So sánh 20 công cụ tổng hợp dữ liệu và báo cáo tự động
Dù bạn làm bên agency hoặc client thì bạn thường xuyên sẽ phải thực hiện các báo cáo cho khách hàng, cho cấp trên về tình hình thực thi và hiệu quả các chiến dịch, tình hình các KPI của tháng.
Đôi khi việc báo cáo này tốn không ít thời gian do bạn phải truy cập vào nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (Facebook, Adwords, Excel, Database, v.v…) để lấy các con số ra rồi sau đó phải xử lý các dữ liệu này rồi cuối cùng mới mông má điều chỉnh lại cho các dữ liệu này đẹp đẽ và dễ hiểu hơn (cho khách hàng, cho sếp) bằng các graph, chart. Quả thực là một tiến trình không mấy dễ dàng, nhất là mấy bạn không thích số hay ghét excel.
Đợt vừa rồi Tú có dành thời gian tìm hiểu về các công cụ hỗ trợ việc rút trích dữ liệu và tự động hóa các báo cáo cho marketing. Tốn cũng kha khá thời gian vào đó bao gồm cả việc tự tay trial và testing các công cụ đó xem sử dụng ra sao. Tú đã sắp xếp tất cả thông tin trong quá trình tìm hiểu đó thành một file so sánh và dành thêm chút thời gian làm cho nó dễ nhìn và rõ ràng hơn. Thông qua bài viết này Tú hi vọng nó sẽ cho mọi người một cái nhìn tổng quan về một số công cụ hiện có cũng như hi vọng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm được một công cụ phù hợp cho nhu cầu của mình.
1. Tên công cụ
2. URL tới website công cụ đó
3. Các gói dịch vụ
4. Các integration / datasource / connector mà các công cụ đó hỗ trợ kết nối. Một số quá nhiều sẽ chỉ để link để bạn vào đó tự xem
5. Schedule refresh là khả năng tự động làm mới dữ liệu trong một thời điểm mong muốn
6. Email notification là tính năng tự động thông báo mỗi khi có sự thay đổi hay cập nhật về dữ liệu
7. Google analytics API (no sampling) là khả năng kết nối với Google Analytics thông qua API để thu thập các dữ liệu không bị sampled (unsampled report) thường chỉ áp dụng cho các tài khoản Google Analytics Premium
8. Account linking là số lượng tài khoản có thể liên kết với công cụ cho mỗi gói dịch vụ khác nhau. Mỗi gói dịch vụ thường sẽ giới hạn số tài khoản liên kết, một số thì không đề cập đến số tài khoản giới hạn nên sẽ được để là unlimited nhưng thực chất vẫn có thể có một số lượng trần chỉ báo khi người dùng sử dụng đến. Một số công cụ có nền tảng Excel / Google sheet thì thường không có giới hạn về phần này (N/A)
9. Dashboards (thường chỉ áp dụng cho công cụ nền tảng web) là số lượng dashboard mà người dùng có thể tạo để hiển thị hay trình bày các dữ liệu có được
10. Report (thường chỉ áp dụng cho công cụ nền tảng web) là số lượng các báo cáo mà người dùng có thể tạo để
11. User per account là số lượng người dùng có thể truy cập vào tài khoản hay được phân quyền tront tài khoản đó
12. White label report là công cụ cho phép dạng báo cáo gửi khách hàng mà trong đó có thể loại bỏ các thông tin của công cụ và biến nó thành giống như báo cáo chính thống từ bên dùng dịch vụ (như agencies)
13. Query limit & restriction là các giới hạn về các API calls hay các lần làm mới, download các thông tin report. Mỗi dịch vụ sẽ có mức giới hạn khác nhau. Một số dịch vụ sẽ không nêu lên hoặc sẽ nói là không giới hạn (unlimited). Cho dù là unlimited thì thực chất sẽ vẫn có những mức trần giới hạn của mỗi dịch vụ
14. Support là các dạng hỗ trợ mà mỗi gói dịch vụ sẽ có được
15. Platform là nền tảng của công cụ đó, là add-in của excel hay extension Google Sheet hoặc phần mềm hoặc nền tảng web, v.v…
16. Mobile app có ứng dụng mobile hay không
17. Trial là gói dùng thử như thế nào, trong bao lâu, đủ tính năng hay không
18. Monthly Pricing và Yearly Pricing là giá tính theo tháng và theo năm. Một số công cụ sẽ giảm giá khi mua theo năm
19. Pricing policy tổng quan về cách tính chi phí của công cụ và những điểm đáng chú ý
20. Comments & reviews là đánh giá mang tính cá nhân của Tú sau khi đã sử dụng qua các công cụ này
21. Other functions là công cụ này có ứng dụng nào khác ngoài tính năng rút trích dữ liệu và hiển thị báo cáo
Giải thích sheet filter by criteria:
Các cột được sắp theo hàng ngang và được cho phép filter. Một số cột giống với bảng comparison nhưng đã được đơn giản hóa để hữu ích hơn trong việc filter, để xem chi tiết vui lòng quay lại bảng comparison. Các cột này được chia ra làm:
*Lưu ý:
- 20 công cụ này chắc chắn không phải là các công cụ duy nhất trên thị trường làm được các việc này nhưng là các công cụ mà Tú có thể tìm được thông qua tìm kiếm.
