Để làm phong phú ý tưởng tổ chức sự kiện
Sự sáng tạo là vô hạn, tuy nhiên, cũng có đôi khi chúng ta bị "bí" ý tưởng cho các sự kiện bởi sự trùng lặp về tính chất và tâm lý an toàn của khách hàng, không dám đột phá cho các sự kiện của họ. Những lúc như vậy, việc sao chép ý tưởng cũng có thể chấp nhận được với điều kiện phải biết biến tấu sao cho phù hợp với tính chất sự kiện. Ngoài ý tưởng thì các công nghệ hay hình thức nghệ thuật mới lạ cũng cần được phổ biến rộng rãi nhờ sự quan sát, tìm hiểu thực tế và áp dụng của các "eventer".
Chú ý quan sát
Người làm event luôn phải biết quan sát mọi sự vật xung quanh mình. Hàng ngày luôn có những công nghệ mới được ứng dụng hoặc những hình thức được sử dụng trong sự kiện mà bạn chưa biết, vì vậy, rèn luyện thói quen chú ý quan sát sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Chẳng hạn bạn được tham gia buổi tiệc mà ở đó, người ta khéo léo che đậy không gian chật hẹp kém sang trọng bằng cách sử dụng vải lụa sáng màu kết hợp với đèn và một số phụ kiện khác, nếu chịu khó để ý quan sát, lần sau bạn có thể cải thiện không gian sự kiện của mình bằng cách tương tự.
Đi thực tế
Chăm chỉ tham gia các sự kiện cũng là một trong những cách thu thập ý tưởng tốt nhất. Việc đi thực tế và chụp hình, ghi chú lại rất có ích cho công việc của bạn. Ngoài ra, tham gia nhiều sự kiện cho bạn cơ hội gặp gỡ những người trong nghề mà đôi khi những mối quan hệ này giúp ích rất nhiều cho bạn. Bên cạnh đó, cơ hội tìm được khách hàng hay là các nhà cung cấp cũng dễ dàng hơn khi bạn trao đổi trực tiếp, thể hiện được sự am hiểu của mình hơn là bạn ngồi một chỗ và tìm kiếm khách hàng qua mạng hay qua điện thoại.
Những kiến thức từ thực tế cũng giúp bạn có cái nhìn sát thực hơn, hiểu sâu sắc hơn về nghề của mình.
Tìm hiểu tường tận
Khi đã tự tạo cho mình các cơ hội đi thực tế và chú ý quan sát như đã nói ở trên, hãy hỏi ngay khi bạn thắc mắc về bất cứ chi tiết nào trong sự kiện. Không phải lúc nào bạn cũng may mắn được tham gia nhựng sự kiện có những ứng dụng mới mẻ, nên hỏi thật kỹ thông tin như giá cả, điều kiện sử dụng, không gian phù hợp để áp dụng. Vì cho đến lúc bạn cần thì những thông tin có sẵn này đỡ khiến bạn mất thời gian rất nhiều, hơn nữa, bạn giới thiệu nó đến với khách hàng một cách mạch lạc là điều thuyết phục họ tin tưởng vào bạn rất nhiều.
Thử ngay khi có cơ hội
Tất nhiên sau tất cả những tham khảo, trải nghiệm từ những sự kiện khác, bạn sẽ có lúc sử dụng những điều mới mẻ trong sự kiện của chính mình. Hãy tự tin với kiến thức mà mình đã tìm hiểu cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, bạn sẽ mang đến cho khách hàng những chi tiết thú vị, đặc sắc trong chương trình. Có thể thử sức bằng những chi tiết nhỏ, phổ biến và dễ sử dụng như một chiếc cổng chào bằng bóng bay được kết tỉ mỉ và nghệ thuật giúp làm đầy không gian hơi rộng, hoặc một vài minigame dễ chơi nhưng có thể sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Với những chi tiết lớn hơn như theme xuyên suốt của chương trình thì phải xem xét sự phù hợp và nhất thiết phải có sự cải tiến theo nội dung của sự kiện.
Biến tấu phù hợp
Điều này rất quan trọng và có thể quyết định sự thành bại của cả một sự kiện. Bạn không thể bê 100% ý tưởng cũng như cách thực hiện của người khác vào sự kiện của mình. Ví dụ concept cho chương trình Hội nghị khách hàng của một công ty chứng khoán không thể áp dụng đối với Lễ ra mắt sản phẩm của một công ty sản xuất hàng gia dụng. Việc copy quá dập khuôn ý tưởng của người khác đôi khi trở thành điều lố bịch mà khách hàng sẽ tự hỏi "không biết cô ta/anh ta đang nghĩ gì?". Bạn phải nắm rõ và hiểu sâu sắc về khách hàng của mình cũng như biết chắc chắn về những ý tưởng mình sử dụng là phù hợp với sản phẩm/ dịch vụ của họ. Để làm được điều này, tâm huyết dành cho khách hàng và sự kiện là yếu tố hàng đầu, tiếp theo là sự nhanh nhạy, sáng tạo trong việc biến những thứ học được thành những thứ của mình.
Sau khi đã thực hiện những điều trên, hẳn là các eventer cũng phần nào giải quyết được một số vấn đề về thiếu ý tưởng cho các sự kiện rồi.