quan tâm chân thành tới những người ông làm việc cùng.

Có bao nhiêu nhà lãnh đạo và doanh nhân xem việc giao tiếp với các đồng nghiệp là quan trọng?

Tương tác với lòng nhiệt huyết của người khác

Các nhà vật lý lượng tử mô tả vũ trụ như một tấm thảm năng lượng khổng lồ. Để tận dụng và đóng góp cho tấm thảm năng lượng vũ trụ này, hãy bắt đầu bằng việc tối ưu hóa năng lượng của chính bạn.

Nhưng dù cho tràn đầy sinh lực đến thế nào, bạn vẫn chỉ là một cá nhân trong một thế giới quá rộng lớn. Như một sợi chỉ trong một tấm thảm, để làm được điều gì đó có ý nghĩa, bạn cần để năng lượng của mình tương tác với năng lượng của những người khác.

Ngay khi bạn có một ý tưởng muốn thử nghiệm và khám phá, hãy tạo thói quen ngay lập tức hỏi bản thân mình: “Ai có thể là người có cùng đam mê với dự án này?”. Hãy gọi cho người đó, “cà phê cà pháo” để xem họ có đúng là người cần tìm không. Đó là con đường nhanh nhất để tiến về phía trước.

Làm chủ nghệ thuật lắng nghe

Bill Liao - một doanh nhân người Úc - là nhân tố quan trọng trong 7 đợt phát hành cổ phiếu ra công chúng lần đầu (IPO). Một trong số đó là XING.com - mạng xã hội dành cho các chuyên gia, và năm 2006 nó đã trở thành công ty khởi nghiệp web 2.0 đầu tiên của châu Âu đến với công chúng. Năm 2009, Tập đoàn truyền thông Burda của Đức đã mua 25% cổ phiếu cua XING.com. Giá trị công ty lúc đó là 287 triệu đô la.

Áp dụng phương pháp tinh gọn cho các hoạt động hằng ngày của bạn.

Hiện nay, Liao là nhà đầu tư, nhà từ thiện, tác giả và diễn giả, ông đã đầu tư vào nhiều dự án nổi bật, trong đó có TechStars, 500Startups. Khi được hỏi về bí quyết thành công của mình, Liao đã trả lời: Chìa khóa thành công của tôi là lắng nghe. Tôi lắng nghe bằng đôi tai, bằng trực giác và toàn bộ cơ thể. Ngay cả lúc nói, tôi cũng lắng nghe, bằng đôi mắt và cả các giác quan. Tôi luôn luôn lắng nghe”.

“Trong nhiều tình huống khó khăn, câu trả lời là hãy im lặng”, Liao tiếp tục.

Chúng ta trở nên cởi mở khi chúng ta được lắng nghe. Ngược lại, chúng ta thường giấu kín cảm xúc, hoặc mang cảm giác tự vệ, hoặc thích tranh cãi khi phải đối mặt với sự phê bình và ý kiến đánh giá.

Tại sao lắng nghe lại quan trọng đến thế, trong khi các doanh nhân đã có đủ tầm nhìn, ý tưởng và thực sự muốn đưa chúng vào thực tế?

Câu trả lời đơn giản của Bill Liao là: “Bí mật của việc phát triển một công ty thành công là phải nuôi dưỡng những con người tuyệt vời. Và để làm được việc đó thì hãy lắng nghe”.

Thông thường chúng ta lắng nghe chỉ để nhận về câu trả lời mà mình mong muốn. Chúng ta sẽ tìm kiếm những đoạn ngừng trong câu nói của đối phương để lập tức ngắt lời và đưa ra quan điểm của mình.

“Tất cả chúng ta đều có cái tôi của mình và hay cố gắng làm sao để thỏa mãn cái tôi đó thay vì nỗ lực hiểu điều gì đang diễn ra trong đầu người cùng trò chuyện. Chìa khóa ở đây là hãy lắng nghe trong chánh niệm. Khi bị nhận chìm trong các ý nghĩ, cái tôi của chúng ta sẽ trở nên nguy hiểm, nhưng khi chúng ta hoàn toàn chú tâm vào thực tại thì cái tôi chỉ là một thứ gia vị và chúng ta có thể lắng nghe mà không phán xét”, Liao nói.

Vậy với những tình huống khi chúng ta trở nên bối rối, tức giận hoặc thậm chí cảm thấy bị đe dọa thì sao? Làm sao chúng ta có thể giữ bình tĩnh và lắng nghe?