- Tất cả các công cụ khi được so sánh ở đây là dựa trên các yếu tố nhất định nhưng mỗi dịch vụ khi sử dụng lại sẽ khác nhau về mặt trải nghiệm là các tính năng bên trong hoặc cách thức các công cụ này xử lý dữ liệu và visualize thành các report. Bảng so sánh này không nói lên được công cụ nào tốt hơn công cụ nào mà nó là việc bạn phải tìm hiểu kỹ hơn, trải nghiệm trước khi quyết định mua (đa phần đều có free trial để thử).
Công dụng và các sheet so sánh các công cụ báo cáo tự động
Các công cụ này thường có 3 công dụng chính:
1. Rút trích các dữ liệu (extract): lấy dữ liệu thô từ các dịch vụ hoặc các nguồn chứa dữ liệu khác và tổng hợp cùng nền tảng. Các công cụ có khả năng kết nối với số lượng các nguồn dữ liệu khác nhau, thường là thông qua API được cung cấp sẵn.
2. Sắp xếp các dữ liệu (organize): cung cấp các tính năng, công cụ để sắp xếp dữ liệu nhằm lọc trùng. Không phải công cụ nào nêu trong danh sách này cũng có khả năng này, một số chỉ có rút trích và hiển thị.
3. Hiển thị các dữ liệu (visualize): hiển thị các dữ liệu đã rút trích, tổng hợp và sắp xếp thành các biểu đồ, báo cáo dễ nhìn, dễ hiểu và có khả năng đưa ra quyết định cho người quản trị. Mỗi công cụ có khả năng hiển thị bằng các phương thức khác nhau và cho phép người dùng tùy chỉnh ở các mức độ khác nhau.
Trong bảng so sánh này bạn sẽ thấy có các sheet:
Comparison: đây là bảng so sánh với các công cụ và các gói list ra theo cột dọc và các tính năng được so sánh theo hàng ngang. Mục tiêu của sheet này là để bạn có thể xem và so sánh các tính năng của từng gói sản phẩm của từng công cụ bên cạnh nhau và từ đó có cái nhìn tổng quan về các công cụ.
Filter by criteria: đây là bảng liệt kê với các công cụ và gói công cụ list ra theo hàng dọc và các tính năng, đặc tính sản phẩm theo từng cột. Một số tính năng được phân nhỏ ra hoặc được đơn giản hóa thành các lựa chọn nhằm giúp cho việc lọc chọn được đơn giản hơn. Mục tiêu của sheet này là để bạn có thể dựa trên nhu cầu của mình mà nhanh chóng lọc ra được các gói sản phẩm phù hợp với ý muốn bằng các bộ lọc.
Giải thích sheet comparison
Dưới đây là giải thích ngắn gọn ý nghĩa các dòng trong cột (A):
Các cột platform: công cụ này có tồn tại trên nền tảng nào: excel, google sheet, dịch vụ web, phần mềm hoặc khác.
Các cột Integration: công cụ này hỗ trợ kết nối với các nguồn dữ liệu nào. Ở đây tôi chỉ ưu tiên nêu ra một số nguồn dữ liệu quan trọng và phổ biến ở Việt Nam như Google products (Analytics, Adwords, Search Console), Facebook (page insights và ads), Youtube, Email services (ví dụ như Mailchimp), Database, files local hoặc online và CRM.
Các cột features: một số loại tính năng cơ bản của các công cụ như tự động refresh data theo lịch, thông báo qua email, lấy data không bị sampled từ Google Analytics, báo cáo white label, có dashboard, v.v…
Các cột Support: công cụ này hỗ trợ người dùng bằng các phương thức nào, email, call, có hệ thống knowledge base hay không, có cộng đồng hay không.
