Xây dựng chương trình Mentorship cho nhân viên tại Agency như thế nào?

Cho dù bạn làm việc trong ngành marketing 25 năm hay 2 năm thì cũng gặp vất vả với những vấn đề phức tạp trong công việc, bao gồm việc ‘đấu đá’ nội bộ, cơ hội phát triển trong công ty, cùng những buổi đào tạo nhỏ lẻ… tất cả những điều này sẽ tạo ra những giai đoạn khó khăn trong suốt con đường sự nghiệp của một người.

Chọn một người làm mentor cho mình sẽ có lợi đôi đường: đó là người có thể chỉ dẫn, là một động lực và cũng là một người bảo vệ. Đồng thời đó cũng là một khoản đầu tư thông minh của các công ty. Thông qua một nghiên cứu của Jerry Wilbur, trở thành mentor cho ai đó là dự báo quan trọng cho một sự nghiệp thành công. Những người được mentor sẽ có thu nhập cao hơn và hài lòng hơn với công việc của họ.

Tuy nhiên, rất ít agency xem xét đến tác động hay chịu khó đầu tư vào những chương trình mentor này, vốn có thể làm tăng động lực, niềm vui và quan trọng nhất là giữ chân nhân viên. Mất nhân sự là một vấn đề cần quan tâm đặc biệt tại các agency. Theo một nghiên cứu của 4A’s và LinkedIn, tỷ lệ nghỉ việc của agency tăng lên 10% so với những ngành cạnh tranh khác, và báo cáo cũng chỉ ra rằng 54% nhân sự của agency thôi việc vì họ không thấy cơ hội thăng tiến với vị trí hiện tại của mình.

Xây dựng một chương trình mentorship

Con đường sự nghiệp rõ ràng là một yếu tố quan trọng, và đó cũng là nhiệm vụ mà các agency nên đầu tư vào để phát triển chuyên môn và sự nghiệp của nhân viên. Đây chính là vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy MEC, một media agency toàn cầu có trụ sở tại Mỹ với khoảng 650 nhân viên, triển khai chương trình mentorship chính thức vào tháng Ba vừa rồi.

Bà Kristen Metzger, Đối tác quản lý Nhân sự và Văn hóa của MEC, cho biết: “Mọi thứ chúng tôi thực hiện là để chắc chắn nhân viên của mình cảm thấy được gắn kết, được khen thưởng và được động viên để ở lại công ty. Đó là ý định và mục đích của chúng tôi nhằm giữ lại những nhân sự tài năng càng lâu càng tốt.”

MEC đối diện với một thị trường cạnh tranh như các agency khác trong ngành, bà Metzger tin rằng những agency nào có những hướng dẫn mục tiêu dài hạn tốt hơn và làm cho mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty thân thiết hơn là những agency có khả năng thu hút và giữ chân nhân sự tài năng nhiều hơn. Nếu nhân viên nghỉ việc bởi vì họ không biết sự nghiệp của mình tại công ty sẽ thế nào, và đó chính là “sự thổ thẹn cho agency”, bà Metzger cho biết.

Thêm vào đó, những chương trình mentorship cũng giúp giải quyết một vài khúc mắc thông thường của nhân viên như:

Giúp nhân viên trả lời những thắc mắc không biết hỏi ai

Tỷ lệ nghỉ việc của agency tăng lên 10% so với những ngành cạnh tranh khác, và 54% nhân sự thôi việc vì họ không thấy cơ hội thăng tiến với vị trí hiện tại.

Bạn có vài thắc mắc muốn hỏi nhưng e ngại những câu hỏi này chỉ làm sếp không hài lòng. Trường hợp này thường xảy ra với nhân viên mới, tuy nhiên làm quen với ‘đảng phái’ nội bộ, văn hóa, truyền thống và những mối quan hệ trong công ty mới là phần phức tạp nhất cần điều chỉnh để tiến lên và thành công ở vị trí mới. Mentor khi đó sẽ là những người không có thành kiến hay đánh giá những câu hỏi của nhân viên mới, giúp các nhân viên này dễ dàng đặt ra những câu hỏi hơn về những điều nhỏ nhặt nhất và cũng cởi mở hơn về những mối e ngại, lo lắng và về những sai sót không thể tránh khỏi.

Mở ra một góc nhìn khác về công ty

Giữ chân những nhân sự tài năng nhất cũng đòi hỏi phải có sự sáng tạo khi công ty đã phát triển. Một vài cá nhân hài lòng làm ở vị trí hiện tại trong 5 năm hoặc hơn, trong khi một số khác lại muốn thăng tiến, muốn tìm đến những thử thách mới để giữ “lửa” của mình. Hãy kết đôi họ với nhân sự ở phòng ban hoặc nhóm khác, bạn sẽ giúp nhân viên có cái nhìn khác về cách công ty hoạt động, về những con người với những ý tưởng khác nhau, về triển vọng của ngành, và về những cơ hội trước mắt họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người yêu mến công ty nhưng lại không còn đam mê với công việc hiện tại của họ.