Liao phân tích và hướng dẫn: “Điều quan trọng là cần lưu ý đến cách thức hoạt động của não bộ chúng ta. Khi đối mặt với nguy hiểm, phần quan trọng nhất của bộ não là hệ viền (limbic system) sẽ luôn phản ứng đầu tiên. Dù bạn mộ đạo thế nào thì khi bị vấp, bạn cũng dễ buông lời nguyền rủa. Mẹo ở đây là hãy nhận ra ngay điều đó và nhanh chóng trấn tĩnh lại càng nhanh càng tốt. Trong khi giải pháp phù hợp khi bị tấn công về thể chất là chiến đấu hoặc rút chạy, thì khi tranh luận hoặc đấu khẩu, bình tĩnh và lắng nghe sẽ dẫn đến những kết quả tốt đẹp hơn nhiều”.

Bill Liao - doanh nhân, nhà đầu tư người Úc.

Hãy tinh gọn

Người ta dễ cho rằng phương pháp sản xuất tinh gọn chỉ dành cho các nhà máy hoặc nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc với một quy trình lặp đi lặp lại. Nhưng thực tế là tất cả chúng ta đều có thể gia tăng hiệu suất gấp bội bằng cách đặt mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn để thiết kế một kế hoạch thực hiện hiệu quả.

Ví dụ, khi mua một thiết bị mới, phản ứng tự nhiên của hầu hết chúng ta là sẽ lao ngay vào tìm cách sử dụng nó càng nhanh càng tốt. Nhưng thay vào đó, chúng ta nên dành một chút thời gian để nghiên cứu về các tính năng một cách chính xác, từ đó mới có thể phát huy tối đa hiệu suất sử dụng về sau.

Tương tự, khi chọn phương pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc một phần mềm kế toán, chúng ta thường thiếu kiên nhẫn với công tác chuẩn bị mà thường sốt sắng gửi ngay thư điện tử tới khách hàng hoặc phát hành hóa đơn. Nhưng rất có thể, chúng ta sẽ sử dụng chương trình này trong một thời gian dài sắp tới, vì vậy cho dù có mất cả tuần để tìm ra chương trình tốt nhất, phù hợp nhất với nhu cầu của mình, thì chúng ta cũng đừng ngần ngại đầu tư cho nó.

Các quy trình hiệu quả không chỉ là chuyện chọn đúng các hệ thống công nghệ thông tin. Bạn có sắp xếp tủ quần áo của mình để tránh lãng phí 10 phút mỗi sáng khi tìm kiếm bộ trang phục phù hợp cho ngày hôm đó không?

Khi sự ứng biến là quan trọng thì tư duy hệ thống chính là người bạn tốt nhất của chúng ta. Bạn đã từng cân nhắc, thử nghiệm và tối ưu hóa 20 quy trình quan trọng nhất có tính chất lặp lại trong cuộc sống của mình chưa? Nếu chưa, hãy dành tất cả những ngày thứ Hai trong tháng để bắt đầu việc triển khai phương pháp “tinh gọn” trong chính cuộc sống của mình.

“Tinh gọn” là nguyên tắc được Toyota tiên phong áp dụng để xem xét việc tối ưu hóa tất cả các quy trình chủ chốt.

Không nên cố gắng quá sức

Hãy thiền 12 phút một ngày.

Bạn thấy rằng những người thành công nhất dường như có vẻ thoải mái hơn so với chúng ta, mặc dù về lý thuyết, họ phải chịu áp lực hơn chúng ta rất nhiều. Một cách giải thích cho sự bình tĩnh đến ấn tượng có thể là vì họ đã đạt được quá nhiều thành công nên giờ đây họ cho phép bản thân mình thả lỏng một chút. Tuy nhiên, trên thực tế, hiện tượng này lại diễn ra theo chiều ngược lại: Kỹ năng thư giãn ngay cả khi đang ở giữa mớ bộn bề công việc là thứ họ sở hữu để đạt được thành công.

Henning Daverne - nhà vô địch võ thuật, tác giả cuốn sách bán chạy, kiêm giáo viên dạy thiền đã đạt được chiến tích đột phá khi ông tự học được cách thư giãn. Đó là vào năm 1989, trong một đại hội võ thuật tại Thụy Điển, ông đã gặp một đối thủ mạnh, một cỗ xe tăng thực sự. Hai chàng trai trẻ chiến đấu và vật lộn, đâm sầm vào nhau và dồn sức để đánh bại đối thủ. Henning nhận ra rằng ông không thể chiến thắng chỉ bằng sức lực nên đã thay đổi chiến thuật.

