Những sai lầm trong quản lý thời gian

Khi bắt đầu điều hành doanh nghiệp, Michael Smerklo - đồng sáng lập Quỹ đầu tư mạo hiểm Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ), chia sẻ với Forbes rằng ông từng rơi vào trạng thái bị quay cuồng vì những việc cần làm. Mỗi ngày trôi qua Smerklo luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để giải quyết hết công việc của công ty.

Sau khi dành thời gian chiêm nghiệm và phân tích thói quen xử lý công việc của bản thân, Smerklo đã nhận ra ba sai lầm lớn trong cách quản lý thời gian. Dưới đây là những chia sẻ của Smerklo về cách kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.

Sai lầm 1: Làm những việc mình có thể giao cho người khác

Về cơ bản, CEO là con người của công việc. Những cam kết trách nhiệm với mục tiêu cốt lõi của công ty trở thành động lực để các CEO làm việc hết sức để đạt được những mục tiêu đó. Những kết quả đạt được vừa truyền cảm hứng cũng vừa gieo vào suy nghĩ của tôi quan điểm: chỉ có mình mới đủ khả năng giải quyết mọi việc của công ty thành công. Vì quan điểm này, tôi đã "đốt" kiệt sức mình trong những ngày tháng đầu tiên làm CEO.

Ví dụ, khi đến giai đoạn cần tăng doanh số, tôi luôn sẵn sàng nhảy lên máy bay, di chuyển dọc ngang đất nước để tham gia vào những buổi hội thảo bán hàng. Tôi thích công việc đó. Càng làm tôi càng có thêm năng lượng và tôi có cảm giác như mình đang góp thêm rất nhiều giá trị cho công ty.

Hình bản quyền bởi StockUnlimited.

Tuy nhiên, sau một vài lần chiêm nghiệm, tôi đã nhận ra rằng mình làm được không có nghĩa là người khác không làm được. Và do vậy tôi đã dành hàng đống thời gian cá nhân để xử lý những việc mà nhân viên của tôi hoàn toàn có thể làm được. Nếu trao quyền nhiều hơn, tôi sẽ có được thời gian rảnh nhiều hơn.

Nhận ra sai lầm này, dần dần tôi tập được thói quen tự hỏi "Còn ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc tôi sắp làm này không?". Sau khi giao việc lại cho nhân viên, tôi tập trung sức lực vào những công việc chỉ có tôi mới đủ năng lực thực hiện.

Sai lầm 2: Làm việc "điên cuồng" nhưng không hiệu quả

Tim Kreider đã từng mô tả trong bài viết trên New York Times rằng: "Chúng ta rất dễ rơi vào chiếc bẫy bận rộn". Chúng ta dành rất nhiều thời gian để than phiền rằng mình bận như thế nào nhưng lại không thực sự suy nghĩ xem toàn bộ thời gian trong ngày đã trôi qua ra sao. Vấn đề là chúng ta luôn nghĩ làm việc liên tục đồng nghĩa với năng suất cao.

Nhưng, nếu chúng ta đang xử lý công việc sai cách thì sao? Duy trì trạng thái bận rộn không nhất thiết đồng nghĩa với việc chúng ta đang làm việc năng suất hay hiệu quả. Thực tế của trạng thái bận rộn chính là chúng ta bị cuốn theo những việc nhỏ nhặt, đơn giản thay vì xử lý những "tảng đá" vấn đề quan trọng thực sự.

Tôi thường thấy bản thân mình liên tục ngồi sau máy tính, khi thì trả lời email, khi thì yêu cầu trợ lý đặt vé máy bay hoặc chỉ để hỏi thăm các khách hàng không quan trọng. Những công việc vụn vặt này làm tôi cảm thấy như thể mình đang giải quyết mọi việc của công ty hiệu quả mà quên mất việc cân nhắc thứ tự ưu tiên của công việc.

Sau này, tôi đã có thể vượt qua được cảm giác bị những công việc không quan trọng hối thúc và dành 20 phút thiền định vào mỗi buổi sáng. Sau khi thiền định, trong trạng thái tâm trí còn sáng suốt, tôi viết ra hai đến ba điều thực sự quan trọng mà tôi muốn hoàn thành trong ngày. Điều này giúp tôi giữ được sự điềm tĩnh và thoát khỏi trạng thái tự đánh lừa bản thân rằng "mình đang bận rộn nên mình đang làm việc rất năng suất".

Sai lầm 3: Trì hoãn những việc không thích làm

Sau khi tránh được hai lỗi lớn trên, tôi tiếp tục nhận ra bản thân có thói quen lảng tránh những công việc tôi không thích làm. Cụ thể, tôi có xu hướng lựa chọn giải quyết những việc đơn giản và thoải mái trước. Những công việc khó khăn lẫn làm tôi có cảm giác không thích tôi sẽ để đến cuối danh sách những việc phải làm trong ngày.

Có khi đó là những công việc tôi có thể làm tốt nhưng không thực sự thích làm, như tính toán ngân sách. Có khi đó là những việc tôi đang tránh đối diện như sa thải một nhân viên làm việc kém hiệu quả mà tôi yêu quý. Trong cả hai trường hợp đó, tôi nhận ra rằng có một ranh giới mỏng giữa thu xếp thứ tự công việc hợp lý và trì hoãn. Và tôi luôn cảm thấy áy náy sau khi đẩy lùi thời gian xử lý các việc mình không thích lại hôm sau.

Để xử lý sai lầm này, tôi bắt đầu sắp xếp các công việc trong danh sách cần làm theo mức độ ưu tiên và buộc bản thân tuân thủ theo thứ tự công việc này mà không có bất cứ lý do biện hộ, trì hoãn nào. Trong danh sách đó, nếu có đầu việc nào phù hợp với nhân viên thì tôi sẽ giao việc đó cho họ để bản thân có thời gian xử lý các nhiệm vụ khó khăn hơn.

Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Nhưng tôi nhận ra, thời gian còn hơn như vậy. Đó là sự tự do, là chất lượng cuộc sống. Và một tư duy quản lý thời gian tốt hơn, tập trung hơn sẽ giúp chúng ta cân bằng được công việc và cuộc sống riêng.

Lâm Nghi / Forbes
Nguồn Doanh Nhân Sài Gòn