Tăng động lực và hiệu quả làm việc

Một nghiên cứu của Hiệp hội quản trị nhân sự với các nhà quản lý cho thấy chỉ 2% trong số đó trả lời thắc mắc của nhân viên hàng quý hoặc tương tự. Nhân viên rất mong muốn được hồi đáp và họ muốn được trả lời nhiều hơn một hai lần một năm. Họ muốn nỗ lực của họ được công nhận và được hướng dẫn phương pháp cải thiện năng lực của mình. Một mentor có thể đưa ra sự công nhận năng lực hoặc hướng dẫn những thiếu sót cho những nhân sự muốn tiếp xúc nhiều hơn với cấp trên hoặc cho những người xem họ là chuyên gia. Những mentor tốt có thể thúc đẩy nhân viên không chỉ làm việc tốt hơn ở vị trí của họ mà còn giúp họ học thêm điều gì đó mới mẻ, theo đuổi các dự án cá nhân, hoặc được tham gia vào sự kiện của ngành.

Làm sao thực hiện một chương trình Mentorship thực sự hiệu quả?

Bản chất của việc mentor đã vốn mơ hồ, nhưng khi làm đúng (là lúc mọi người thật sự tham gia vào chương trình và được trao cho những công cụ làm việc hiệu quả) thì sự kết hợp của người mentor và người được mentor (gọi là mentee) có thể tạo rất nhiều lợi ích cho các nhân sự tham gia chương trình và toàn thể công ty.

88 nhân viên MEC tham gia phải làm theo những nguyên tắc như sau khi chương trình cố vấn được triển khai:

1. Kết hợp nhân sự dựa theo mong muốn hoặc mục tiêu muốn đạt được

Khi làm đúng thì sự kết hợp của mentor và mentee có thể tạo rất nhiều lợi ích cho các nhân sự tham gia chương trình và toàn thể công ty.

Metzger và đội của bà đã bắt đầu gửi bản khảo sát cho các nhân viên để tìm ra ai muốn trở thành mentor và ai muốn được làm mentee. Nhiều người đã yêu cầu một chương trình chính thức như thế nhưng họ cần hiểu rõ hơn về chi tiết giá trị và lợi ích nhân viên sẽ có được là gì. Khảo sát bao gồm danh sách 15 đề tài dành cho đối tượng tham gia từ phát triển sự nghiệp, giải quyết xung đột, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho đến chuyên môn như digital và mobile media.

Bà muốn mọi người thấy rằng chương trình mentorship là một cơ hội học hỏi và là một phương pháp để tăng kinh nghiệm ngoài những trách nhiệm của họ.

Ildi Conrad, Giám đốc Học vụ của MEC, nói rằng khảo sát đã cho thấy 3 chủ đề chính từ những người tham gia, đó là:

1. Mọi người muốn một hướng dẫn tổng quát về phát triển sự nghiệp và cách mở rộng quan hệ với nhân sự khác trong công ty.
2. Họ, đặc biệt là những nhân viên ít kinh nghiệm, muốn tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực truyền thông, về những công việc khác đang cần người, và về những cơ hội nghề nghiệp.
3. Họ muốn mở rộng kiến thức về một lĩnh vực kinh doanh cụ thể hoặc học thêm kỹ năng mới để tạo lợi thế cho sự nghiệp của mình.

Cuộc khảo sát cũng yêu cầu người tham gia liệt kê chi tiết những điều mà họ mong muốn nhận được trong suốt chương trình cũng như những đặc điểm họ muốn thấy ở người cố vấn.

Bà Metzger nói: “Chúng tôi kết hợp họ dựa theo đặc điểm cá nhân. Chúng tôi dựa vào kết quả cuộc khảo sát và ghép những người có cùng suy nghĩ, sở thích và những quan điểm tương đồng về mối quan hệ lại với nhau.”

Trong khi có những phương pháp kết hợp tự động thì bà Metzger cảm thấy rằng việc ghép đôi bằng phương pháp thủ công sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự kết hợp tốt nhất.

Ví dụ: Một nữ nhân viên ít kinh nghiệm muốn tìm lời khuyên về phát triển sự nghiệp từ một người nào đó có kinh nghiệm hơn trong Ban lãnh đạo. Đội của Metzger sẽ kết hợp cô ấy với một nữ lãnh đạo cấp cao, người đang quản lý một trong những khách hàng lớn nhất của agency và trước đây đã từng làm việc bên phía client. Metzger cho biết họ sẽ có rất nhiều thời gian để thảo luận về những cơ hội khác nhau trong ngành và những hướng phát triển sự nghiệp có thể xảy ra, việc này sẽ giúp cho nữ nhân viên này làm chủ trên con đường sự nghiệp của mình.

2. Không bắt buộc nhưng phải nghiêm túc

Chương trình mentorship của MEC không phải là một hoạt động bắt buộc cho nhân viên, nhưng nó yêu cầu nhân sự tham gia phải nghiêm túc trong chương trình, tất cả phải ký hợp đồng với những điều khoản của chương trình cũng như phải tôn trọng người ‘bắt cặp’ với mình.