Ông bắt đầu thư giãn, thở sâu, giữ khoảng cách với đối thủ và tự tách mình ra khỏi tình thế để bình tĩnh quan sát. Sau đó, bất thình lình, ông đưa ra một cú đánh hoàn hảo. Do tất cả nỗ lực của ông đã được thay thế bằng sự chánh niệm và tĩnh lặng, Henning đã dễ dàng phản ứng bằng trực giác mà không phải do dự hay thúc ép bản thân. Cuối cùng, ông giành chiến thắng và tiếp tục sử dụng nguyên tắc này để trở thành một trong những học viên của Vịnh Xuân quyền được xếp hạng cao nhất châu Âu.

Bằng nỗ lực không gắng sức, bạn không những có thể đạt được kết quả tốt hơn, mà còn có thể giữ sức được nhiều hơn trong suốt chặng đường.

Một lợi ích nữa là quá trình chuyển từ hoạt động nọ sang hoạt động kia cũng dễ dàng hơn khi bạn cảm thấy ít căng thẳng.

Lướt sóng

Khi lướt sóng, bạn không những có thể nhìn thấy nó đang đến, mà còn cảm nhận được nó. Những con sóng dội từ bờ ra chuyển động dưới chân bạn, sau đó dòng nước thay đổi. Bạn nhanh chóng di chuyển. Sự đón đợi tăng lên. Bạn nghe thấy tiếng nước. Đột nhiên, bạn tăng tốc. Bạn khỏa nước thêm vài lần nữa. Mạnh mẽ. Tim bạn đập nhanh hơn. Ở động tác cuối, bạn cảm nhận được sức mạnh của tầng nước bên dưới và bắt đầu đứng trên tấm ván. Và thời điểm đã đến… Không có gì giống với việc bắt được một con sóng - mọi thứ đến cùng một lúc! Bạn dễ dàng lướt đi theo dòng nước, xoay người đổi hướng. Bạn cảm thấy một sức mạnh bên dưới chân mình. Bạn không biết nó sẽ kéo dài bao lâu, nhưng cảm thấy thật phấn chấn. Cuối cùng, khi sóng đã tan, bạn cảm thấy thật may mắn khi bắt được con sóng đó.

Đôi khi làm việc không khác gì một cuộc chiến đấu. Bạn đến văn phòng vào buổi sáng nhưng không tài nào bắt tay vào việc. Bạn bắt đầu gò thân ép xác để làm điều gì đó, đơn giản bởi chúng đang chềnh ềnh trước mặt bạn. Bạn cảm thấy bản thân giống như chỉ đang đặt mình lên tấm ván trượt nổi lềnh bềnh trên nước và cố gắng bơi ra xa bờ. Đi sớm, về muộn. Cứ thế lặp đi lặp lại.

Nhưng có những thời điểm mọi thứ diễn ra thật trôi chảy. Bạn có thể dễ dàng cảm nhận được nó. Một nhiệm vụ lẽ ra phải mất hàng giờ để hoàn thành thì nay chỉ tốn 20 phút.

Bí quyết nằm ở triết lý lựa chọn và sắp xếp công việc: Cảm nhận nguồn năng lượng bên trong cơ thể và làm việc phù hợp với nó, làm việc theo khả năng của cơ thể cũng như tâm trí thay vì chỉ răm rắp tuân theo chiếc đồng hồ.

Hãy quên đi khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Hãy làm việc vào khung giờ phù hợp nhất với bạn và sắp xếp những công việc mang đến hứng thú cho bạn. Bằng cách linh hoạt cũng như điều chỉnh mức năng lượng của chính mình, bạn có thể bắt được nhiều con sóng hơn.

Khi bạn cảm thấy một làn sóng năng lượng đang tới, hãy tự đặt bản thân vào vị trí phù hợp để tận dụng nó.

Hãy thiết kế cuộc sống của riêng bạn, đừng sống theo các quy ước.

Bồi dưỡng trí tuệ

Các nhà nghiên cứu đã chứng minh bộ não của chúng ta được hình thành theo cách chúng ta sử dụng nó. Cũng như cơ bắp của người chuyên làm bàn giấy khác với cơ bắp của người chuyên leo núi vậy.

Hãy thiết kế cuộc sống của riêng bạn, đừng sống theo các quy ước.

