Một số lưu ý cần tránh để kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn diễn ra thành công
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khó khăn, ngay cả đối với những người có nhiều kinh nghiệm. Có một số sai lầm mà người tổ chức sự kiện thường gặp và cần phải tránh nếu muốn giảm thiểu tối đa những rủi ro và sự kiện diễn ra thành công.
Lựa chọn địa điểm không thích hợp
Phần lớn ngân sách của bạn có khả năng để chi cho các địa điểm, do đó, việc lựa chọn một địa điểm tốt nhất là rất quan trọng. Khi bạn đang cân nhắc lựa chọn của mình, hãy chắc chắn rằng bạn có bảng dự trù kinh phí đầy đủ và hoàn chỉnh từ việc thuê phòng họp, phục vụ ăn uống và các chi phí phát sinh khác.
Và điều quan trọng hơn hết là bạn nên kiểm tra tất cả các chi phí tiềm năng trước khi cam kết một địa điểm. Thông thường, những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch một sự kiện thường gặp khó khăn và sai lầm khi so sánh giữa các lựa chọn ưu tiên. Dựa vào kinh nghiệm từ các sự kiện trước và bản phân tích chi phí cũng như rủi ro để bảo đảm tất cả các chi phí phát sinh có thể có và sự so sánh này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Các thông điệp và mục tiêu không rõ ràng
Tất cả các sự kiện cần phải có mục tiêu rõ ràng để thu hút và gây ấn tượng cho đối tác, nhà tài trợ cũng như những người tham dự. Đây là một trong những yếu tố quan trọng và mang tính quyết định. Chẳng hạn, khi tổ chức sự kiện trình diễn thời trang tóc. Đầu tiên, cần phải xác định chủ đề và mục đích của chương trình. Chẳng hạn như tập trung vào việc giới thiệu các kiểu tóc thông qua các người mẫu. Hay là bao gồm cả kĩ năng trang điểm, hội thảo về kĩ năng cắt tóc, cuộc thi giữa các nhà tạo mẫu tóc chuyên nghiệp, hay các buổi tạo kiểu tóc miễn phí và các quầy hàng của nhà cung cấp bán các sản phẩm về tóc.
Bạn phải chắc chắn rằng các thông điệp và mục tiêu là rõ ràng và nhất quán.
Thất bại trong việc chia sẻ thông tin
Trong một vài trường hợp, có thể người ta không nhất thiết phải biết tất cả mọi thứ nhưng việc chia sẻ thông tin rộng rãi để tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu là rất quan trọng nếu bạn muốn sự kiện diễn ra thành công.
Bạn nên chia sẻ mục tiêu của sự kiện với tất cả những người có liên quan từ việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ (bao gồm cả các công ty phục vụ, các chuyên gia, các quan chức và nhân sự chủ chốt tại địa điểm).
Một kế hoạch mang tính chiến lược sẽ giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có. Nếu những người khác đang tham gia vào việc phát triển và thực hiện kế hoạch này, họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giải thích những chi tiết quan trọng cho các đối tác.
Không kiểm tra cẩn thận
Tất cả các chi tiết phải được kiểm tra liên tục và liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng khi mà các dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ đã được đặt trước khi sự kiện xảy ra nhiều tháng. Các dịch vụ được đặt đúng thời điểm sẽ giúp bạn có được giá hợp lý và cạnh tranh. Tuy nhiên, bạn không thể lường trước được hết các rủi ro vì vậy cần phải kiểm tra thật cẩn thận từ các chi tiết nhỏ như: trang thiết bị âm thanh ánh sáng, người mẫu, MC, PG …. Điều đó sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt những khó khăn của đội và đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời.
Đừng để vẻ ngoài che mắt bạn
Đọc tất cả mọi thứ kỹ lưỡng, và điều này bao gồm các bản in đẹp! Bạn đang thiết lập cho mình (và công ty của bạn) cho rủi ro tài chính có thể xảy ra vì vậy mọi thứ cần được cam kết và ghi thật rõ rang, chi tiết trong hợp đồng. Tất nhiên, các đối tác bạn chọn là những người đã có mối quan hệ hợp tác tốt với bạn và uy tín được đặt lên hang đầu nhưng không thể thoả thuận miệng dù bạn và đối tác có thân đến mức nào đi nữa. Các văn bản và hợp đồng không chỉ là cơ sở đánh giá chất lượng sự kiện mà còn là cơ sở pháp lý khi có bất kỳ rủi ro nào xảy ra.
Chọn sai nhà cung cấp
Trước khi đặt phòng và các đối tác cung cấp dịch vụ (chẳng hạn như các công ty thuê xe sự kiện, giải trí, các công ty phục vụ, vv), bạn nên kiểm tra chất lượng từ mọi nguồn thông tin mà bạn có thể tiếp cận và thật tốt khi có thể tham khảo từ những người đã từng sử dụng chúng. Bạn có thể học được rất nhiều từ kinh nghiệm của người khác và khi gặp phải tình huống tương tự, kinh nghiệm đó sẽ nhắc nhở bạn và rất có ích để bạn tham khảo.
Các đối tác, khách hàng của bạn hoàn toàn không biết ai cung cấp dịch vụ cho bạn. Vì vậy, những sai sót từ khâu trang trí, thực đơn … sẽ làm giảm uy tín của bạn chứ không phải nhà cung cấp. Cho nên hãy làm nghiên cứu kỹ lưỡng và cẩn thận, đồng thời mọi thứ cần cam kết rõ rang bằng văn bản vì uy tín và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào nó.
Chương trình không thú vị
Đổi mới và sáng tạo là cực kỳ quan trọng dù ở bất kỳ trường hợp nào, bạn cần phải làm người tham gia cảm thấy ấn tượng và hào hứng. Nội dung nghèo nàn sẽ buộc khách mời của bạn phải ra về với một ấn tượng tiêu cực và họ mỗi khi nghĩ đến sự kiện thất bại này họ sẽ nghĩ ngay đến bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn bạn xây dựng các hoạt động độc đáo, kích thích và thú vị để tối đa hoá sự thành công của sự kiện.