Các cột query limit & restriction, mobile app thì ý nghĩa đã được giải thích phía trên.
Free version, trial và trial period để cho bạn biết rằng công cụ nào là miễn phí, công cụ nào có trial, trial đó đầy đủ tính năng hay bị giới hạn và trong bao lâu.
Các công cụ được so sánh
1. Supermetrics: một công cụ hoạt động trên nền tảng Excel và Google Sheet. Cho phép link data từ các tài khoản, điều chỉnh chúng và sau đó visualize các data này bằng graph, chart hiện có của Excel và Google Sheet.
2. Blockspring: có thể xem như là một công cụ trung gian giúp bạn kết nối các nguồn dữ liệu vào Excel, Google Sheet, Tableau, Slack hay Bubble và visualize chúng. Bao gồm cả một nền tảng web cho khách hàng doanh nghiệp (enterprise) với các tính năng nâng cao hơn.
3. Report Garden: một công cụ trên nền tảng web cho phép bạn có thể tạo các báo cáo cho khách hàng bằng cách kết nối với các nguồn dữ liệu. Phù hợp cho agency.
4. Report Dash: tương tự như Report garden nhưng cho phép khách hàng login và tự quản lý các báo cáo và dữ liệu của họ.
5. Swydo: một công cụ hướng đến việc không chỉ cung cấp tính năng báo cáo mà còn bao gồm, theo dõi KPI và team work.
6. Contiamo: một nền tảng web kết nối dữ liệu, khám phá và chuyển đổi các data thành các thông tin có giá trị.
7. Whatagraph: công cụ web hỗ trợ việc visualize dữ liệu từ các nguồn kết nối.
8. Analytics Edge: một excel add-in cho phép rút trích các dữ liệu từ các nguồn cho phép và visualize chúng với excel.
9. SEOTools for Excel: một excel add-in khác, tương tự như analytics edge.
10. Gecko Board: một nền tảng web cho phép kết nối data từ các nguồn khác nhau và setup để hiển thị chúng trên các TV (thay vì report hay dashboard).
11. Factive: một công cụ với mục tiêu kết hợp tất cả những điểm mạnh của excel với một nền tảng web trong việc trình bày dữ liệu và theo dõi KPI.
12. Next Analytics: một excel add-in hướng tới việc trích xuất dữ liệu từ các nguồn, cung cấp các công cụ để xử lý, sắp xếp, lọc trùng và làm dữ liệu phù hợp để đưa lên các nền tảng visualize báo cáo như Tableau, Power BI, Google Data Studio.
13. Analytics Canvas: một phần mềm tập trung vào việc trích xuất data từ Google Analytics (hoặc 360 Premium) sau đó xử lý chúng để tạo ra các dataset phù hợp trước khi đưa lên các các công cụ như Tableau (tương tự như Next Analytics)
14. Tatvic Lab – excel add-in: một phần trong các công cụ được cung cấp bởi Tatvic lab, excel add-in này có khả năng kết nối với các sản phẩm của Google bao gồm DoubleClick để rút trích các dữ liệu và hiển thị trên excel.
15. ShufflePoint: một công cụ web rút trích dữ liệu từ các nguồn bao gồm cả excel và và biến các dữ liệu này thành các biểu đồ và báo cáo.
16. Megalytic: cung cấp khả năng dễ dàng tạo các reports cho các khách hàng với các chỉ số đơn giản và tính năng dễ sử dụng.
17. Briefmetrics: cung cấp các thông tin về website bằng một chuỗi các emails với các thông tin ngắn gọn và hữu ích. Hữu dụng cho những ai muốn có các báo cáo nhanh gọn dễ hiểu được gửi vào email.
18. Growth Race: một công cụ web cho phép tạo các report đơn giản từ các chỉ số cơ bản kèm theo tính năng so sánh với đối thủ.
19. Google Data Studio: một công cụ web từ Google cho phép kết nối và visualize các báo cáo thành các định dạng dễ xem và đánh giá. Kết nối được với các sản phẩm của Google và các cơ sở dữ liệu, files, v.v.. chưa hỗ trợ Facebook và các dịch vụ khác.
20. Tablue: một công cụ với 2 phiên bản software và web cho phép rút trích các dữ liệu từ các nguồn, kết hợp chúng và hiển thị chúng thành các biểu đồ, chart, bar phù hợp.
Bạn có thể xem file so sánh tại đây:
Hoặc xem trực tiếp trên Google Drive tại đây.