Các nghệ sĩ vĩ cầm sử dụng ngón đeo nhẫn bên tay trái vài giờ mỗi ngày. Chụp cắt lớp vi tính (CT scan) não của các nghệ sĩ vĩ cầm cho thấy khu vực não thực sự phát triển là do chơi vĩ cầm. Hầu hết thanh thiếu niên ngày nay không vĩ cầm nhưng lại sử dụng ngón tay cái cho việc nhắn tin. Giống như việc chơi vĩ cầm, việc gửi vài trăm tin nhắn mỗi ngày cũng để lại vết hằn trên hình dạng của não bộ.

Giống như việc rèn luyện não bộ để chơi vĩ cầm hay gửi tin nhắn văn bản, bạn cũng có thể quyết định khả năng đưa ra quyết định, vạch ra các giải pháp sáng tạo hay đưa ra cách ứng xử trong từng bối cảnh. Những kỹ năng này được tạo ra trong vùng vỏ não trước trán, song hành với khả năng tận hưởng cuộc sống và cảm nhận sự bình an trong tâm hồn.

Bằng cách sử dụng hình ảnh quét não, các nhà nghiên cứu xác định được hoạt động nào có thể kích thích phần não bộ này tốt nhất. Và, gần như phần lớn các nghiên cứu đều chỉ ra cùng một đáp án: thiền định.

Trong quá trình thiền, hoạt động sản xuất các hoóc môn hạnh phúc như dopamine, serotonin và oxytocin tăng lên. Đồng thời sự hình thành các hoóc môn gây căng thẳng như aerenaline và cortisol cũng giảm xuống.

Nếu không có những khoảng dừng cần thiết, hệ miễn dịch của chúng ta sẽ yếu đi, trí nhớ của chúng ta sẽ kém đi.

Bằng việc thiền định, bạn rút lại các khoản vay của mình từ quá khứ và tương lai để đầu tư toàn bộ tâm trí, con người mình vào thời điểm hiện tại.

Trước một cuộc họp quan trọng, một quyết định quan trọng hoặc một nhiệm vụ khó khăn, việc hiệu quả nhất có thể làm là thiền trong 5 phút. Trong giờ tiếp theo, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn ít nhất 10% và sự tích cực ngay lập tức sẽ trở lại.

Ngủ đủ

Thomas Balkin tại Viện Nghiên cứu The Walter Reed Army cho rằng mất ngủ sẽ làm đình trệ các hoạt động của não. Cụ thể hơn, vùng vỏ não trước trán - phần đảm nhiệm việc tư duy cấp cao, và đồi thị - cũng là vùng chuyên xử lý và chuyển tiếp thông tin từ các giác quan - sẽ bị ảnh hưởng đặc biệt.

Theo Hiệp hội Nhân quyền Quốc tế (ISHR), thiếu ngủ được coi là một sự tra tấn theo luật quốc tế và điều đó được công nhận bởi Liên Hiệp Quốc.

Những nghiên cứu từ “Quỹ Mayo dành cho nghiên cứu và đào tạo y khoa” đã chỉ ra thiếu ngủ có thể trực tiếp gây ra phản ứng chậm, các vấn đề về tâm thần, bệnh béo phì, suy giảm hệ miễn dịch, tăng nguy cơ và mức độ nghiêm trọng của các bệnh mạn tính như huyết áp cao, tim, tiểu đường và mất trí nhớ.

Trong một nghiên cứu về lão hóa, Giáo sư Eve Van Cauter đã phát hiện rằng giống hệt các đặc điểm nổi bật diễn ra trong quá trình lão hóa, thiếu ngủ đáng kể cũng dẫn đến những thay đổi về trao đổi chất và nội tiết tố.

Chừng đó bằng chứng rốt cuộc cũng chỉ để nói với bạn rằng hãy ngủ thêm vài tiếng.

Nếu cuộc sống của bạn là một chiếc cầu tàu được xây dựng hướng ra đại dương, giấc ngủ sẽ là trụ cột nền tảng giữ vững mọi thứ khác.

Tin tốt là bạn có thể khiến chứng thiếu ngủ biến mất. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng khoảng thời gian trước nửa đêm có lợi hơn nhiều so với khoảng thời gian sau nửa đêm.

Đối với nhiều người trong chúng ta, ngủ thêm một giờ mỗi đêm chính là quyết định kinh tế nhất mà chúng ta có thể thực hiện.

Phương Thanh
Nguồn Doanh Nhân Sài Gòn