Bà Metzger đã chỉ gặp phải một trường hợp 2 người thường xuyên bất đồng với nhau và bà phải liên kết họ lại để xác định xem họ muốn mối quan hệ này phát triển thế nào. Vấn đề không phải là ép họ chấp nhận mà là họ phải cùng nhau đưa ra quyết định về khúc mắc của họ, và nếu để làm chương trình có hiệu quả thì sự thay đổi là điều cần thiết. Nhưng dù sao đi nữa thì đó vẫn là quyết định của họ, bà Metzger cho biết.

3. Trao quyền cho người mentee

Tại MEC, người mentee phải chịu trách nhiệm lên lịch gặp mentor của mình. Họ đưa cho những mentee phiếu cà phê tại Starbucks để gặp cố vấn của họ tại đó, nhâm nhi cà phê và trò chuyện để có những lời khuyên quý báu.

Bà Metzger nói: “Chúng tôi muốn nhân viên cảm thấy được trao quyền và hiểu rằng họ cũng đang làm chủ mối quan hệ. Chúng tôi muốn chắc rằng những người mentee là những người thực sự muốn được học hỏi khi yêu cầu chương trình này sẽ có trách nhiệm ngang bằng nhau khi chương trình diễn ra.”

Phiếu Starbucks cũng là một động lực giúp họ bước ra khỏi công ty để trò chuyện thoải mái và riêng tư hơn.

4. Tạo ra cấu trúc nhưng không quá phức tạp

Để chương trình mentorship có hiệu quả, nó phải đủ linh hoạt để phát triển mối quan hệ, nhưng đồng thời cũng cần có những quy định và yêu cầu để duy trì kỷ luật.

Trong hợp đồng mentorship các bên đã ký có một quy định rằng các bên phải gặp một tháng một lần trong một năm. Nhân sự tham gia được khuyến khích gặp gỡ bên ngoài công ty và khảo sát cũng giúp nhân sự xác định trước những gì họ muốn học hỏi từ chương trình này.

Thên vào đó, bộ phận tổ chức cũng gửi newsletter hằng tháng cho những người tham gia chương trình với nội dung tin tức, bài viết, những nguồn thông tin để họ có thể thảo luận với nhau và cũng khích thích sự phát triển cá nhân. Ví dụ như email có thể nhấn mạnh vào tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu cụ thể trong mối quan hệ mentorship, hoặc đưa ra hướng dẫn về cách đặt những câu hỏi để tiếp tục cuộc trò chuyện.

5. Tạo cơ hội cố vấn ngược

Bà Metzger nói: “Tôi nghĩ điều quan trọng cần lưu ý là mối quan hệ của hai người không nhất thiết phải là cấp trên và cấp dưới. Đối với một vài nhân sự, chương trình này là một cách học hỏi mới từ những người đi trước hay những người trẻ mới mẻ.”

Bà Marla Kaplowitz, CEO của MEC khu vực Bắc Mỹ, đã tham gia vào chương trình nói rằng bà “muốn kết nối với thế hệ am hiểu công nghệ hiện nay để biết nhiều hơn về cách những người này sử dụng và cách họ kết nối với những công cụ và công nghệ mới xuất hiện”. Bà nói đùa rằng mentor của bà sẽ phải cởi mở để “chỉ cho bà lão vài thứ hay ho”.

Bà Kaplowitz bắt cặp với một giám đốc về activation và chương trình mentorship này sẽ có lợi cho cả hai người. Chương trình sẽ mở ra nhiều cơ hội để nhân sự có thêm trải nghiệm và chia sẻ kiến thức không chỉ dành cho các đội tham gia mà còn dành cho các vị trí lãnh đạo của công ty.

Sự tham gia của bà Kaplowitz hoàn toàn là tự nguyện và đó là cơ hội tuyệt vời thu hút các vị trí lãnh đạo cấp cao tham gia vào chương trình dưới bất kỳ hình thức nào. Điều này cho những người tham gia thấy được nhân viên là sự ưu tiên của agency và không có giới hạn cơ hội mở mang kiến thức cũng như phát triển sự nghiệp trong công ty.

Giữ chân nhân sự giỏi nhất

Chương trình mentorship là sự đầu tư vào tương lai của các nhân sự tham gia. Bạn cho họ cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về những gì họ muốn có trong sự nghiệp của mình, giúp họ thấy triển vọng của công ty thông qua những nhân sự cấp cao lẫn nhân viên bình thường, và tạo cơ hội cho họ nâng cao kiến thức của ngành đồng thời phát triển thêm những kỹ năng khác.

Mục đích của chương trình là tạo ra những mối liên kết cá nhân mới giúp những nhân sự giỏi nhất khi họ xem xét về bước đi tiếp theo trong sự nghiệp và có thể chương trình sẽ làm cho họ muốn tiếp tục đóng góp công sức vào quá trình xây dựng sự thành công của agency.

Kim Huy / Brands Vietnam
Nguồn Jami Oetting / Hub Spot